Accountant handleiding

Artikelen over module Accountant
Basis  Analyse  Documentatie  Handleiding  Punten  Rapport  Support  Techniek  Testen  Website

Overzicht handleidingen van modules
Boekhouder

Module Accountant

Installatie

Indien de module Accountant is aangeschaft wordt een apart pakket bijgeleverd dat het mogelijk maakt om nieuwe werkbestanden aan te maken.

Er zijn nu twee mogelijkheden:

• De eerste keer. Indien U voor de eerste keer werkbestanden wilt aanmaken, zet U het pakket met de naam 'BOEKHOUD-INIT' op de vaste schijf in een nieuwe map en start het pakket op. Hierna kunt U de naam van de administratie, een volgnummer en het maximum aantal mutaties voor de administratie opgeven. Het pakket zorgt dan voor de verdere aanmaak van de werkbestanden. Hierna kunt U het pakket 'BOEKHOUD-INIT' uit de map verwijderen en een kopie van het boekhoud-pakket genaamd 'Boekhouder' in de map zetten.
• Volgende keren Indien U al eens eerder werkbestanden heeft aangemaakt op uw vaste schijf en U wilt een nieuwe set werkbestanden aanmaken, dan zet U het pakket met de naam 'BOEKHOUD-INIT' op de vaste schijf in dezelfde map waarin al werkbestanden staan en start het pakket op.

U kunt de naam van de administratie, een nieuw, nog niet gebruikt volgnummer en het maximum aantal mutaties voor de nieuwe administratie opgeven. Hierna kunt U het pakket 'BOEKHOUD-INIT' uit de map verwijderen.

Voor onderstaande modules geldt een speciale procedure.

• Module Crediteuren
• Module Debiteuren
• Module Adressenplus

Er zijn twee mogelijkheden:

• Nieuwe adresgegevens U wilt in de nieuwe administratie géén gebruik maken van de adresgegevens die U ook gebruikt in de bestaande werkbestanden. De nieuwe administratie hoeft namelijk niet dezelfde debiteuren- en/of crediteurengegevens te gebruiken. In dit geval zet U het pakket 'BOEKHOUD-INIT' op de vaste schijf in een nieuwe map en start het pakket op.

U kunt de naam van de administratie, een nieuw, nog niet gebruikt volgnummer en het maximum aantal mutaties voor de nieuwe administratie opgeven. Hierna kunt U het pakket 'BOEKHOUD-INIT' uit de map verwijderen en kunt U een kopie van het boekhoud-pakket genaamd 'Boekhouder' in de map zetten.

• Bestaande adresgegevens U wilt in de nieuwe administratie wèl gebruik maken van de adresgegevens die U ook gebruikt in de bestaande werkbestanden. In dat geval gaat U te werk zoals beschreven bij 'Volgende keren'.

Opstarten

Nadat de toegangscode is ingegeven en juist bevonden, verschijnt er een venster waarin U het nummer van de door U gewenste administratie kunt opgeven. Het pakket zoekt zelf naar de bijbehorende bestanden en start verder op.

Invoeren rekeningschema

Het commando 'Voer rekening in' uit het menu 'Rekeningen' kent naast de eerder omschreven verzamelrekeningen ook de mogelijkheid om nieuwe verzamelrekeningen toe te voegen.

Hierdoor kunnen hoofdrekeningen (en verzamelrekeningen) worden verzameld en getotaliseerd onder één groepsnaam.

Bij het invoeren van een rekening, door uit het menu 'Rekeningen' het commando 'Rekeningschema' en het commando 'Voer rekening in' te kiezen, wordt om de soort rekening gevraagd.

Hier kunt U twee soorten invullen:

• 'GRB' voor de normale grootboek-rekeningen (hoofdrekeningen)
• 'VER' voor de verzamelrekeningen

Evenals de normale hoofdrekeningen dienen de verzamelrekeningen de eerste keer aan één van de vier reeds aanwezige verzamelrekeningen te worden gekoppeld.

Aan een ingevoerde verzamelrekening kunnen op zich weer hoofdrekeningen of verzamelrekeningen worden gekoppeld.

Hierdoor ontstaat de mogelijkheid een complete 'boomstructuur' van verzamelrekeningen en rekeningen op te zetten.

Hiermee bedoelen wij een stam (bijvoorbeeld de Balans-rekening), die zich steeds verder in verzamel- en hoofdrekeningen vertakt.

U dient er wél op te letten, dat er onder een verzamelrekening of alleen andere verzamelrekeningen hangen of alleen grootboekrekeningen. Op één niveau mogen geen verzamel- en grootboekrekeningen naast elkaar voorkomen.

Let er ook op dat elke verzamelrekening een unieke naam heeft, zodat niet op verchillende niveaus dezelfde naam voorkomt.

Het gebruik van de verzamelrekeningen is uitgebreider beschreven in de handleiding van de Module Verzamelrekeningen.

Balans en Winst & Verlies

De boomstructuur komt tot uitdrukking in de structurele overzichten van de Balans- en Winst & Verlies-rekening.

Dit is een geaggregeerd overzicht in staffel-vorm.

Kies hiervoor uit het menu 'Rekeningen' de commando's 'Balans' en 'Winst & Verlies' en kies voor de instelling 'Structurele overzichten'.

De beste resultaten krijgt U door de overzichten in de breedte op de printer af te drukken.