Crediteuren handleiding

Projectdocumentatie Crediteuren
Alle projecten  Basis  Analyse  Beschrijving  Documenten  Archief  Handleiding  Projectinfo  Puntenlijst  Rapport  Support  Techniek  Testverslag  Website

Overzicht handleidingen van modules
Boekhouder

Module Crediteuren

Kies uit de volgende onderwerpen:

• Invoer crediteuren
• Adressen
• Invoer mutaties
• Vereffenen met actieletter 'C´:
• Meervoudige factuurvereffening
• Vereffenen met actieletter 'F'
• Overzichten
• Subrekeningen met saldo
• Factuuroverzicht
• Ouderdomsanalyse
• Balans en Winst & Verlies
• Overige overzichten
• Jaarafsluiting

Invoer crediteuren

Crediteuren kunt U op twee manieren invoeren: via het commando 'Voer subrekening in' uit het Onderhoud-menu òf tijdens de invoer van mutaties met de 'Zoeklijst'.

Linksonder in de 'Zoeklijst' staat een knopje 'nieuw'. Klik hierop. Vervolgens kunt U onderin de nieuwe rekening invullen.

Voor massale invoer van de bestaande crediteuren verdient de eerste methode de voorkeur, bij op een later tijdstip toevoegen van nieuwe crediteuren, de tweede methode.

De eerste methode van invoer is reeds beschreven bij het invoeren van het het rekeningschema , alleen dient nu bij 'KOPPELREK' de rekeningnaam van de hoofdrekening Crediteuren te worden ingevoerd.

De tweede methode, via de 'Zoeklijst', wordt uitvoerig besproken in de standaard handleiding 'De zoeklijst' .

Adressen

Voor het invoeren van adresgegevens van crediteuren kiest U uit het Onderhoud-menu het commando 'Adressen' en het commando 'Voer adres in'. U kunt nu de rekeningnaam van de crediteur aan het adres van de crediteur koppelen.

Indien U over één van de andere 'Merlijn-pakketten' beschikt, bijvoorbeeld de 'Merlijn Verkoper', waar deze adressen reeds zijn ingevoerd, is deze actie overbodig.

Er hoeft dan alleen te worden opgegeven welk adres bij een rekeningnaam hoort. Hiervoor kiest U uit het Onderhoud-menu eerst het commando 'Adressen' en vervolgens het commando 'Koppel adres'.

Aan de hand van de zoeknaam van het adres en de rekeningnaam wordt vervolgens de koppeling tot stand gebracht.

Indien in uw pakket de speciale voorziening AUTOKOPPEL is geïnstalleerd kunt U dit commando niet kiezen, het commando is dan grijs. De adressen worden dan automatisch gekoppeld aan de hand van het relatienummer van het adres.

De laatste posities van de rekeningnaam dienen dan overeen te komen met het relatienummer van het adres. (Het aantal posities is door U opgegeven bij de aanmaak van het pakket).

Invoer mutaties

Bij de invoer van mutaties voor nieuwe facturen van crediteuren hoeft U géén speciale acties te ondernemen; deze worden automatisch herkend en verwerkt.

Vereffenen met actieletter 'C'

Bij het verwerken van de betalingen aan een crediteur kiest U in plaats van de normale actieletter 'P' de speciale actieletter 'C' (Crediteurenbetaling).

De omschrijving van de mutatie wordt dan overgeslagen en na het intikken van het bedrag van de mutatie verschijnt automatisch het 'Zoekvenster'.

In dit venster wordt automatisch het openstaande bedrag van de oudste openstaande factuur vermeld.

Vereffening van de betaling op deze factuur is eenvoudig: door het klikken van de muis op het vak 'Accepteer' of het gebruik van de Return-toets.

Indien een andere factuur vereffend moet worden kunt U deze opzoeken met behulp van de pijltjes of de muis (Zie de standaard-procedure 'Zoekvenster').

Indien de factuur gedeeltelijk wordt betaald krijgt U de gelegenheid om dit bedrag in te vullen.

Indien een betaling groter is dan de openstaande factuur wordt automatisch een speciale procedure in werking gesteld: de meervoudige factuurvereffening.

Meervoudige factuurvereffening

Deze procedure wordt automatisch in werking gesteld indien het bedrag van de betaling groter is dan het bedrag van de gekozen openstaande factuur.

De betaling wordt dan automatisch op de kruisrekening (zie invoer rekeningschema) geboekt, waarbij één voor één de te vereffenen facturen worden afgebeeld, totdat het totaalbedrag is vereffend.

De betaling vermeldt dan in de omschrijving: 'Betalingen' + de rekeningnaam van de crediteur. De overige boekingen vermelden in de omschrijving het factuurnummer.

Vereffenen met actieletter 'F'

Bij het verwerken van de betalingen aan een crediteur kiest U in plaats van de normale actieletter 'P' de speciale actieletter 'F' (factuurbetaling). Indien de module 'Vreemde Valuta' aanwezig is, kan deze methode alleen worden gebruikt als het factuurbedrag en het ingegeven bedrag de valutacode '1' “Euro” hebben.

De omschrijving van de mutatie wordt dan overgeslagen en na het intikken van het bedrag van de mutatie verschijnt automatisch een ' Multi-selectielijst ' van de openstaande facturen, met onderin een rekenblok.

In de multi-selectielijst worden alle openstaande facturen in volgorde van ouderdom afgebeeld. Automatisch worden die facturen geselecteerd die overeenkomen met het ingegeven bedrag. Is er geen factuur geselecteerd of de verkeerde factuur, dan kunt U zelf facturen selecteren d.m.v. de multi-selectie methode.

Indien het ingegeven bedrag betrekking heeft op een deelbetaling van meerdere facturen, kunt U door de betreffende facturen tweemaal aan te klikken, het ontvangen bedrag per factuur aan passen. Het resterende factuurbedrag blijft als openstaande post in de administratie aanwezig.

Onderin het rekenblok kunt U het totaalbedrag van de openstaande facturen, het totaal vereffend bedrag, het ingegeven bedrag (totaal nu te vereffenen) en het restant te vereffenen zien.

Indien het restant te vereffenen op nul staat, de juiste facturen zijn geselecteerd en de juiste bedragen bij de facturen worden vereffend, kunt U de uiteindelijke proefmutaties aan laten maken door het geven van 'Return'.

Als er door ons een grootboekrekening voor de betalingskorting en/of betalingsverschil in het programma is opgenomen kan, indien het ingegeven bedrag maximaal 3% verschilt van het openstaande factuurbedrag, het verschil automatisch worden afgeboekt op de rekening betalingskorting of betalingsverschil. Het verschil wordt in de multi-zoeklijst afgebeeld bij de openstaande post in de betreffende kolom.

Overzichten

De module crediteuren voegt een aantal overzichten aan het standaardpakket toe:

• Subrekeningen met saldo
• Factuuroverzicht
• Ouderdomsanalyse

Deze worden hieronder verder beschreven.

Subrekeningen met saldo

Door het kiezen van het commando 'Subrekeningen met saldo' uit het menu 'Rekeningen' en aan te geven dat U tevens de mutaties wilt laten afbeelden, worden overzichten gemaakt van alle subrekeningen van een bepaalde hoofdrekening, waarop nog een eindsaldo aanwezig is.

Indien U bij de vraag 'Ook mutaties afbeelden' voor nee kiest, worden alléén de saldi van de rekeningen afgebeeld.

Factuuroverzicht

Het factuuroverzicht is een uitgebreid overzicht dat U veel informatie verstrekt over de betaalde en openstaande crediteuren-facturen.

Na het kiezen van het commando 'factuuroverzicht' uit het menu 'Rekeningen' wordt U een keuze geboden uit de diverse overzichten:

van de openstaande facturen van één crediteur van de openstaande facturen van alle crediteuren historisch overzicht van de betalingen aan één crediteur historisch overzicht van de betalingen aan alle crediteuren

Voorts kunt U kiezen uit:

Alle mutaties van een factuur, waarbij per factuur tevens alle mutaties die op die factuur betrekking hebben worden vermeld

Alleen totalen van factuur, waarbij per factuur alléén de totaalbedragen worden vermeld

Wanneer U beschikt over de Module Vreemde Valuta kunt U hierbij kiezen of U de bedragen tevens in vreemde valuta wilt laten afbeelden.

Indien U een overzicht kiest van één crediteur dan vraagt het pakket hierna:

Van welke rekening wilt U het factuuroverzicht ?

U vult een bestaande rekeningnaam in. Indien de rekeningnaam niet bestaat verschijnt het 'Zoekvenster'.

Van deze rekening(en) worden overzichten per factuur afgebeeld.

Bij alle overzichten worden de openstaande facturen per rekening getotaliseerd en wordt een eindtotaal berekend.

Het factuuroverzicht heeft twee verschillende lay-outs, afhankelijk van de breedte van het scherm of de printer. Wij adviseren U om dit overzicht in de breedte af te drukken op de printer.

Ouderdomsanalyse

De ouderdomsanalyse is een overzicht waarin de openstaande bedragen per factuur/crediteur verdeeld worden over een aantal periodes, waardoor inzicht wordt verkregen in de ouderdom van de openstaande facturen per crediteur.

Het aantal dagen per periode is door de gebruiker instelbaar.

Voorbeeld: wanneer U 14 invult, worden de facturen in ouderdom opgedeeld in de kolommen: tot 14 dagen, 15 tot 29 dagen, 30 tot 44 dagen en vanaf 45 dagen. Per crediteur wordt een totaaltelling vermeld van het openstaande bedrag per periode en het totaal van de openstaande bedragen per crediteur.

Aan het eind van het overzicht wordt een totaal gegeven van alle openstaande facturen per periode en in totaal.

Balans en Winst & Verlies

De Balans- en Winst & Verlies-rekening kunnen worden samengesteld met de totalen per crediteur afzonderlijk of met de totalen van de hoofdrekening Crediteuren.

Kies hiervoor uit het menu 'Rekeningen' het commando 'Balans' of het commando 'Winst & Verlies' en vermeldt naar keuze mèt of zonder subrekeningen.

U kunt hierbij kiezen uit het kolommen- en het structurele formaat.

Bij deze laatste dient het overzicht in de breedte te worden uitgeprint, anders kan de tweede kolom niet worden afgebeeld.

Overige overzichten

De module heeft voorts invloed op een aantal andere overzichten:

Verwerkte mutaties

De mutaties kunnen per crediteur worden opgevraagd door de rekeningnaam van de crediteur in te tikken. Verwerkte mutaties hoofdrekening Alle op de hoofdrekening Crediteuren betrekking hebbende mutaties kunnen op één overzicht worden weergegeven door bij dit overzicht de hoofdrekening Crediteuren op te geven.

Rekeningen

Behalve het overzicht van alle rekeningen kan voorts een overzicht worden opgevraagd van alle crediteurenrekeningen door intikken van de hoofdrekening Crediteuren.

Jaarafsluiting

Bij de jaarafsluiting wordt een apart bestand aangemaakt voor de openstaande posten van de Crediteuren. Dit bestand 'BH/Crediteuren' kan in de nieuwe boekhouding via het commando 'Externe Mutaties' als proefmutaties worden ingelezen.