Externe Artikelen handleiding

Projectdocumentatie Externe Artikelen
Alle projecten  Basis  Analyse  Beschrijving  Documenten  Archief  Handleiding  Projectinfo  Puntenlijst  Rapport  Support  Techniek  Testverslag  Website

Overzicht handleidingen van modules
Inkoper  Verkoper

Module Externe Artikelen

Bij het inlezen van externe artikelen in Merlijn wordt gebruikt gemaakt van een bestandje met de bijzonderheden voor het inlezen van de artikelen. Dit bestandje wordt op een vaste plaats gezet, zodat het pakket deze automatisch kan terugvinden.

Dit 'N-document' kent heel veel mogelijkheden zodat bijna iedere soort gegevens met iedere indeling kan worden gelezen. Bij complexe bestanden kan het bijbehorende 'N-document' dan ook complex worden.

Daarom zijn er verschillende handleidingen gemaakt :

• eenvoudig gebruik
• voor gevorderden
• voor experts

Begin met de eenvoudigste en kijk of deze voldoende mogelijkheden biedt.

Inleesbestand

Artikelen die vanuit andere pakketten in Merlijn moeten worden ingelezen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :

• Spreadsheetformaat (ook Tab-delimited of Excelformaat genoemd)
• Het bestand moet en "schoon" bestand zijn, dus zonder verwijzingen, formules,spaties, bedragen in centen(0,01)
• het bestand moet op een Macintoshsysteem komen te staan

Formaat per leverancier

In de praktijk blijkt iedere leverancier zijn eigen inleesbestand met eigen indeling aan te leveren. Afgezien van de volgorde van de velden is ook de scheiding tussen de velden vaak verschillend (tab, return, puntkomma enzovoorts) of ze hebben een vaste lengte van de gegevens.

Om toch met één procedure te kunnen gebruiken wordt eenmalig een document aangemaakt waarin de indeling van het aangeleverde bestand van een leverancier wordt vastgelegd. In dit document kan ook worden vastgelegd of alle artikelen moeten worden ingelezen of dat een filter moet worden toepast. Tenslotte kan aangegeven worden wat er met nieuwe of bestaande gegevens dient te gebeuren. Moeten bestaande gegevens worden overschreven of is de bestaande situatie bepalend ?

De specificaties worden in speciale documenten vastgelegd de 'N-documenten'.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Merlijn heeft deze documenten voor U kant en klaar aangeleverd
• U maakt de documenten zelf

De documenten komen in een speciale map binnen de administratiemap te staan : de map LeverancierSpecs.

Zelf een 'N-document' maken

Voordat een 'N-document' kan worden gemaakt moeten een aantal gegevens bekend zijn:

• hoe zijn de gegevens gescheiden van elkaar (met tabs, puntkomma of hebben deze vaste lengtes)
• welke velden worden aangeleverd en in welke volgorde
• welke velden van de leverancier komen overeen met welke velden van Merlijn
• wat zijn de vermelde prijzen ? Brrutto/netto, inclusief of exclusief BTW

Als deze vragen niet van te voren beantwoord zijn, zal het heel veel moeite kosten een passend 'N-document' te maken. De specificaties voor het aanmaken van een 'N-document' zijn verderop in handleiding te vinden.

Waar zijn de opdrachten te vinden

Om de gegevens daadwerkelijk in te lezen kiest U één van de volgende opdrachten :

Importeren in de Inkoper

Het inlezen van de gegevens in de Inkoper.

Importeren in de Verkoper

Het inlezen van de gegevens in de Verkoper.

Maken van een 'N-document'

Voor het maken van een N-document is de beste manier een spreadsheetpakket (Excel) op te starten, hierin de indeling te maken en dit document als 'Text-only' formaat weg te schrijven.

De documenten krijgen altijd een vaste naam, zodat het pakket deze kan herkennen " bestaande uit "

• de letter 'N'
• het relatienummer van de leverancier

Bij een leverancier met het relatienummer 1234 wordt de naam van het document 'N1234' of 'W1234'. De documenten komen in een speciale map binnen de administratiemap te staan : de map LeverancierSpecs.

Indeling 'N-document'

Het document bevat alle specificaties die nodig zijn voor :

• het type bestand (tab-delimited of puntkomma gescheiden)
• het aantal regels dat overgeslagen moet worden voor de data begint (bij beiden dus nu 1 regel)
• het aantal velden van het document
• een aantal regels met onze veldnamen, met een 'dummy' veld voor de velden die overgeslagen moeten worden. De regel begint met de veldnaam, gevolgd door een code voor de actie die ondernomen moet worden (zie verderop)
• de code 'EOF velden' om duidelijk aan te geven dat de velddefinities over zijn
• de filterspecificaties voor het inlezen van de artikelen

Type bestand

Het type bestand wordt als volgt aangegeven :

• 'tab' is tab-delimited
• 'puntkommma' is punt-komma gescheiden
• 'vast' bestand met vaste lengtes

Veldnamen

Als we naar de veldnamen zelf kijken zijn er verschillende mogelijkheden, die we kunnen aangeven door achter de veldnaam een | neer te zetten, gevolgd door 1 van onderstaande acties :

• 'overslaan' : de kolom overslaan. Er hoeft dan ook geen andere actie te volgen
• 'nieuw' :de kolom inlezen
• 'nieuwleeg: indien de rubriek leeg is de nieuwe waarde overnemen, anders laten staan
• 'default' : de defaultwaarde van het veld overnemen
• 'fixed : het veld krijgt de vaste waarde die hierachter staat gedefinieerd
• 'speciaal' : een speciale behandeling die per gebruiker is vastgelegd

Filter

Als eerste zullen wij duidelijk aangeven wat de 'normale' situatie is, waarvoor de onderstaande uitzonderingen zullen gelden. Wat hiermee bedoeld wordt is dat alles ingelezen wordt, behalve de uitzonderingen of juist niets, behalve de uitzonderingen.

Verder is iedere verre regel een uitzondering (bij alles) of een aanvulling (bij niets} of de eerste regel.

• Op de eerste regel 'Alles' = alles inlezen, 'Niets' is niets inlezen

De regels eronder geven aan welke uitzonderingen er zijn door :

• een veldnaam
• '=', gelijk aan, '#' bevat, '<' kleiner dan waarde, '>' groter dan waarde
• het vergelijkingsveld
• de velden worden gescheiden door een '|'

Het eerste document

Omdat de totale uitwerking de nodige tijd zal kosten zullen wij eerst uitgaan van een vereenvoudigde oplossing :

• in de eerste regel 'tab' of 'puntkomma'
• veldnamen allemaal dummy of inlezen, behalve groep --> 250
• filter op 'omschrijving-2' = merk
• filter op omschrijving-1 bevat 'TLP' of 'TLA' , dat zijn alle site-licenties

Bij de uitwerking is er voor gekozen om de koppen en filters in een tekstbestand met kolommen (TAB-Delimited) op te slaan, zodat het onderhoud hiervan met Excel kan plaatsvinden en het geheel overzichtelijk blijft.

Sleutelwoorden

In de eerste kolom van iedere regel dient altijd een van de volgende sleutelwoorden te staan, ieder sleutelwoord is een aanduiding over hetgeen wat er voor de rest op die regel staat.

Het pakket kent de volgende sleutelwoorden :

• MERLIJNKOP
• LEVKOP
• ZWART
• WIT
• FORCEER
• PERCENT
• SKIPLINES
• INITVELD
• USE_AANWEZIG
• AANWEZIG
• URL
• SCHEIDING

MERLIJNKOP

Op deze regel komen de Merlijn importsleutelwoorden te staan, zoals ARTCODE, OMSCHR1, INKPRIJS, ed. De volgorde van sleutelwoorden dienen overeen te komen met de indeling van het te importeren bestand. Voor kolommen die niet ingelezen mogen/kunnen worden kan "DUMMY" als importsleutelwoord worden gebruikt.

LEVKOP

Dit is een kopie van de kop uit het aangeleverde artikelbestand Deze heeft alleen een commentaarfunctie en dient voor een gemakkelijke vergelijking met de MERLIJNKOP

ZWART

Op deze regel kunnen zwart-condities worden opgenomen, bv ADOBE in de kolom van de fabriekant, en #bevat TLD in de kolom van de omschrijving. Zwart regels kunnen meerdere keren in document worden toegevoegd. Overslaan gebeurt uiteindelijk als één van de zwart-regels een positief resultaat oplevert. Een regel levert een postief resultaat op als aan alle ingevulde condities op die regel is voldaan.

WIT

Op deze regel kunnen wit-condities worden opgenomen. Wit regels kunnen meerdere keren in document worden toegevoegd. Meenemen gebeurt uiteindelijk als één van de wit-regels een positief resultaat oplevert. Een regel levert een postief resultaat op als aan alle ingevulde condities op die regel is voldaan.

Indien Zwart een positief resultaat heeft opgebracht wordt het artikel altijd overgeslagen

FORCEER

Ongebruikt.

PERCENT

Om een bepaalde kolom te berekenen met een percentage adhv een ander veld. Bv De verkoopprijs kan bepaald worden aan de hand van de inkoopprijs door in de kolom van de verkoopprijs de volgende toekenning te zetten :

• INKPRIJS*120,00

Bij een inkoopprijs van 100,00 wordt de verkoopprijs dan 120,00

SKIPLINES

Het aantal regels dat moet worden overgeslagen van het te importeren document. Normaalgesproken is dat 1 kopregel. In de tweede kolom zet je dan een 1.

INITVELD

Wordt gebruikt om bepaalde velden een initiële waarde te geven, bv groep op 250. In ieder kolom mag 1 toekenning worden gezet, er wordt niet naar de kolomkop gekeken.

• GROEP=250
• EENHOMS=Stuks

Leidende spaties worden ook in de tekst meegenomen, dus direct achter de = beginnen

USE_AANWEZIG

Zet een 1 in de 2e kolom achter dit sleutelwoord. In dat geval wordt de regel "AANWEZIG" gebruikt, waarmee per kolom kan worden aangegeven of bij bestaande artikelen, dit veld moet worden overschreven of niet.

AANWEZIG

Met "AANWEZIG" kan per kolom worden aangegeven of bij bestaande artikelen, dit veld moet worden overschreven of niet, of alleen indien het nog leeg is :

• + Altijd overschrijven met de nieuw aangeleverde
• - Niet overschrijven
• 0 Alleen overschrijven indien het veld in de admi nog op nul staat of leeg is of met een spatie begint.

URL

Voor automatisch downloaden importbestanden.

• 1e kolom : Usernaam
• 2e kolom : Userpasswoord
• 3e kolom : FTP-Path

Het is voldoende om bij Usernaam (1e kolom achter sleutelwoord) iets in te vullen om bij de import het extra venster voor bestandsdownload te laten verschijnen. Ook via dat importvenster kunnen de FTP-gegevens dan worden ingevuld.

Het gedownloadde bestand krijgt als naam :

• Artikelbestand
• Relatienr. leverancier
• Datum van vandaag

en wordt automatisch geopend indien de download is goed gegaan, anders krijg je het open venster waarin een artikelbestand geselecteerd kan worden.

SCHEIDING

De scheiding tussen rubrieken. Zet een van de volgende code-woorden in de 2e kolom :

• TAB
• KOMMA
• PUNTKOMMA

Indien "SCHEIDING" ontbreekt in het specificatiedocument vraagt het pakket als vanouds om het scheidingsteken via een venster.

FUNCTIES

• #bevat Gebruikt in WIT/ZWART regels om te checken of het veld een bepaalde tekst bevat aan de hand waarvan de import van het artikel

dan geblokkeerd kan worden of niet.

Veldnamen

In het pakket kunnen de volgende veldnamen worden gebruikt "

• ...