Handleiding Algemeen Verkooporder afrekenen via de Kassa
Verkooporder afrekenen via de Kassa
Met de procedure Verkooporder afrekenen via de Kassa kan een verkooporder worden uitgeleverd via de verkoper, maar worden afgerekend via de Kassa.
Deze procedure wordt gebruikt voor artikelen die niet direct leverbaar zijn en daardoor via een order in de Verkoper worden vastgelegd,via de Verkoper uit te leveren, maar via de Kassa af te rekenen als deze worden afgehaald.
De uitlevering geschiedt via de Verkoper om :
- de voorraad bij te werken
- een normale pakbon en factuur te maken
- de artikelen met deze formulieren klaar te hebben staan voor afhalen in de winkel
De procedure start dan ook in de Verkoper.
In de Verkoper
In de Verkoper wordt op de gebruikelijke wijze een order ingevoerd met als bijzonderheid dat de betalingsconditie op 'Q = Afrekenen via de Kassa' wordt gezet.
De order wordt verder als een normale order behandeld:
- geheel of gedeeltelijk uitgeleverd en gefactureerd
- een pakbon en een factuur uitgedraaid
- de factuur wordt doorgeboekt naar de Boekhouder
Bij het uitleveren wordt automatisch een andere procedure uitgevoerd : van de zonet uitgeleverde artikelen wordt een 'SLIM' order voor de Kassa aangemaakt en in de wachtkamer van de Kassa gezet.
De artikelen met factuur en pakbon gaan dan naar de winkel
Op de Kassa
Op de Kassa is een speciale transactiesoort toegevoegd die het mogelijk maakt deze orders uit de wachtkamer op te halen.
Hierbij wordt de volgende procedure doorlopen:
- kies transactie 'Q'
- haal bon op uit de wacht. Hierbij worden alleen de door de Verkoper doorgegeven orders vermeld met de naam :
- O-xxxx F-yyyy naam klant (xxxx = het ordernummer en yyyy = het factuurnummmer uit de Verkoper)
- de bon wordt nu afgebeeld, waarbij wijzigingen in de artikelen of aantallen niet mogelijk zijn
- de betaalmiddelen worden nu ingegeven en de bon wordt geprint
- er wordt nu een betalingsbewijs uitgeprint met vermelding van het factuurnummer
- het betalingsbewijs en de factuur zij bestemd voor de klant, terwijl de pakbon door de klant getekend kan worden als ontvangstbewijs
Blijken er bij de aflevering zaken alsnog niet afgenomen te worden of worden extra artikelen meegenomen, dan wordt hiervoor een normale extra bon of retourbon gemaakt. Aan de uitlevering, die via de Verkoper is afgehandeld kan immers niets meer worden gewijzigd.
De betaalmiddelen worden normaal in de Kassa meegeteld, zodat de Kasopmaak normaal kan geschieden.
Doorboeken
Bij het doorboeken van de kassabonnen via de Verkoper of Inkoper naar de Boekhouder wordt voor deze betalingen een extra mutatie aangemaakt voor het betaalmiddel tegenover de debiteur, waarbij de oorspronkelijke factuurvermelding van de verkoper wordt gebruikt.
Hierdoor wordt de openstaande factuur uit de Verkoper direct vereffend, terwijl in de Boekhouder toch achteraf kan worden nagekeken hoe en wanneer deze factuur is betaald.