Handleiding Boekhouder De eerste stappen

Inleiding

Voordat met de dagelijkse werkzaamheden kan worden begonnen moet het pakket worden 'ingericht'.

Hiermee wordt bedoeld dat:

• tabellen worden ingevuld
• het rekeningschema is ingbracht
• de voorkeuren op de juiste manier worden ingesteld.
• de basisgegevens worden ingegeven

In dit hoofdstuk staat de meest voor de hand liggende manier aangegeven en waar deze gevonden kunnen worden.

De eerste stappen

De meeste tabellen zullen al ingevuld zijn bij de Verkoper volgens het hoofdstuk de eerste stappen in de Verkoper en hoeven daarom niet meer te worden ingevoerd.

Hoofdrekening Debiteuren of Crediteuren is niet aanwezig

Deze boodschap verschijnt bij het opstarten van het pakket als de hoofdrekening 'debiteuren' of 'crediteuren' nog niet in het rekeningschema is ingevuld. Omdat dit de eerste keer nog niet het geval is, maag deze boodschap genegeerd worden.

Rekeningschema

Het belangrijkste onderdeel van een boekhouding is misschien wel het rekeningschema.

Voordat met boeken kan worden begonnen moet het rekeningschema in de Boekhouder worden ingevoerd. Er kan gebruik worden gemaakt van een 3, 4 of meercijferig rekeningschema, maar ook het gebruik van andere tekens is mogelijk, van 1 tot 8 posities.

Zie verder Voer rekening in.

Wijzig btw-codes

Na het inbrengen van het rekeningschema moeten de BTW-percentages worden ingesteld voor de automatische berekening van de BTW.

Ga hiervoor naar het menu 'Onderhoud' en kies de opdracht 'Wijzig btw-codes'.

Zie de handleiding voor deze opdracht voor meer details.

Wijzig btw van rekeningen

Met de opdracht Wijzig btw van rekening uit het meniu 'Onderhoud' wordt aan een grootboek- of subrekening een btw-code toegekend.

Door het toekennen van deze btw-code wordt, wanneer er op een rekening met deze code wordt geboekt het ingegeven bedrag als 'inclusief btw' beschouwd en wordt de btw automatisch teruggerekend vanuit dit bedrag en wordt het btw-bedrag op de volgende regel geboekt.

Aan een rekening kan één van de btw-codes van de btw-tabel worden toegevoegd, afhankelijk van de soort rekening.

Het is gebruikelijk dit aan kostenrekeningen en opbrengstrekeningen te koppelen en niet aan debiteuren of crediteuren.

Automatische documenttellers

Voor het nummeren van de documenten (boekstukken) zijn in totaal 26 verschillende tellers beschikbaar, die geactiveerd worden door op de eerste positie van het veld Document een letter in te geven, direct gevolgd door een Tab, Return of Enter. De waarde van de overeenkomstige letter in de tabel wordt dan opgehaald, afgebeeld en op het moment dat de mutatie bewaard wordt, wordt ook de waarde in de tabel verhoogd zodat de volgende mutatie het nieuwe nummer krijgt.

De tellers kunen worden ingesteld met de opdracht 'Wijzig voorvoegsels' uit het menu 'Onderhoud'

Beginbalans

Bij een 100 % nieuwe onderneming komt het kasgeld van bijvoorbeeld de bank. Hier is dus geen beginbalans omdat alle de beginsaldi van de rekeningen altijd 'ergens' vandaan komen.

Bij een bestaande onderneming wordt er een rekening Beginbalans ingevoerd, (meestal 060 of 0600) die aan de balans wordt gekoppeld.

Alle balansrekeningen, zoals kas, bank, debiteuren en crediteuren worden dan tegenover deze rekening geboekt met periode nul. Het totaal bedrag van deze rekening is dan gelijk aan de eindbalans van vorig jaar.

Deze rekening wordt ook gebuikt bij het afsluiten van het jaar om de beginbalans te boeken.

Bij het gebruik van de module 'Boekingsperiodes' moet de beginbalans in periode '0' worden geboekt.