Handleiding Boekhouder Introductie

Voorwoord

Merlijnpakketten zijn het krachtige en gebruikersvriendelijke gereedschap om een administratie te voeren. Deze handleiding is de gebruiksaanwijzing van dit gereedschap.

Deze handleiding is niet bedoeld om een vak te leren, wel om dit gereedschap zo goed mogelijk te kunnen gebruiken. U vindt hier daarom geen cursus 'boekhouden' of 'hoe verkoop ik mijn product', maar een zo duidelijk mogelijke uitleg hoe U met dit pakket om kunt gaan.

Systeemeisen

Een Merlijnpakket kan draaien op alle Apple computers met een Intelprocessor en systeemsoftware

• 10.6 Snow Leopard
• 10.7 Lion
• 10.8 Mountain Lion

Als een nieuwe versie van het besturingssysteem beschikbaar komt en wij bevestigd hebben deze te ondersteunen komt de support voor de oudste versie te vervallen.

Printers:

• alle USB en netwerkprinters met een voor Apple geschikte aansturing
• Epson POS printer
• Star POS printer

Toegangsprivileges:

• de Merlijnpakketten moeten de privileges hebben om in de administratiemap en alle daarin staande mappen te lezen/schrijven/toe te voegen en/of te verwijderen.

Omgeving:

• alleen standaard geïnstalleerde systemen worden ondersteund. De gebruiker dient zelf te zorgen voor met de systeemsoftware compatible drivers en randapparatuur
• voor support en updates is een betrouwbare internetverbinding noodzakelijk

Pakketten en modules

Niet alle pakketten van Merlijn zijn gelijk. Vanzelfsprekend verschillen de pakketten, ook zijn er bij de pakketten een groot aantal aanvullende bouwstenen mogelijk die extra functionaliteit aan een pakket kunnen toevoegen. Deze bouwstenen heten modules. Modules kunnen direct of later aan een pakket worden toegevoegd zonder dat dit gevolgen heeft voor de eerder vastgelegde gegevens. Een module maakt onderdeel uit van een pakket en hoeft niet apart te worden opgestart, maar voegt opdrachten, extra rubrieken of extra functionaliteit aan een pakket toe.

Opzet

Invoer van boekingen

Bij de Boekhouder is uitgegaan van één invoerscherm, waarin alle dagelijkse handelingen plaatsvinden. Er is geen sprake van dagboeken die van te voren gekozen moeten worden : één invoerscherm volstaat.

Bij het invoeren van een boeking zijn twee rekeningen betrokken :

• één rekening die wordt gedebiteerd
• één rekening die wordt gecrediteerd

Als voorbeeld : een aankoop van potloden van 5 euro die uit de kas betaald is wordt dan geboekt als :

• te debiteren rekening : 460 Kantoormateriaal
• te crediteuren rekening : 100 Kasrekening
• bedrag 5,00

Op deze wijze wordt de rekening Kantoormateriaal verhoogd met 5,00 en de rekening Kas verminderd met 5,00 in één boeking, Natuurlijk is dit de meest simpele boeking, maar ook veel complexere boekingen kunnen op deze wijze worden verwerkt (zie het hoofdstuk Voer mutatie in.

Proefmutatie of definitief

Boekingen die worden ingevoerd (of ingelezen) krijgen altijd een bijzondere status : de Proefmutatie. Pas na controle en eventuele correctie of verwijdering worden deze proefmutaties verwerkt tot definitieve mutaties. Ze kunnen dan niet meer worden gewijzigd of verwijderd.

Rapportage

Hoewel de invoer via één scherm geschiedt zijn er uitgebreide rapportages van de verwerkte mutaties in diverse vormen : Dit kunnen mutatie-overzichten of rekeningoverzichten zijn, openstaande postenlijsten, ouderdomsanalyses, herinneringen, betalingsadviezen, btw-aangiftes en nog veel meer. De zijn te vinden onder het menu Mutaties en het menu Mutaties.

De eerste stappen

• De eerste stappen geven weer op welke wijze begonnen moet worden met het pakket

Indeling

In dit deel worden een aantal punten besproken om U op weg te helpen :

• Gebruik van de handleiding
• Gebruik van de helptoets op het toetsenbord