Handleiding Boekhouder Invoer opdracht Sluit periode/jaar af

Sluit periode/jaar af

Opzet

De opdracht Sluit periode/jaar af heeft als doel om de boekhouding van het oude jaar af te sluiten en een nieuw boekhoudjaar te beginnen.

Tijdens een jaarafsluiting worden:

• alle rekeningen op nul gesteld
• alle mutaties verwijderd

Voordat dit gebeurd worden :

• rekeningen die aan de balans verbonden zijn getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande debiteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande crediteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven

Module Boekingsperiodes

Bij deze module wordt opgevraagd vanaf welke periode de afsluiting moet draaien. De periodes die niet afgesloten worden, worden dan ook als externe mutaties weggeschreven.

Voorbereiding

Maak voordat deze procedure wordt gedraaid eerst een volledige back-up van de administratiemap en bewaar deze op een veilige plaats.

In het rekeningschema moet een tegenrekening balans aanwezig zijn. Dit mag dezelfde rekening als het voorgaande jaar zijn, mits hierop geen saldo meer staat.

Module Boekingsperiodes

Omdat de periodes 13..24 opnieuw als proefmutatie moeten worden ingelezen moet er voldoende ruimte in de proefmutaties zijn om in één keer de mutaties van een volledige periode te kunnen inlezen. Om dat te kunnen bepalen neemt U het totale aantal mutaties in de boekhouding en deelt dat door het aantal periodes dat U in gebruik heeft. Het resultaat is het gemiddeld aantal boekingen van een periode. Is dit lager dan het aantal proefmutaties dan is het verstandiger het aantal proefmutaties uit te breiden.

Afsluiting

Deze opdracht is beveiligd met een toegangscode : 'SLUITAF'.

• Kies bij het menu 'Invoer' voor het commando 'Sluit periode/jaar af'.
• Kies vervolgens voor 'Jaarafsluiting' en geef 'OK'.
• Geef hierna de balansrekening in.

De Boekhouder wordt nu geheel geschoond. Nadat de procedure is beëindigd, wordt de Boekhouder automatisch afgesloten. Het rekeningschema blijft wel aanwezig. De mutaties voor de beginbalans zijn weggeschreven in het bestand 'BH/Jaar', de openstaande posten van de crediteuren in 'BH/CREDITEUREN' en de openstaande posten van de debiteuren in 'BH/DEBITEUREN'.

Alvorens de balans wordt ingelezen, kan indien noodzakelijk, eerst het rekeningschema worden aangepast. Via de opdracht Externe Mutaties kan het bestand 'BH/Jaar' worden geopend. Hiervan worden proefmutaties gemaakt. Deze kunnen worden gewijzigd, alvorens de balansboekingen definitief in de administratie worden verwerkt.

Het jaar hoeft niet direct op de laatste dag van het boekjaar te worden afgesloten. De boekingen voor de eerste periode van het nieuwe boekjaar worden in periode '13' gezet, de boekingen voor de tweede periode van het nieuwe boekjaar in '14' en de boekingen voor de derde periode van het nieuwe boekjaar in '15' u kunt tot periode 24 boeken.

De mutaties vanuit de Verkoper dienen met de juiste periode te worden aangeleverd. Dit kan worden ingesteld m.b.v. een voorkeur (Gebruik voor doorboeken periode 13,14,en 24). Deze voorkeur dient na de jaarafsluiting weer uitgezet te worden.

Bij de jaarafsluiting worden verschillende bestanden aangemaakt: een met de balanscijfers: 'BH/Jaar' (gevormd uit de periodes '0' t/m '12' uit het oude boekjaar) en één bestand voor elke periode van het nieuwe boekjaar. Via de opdracht Externe Mutaties kunnen deze bestanden worden ingelezen, waarna ze als proefmutaties worden weggeschreven.

De mutaties voor de balans krijgen automatisch periode '0'. De mutaties uit de periodes '13' t/m '24' worden automatisch de periodes '1' t/m '12'.

Module Boekingsperiodes

Omdat een periode een groot aantal mutaties kan bevatten is het verwerken van de proefmutaties na het inlezen van één of meerdere periodes gewenst, daar anders de proefmutaties kunnen 'volraken'.

Instelling in de Verkoper

Module Boekingsperiodes

Na de jaarafsluiting zijn de periodes 13..24 weggeschreven in de nieuwe periodes 1..12 . Facturen die vanuit de Inkoper en Verkoper doorgeboekt worden, moeten daarom ook deze periodes gaan gebruiken. In de Inkoper wordt direct bepaald in welke periode wordt geboekt, maar in de Verkoper moet daarvoor de instelling Gebruik voor doorboeken periode 13..24 worden gewijzigd.