Handleiding Boekhouder MKB Invoer opdracht Sluit periode/jaar af

Sluit periode/jaar af

Opzet

De opdracht Sluit periode/jaar af heeft als doel om de boekhouding van het oude jaar af te sluiten en een nieuw boekhoud jaar te beginnen.

Tijdens een jaarafsluiting worden:

• alle rekeningen op nul gesteld
• alle mutaties verwijderd

Voordat dit gebeurd worden :

• rekeningen die aan de balans verbonden zijn getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande debiteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande crediteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven

Voorbereiding

Maak voordat deze procedure wordt gedraaid eerst een volledige back-up van de administratiemap en bewaar deze op een veilige plaats.

In het rekeningschema moet een tegenrekening balans aanwezig zijn. Dit mag dezelfde rekening als het voorgaande jaar zijn, mits hierop geen saldo meer staat.

Afsluiting

Deze opdracht is beveiligd met een toegangscode : 'SLUITAF'.

• Kies bij het menu 'Invoer' voor het commando 'Sluit periode/jaar af'.
• Kies vervolgens voor 'Jaarafsluiting' en geef 'OK'.
• Geef hierna de balansrekening in.

De Boekhouder wordt nu geheel geschoond. Nadat de procedure is beëindigd, wordt de Boekhouder automatisch afgesloten. Het rekeningschema blijft wel aanwezig. De mutaties voor de beginbalans zijn weggeschreven in het bestand 'BH/Jaar'.

Alvorens de balans wordt ingelezen, kan indien noodzakelijk, eerst het rekeningschema worden aangepast. Via de opdracht Externe Mutaties kan het bestand 'BH/Jaar' worden geopend. Hiervan worden proefmutaties gemaakt. Deze kunnen worden gewijzigd, alvorens de balansboekingen definitief in de administratie worden verwerkt.

De mutaties vanuit de Verkoper dienen met de juiste periode te worden aangeleverd. Dit kan worden ingesteld m.b.v. een voorkeur (Gebruik voor doorboeken periode 13,14,en 24). Deze voorkeur dient na de jaarafsluiting weer uitgezet te worden.

Bij de jaarafsluiting worden verschillende bestanden aangemaakt: een met de balanscijfers: 'BH/Jaar' (gevormd uit de periodes '0' t/m '12' uit het oude boekjaar) en één bestand voor elke periode van het nieuwe boekjaar. Via de opdracht Externe Mutaties kunnen deze bestanden worden ingelezen, waarna ze als proefmutaties worden weggeschreven.

De mutaties voor de balans krijgen automatisch periode '0'. De mutaties uit de periodes '13' t/m '24' worden krijgen automatisch de periodes '1' t/m '12'.

Instelling in de Verkoper

Module Boekingsperiodes

Na de jaarafsluiting zijn de periodes 13..24 weggeschreven in de nieuwe periodes 1..12 . Facturen die vanuit de Inkoper en Verkoper doorgeboekt worden, moeten daarom ook deze periodes gaan gebruiken. In de Inkoper wordt direct bepaald in welke periode wordt geboekt, maar in de Verkoper moet daarvoor de instelling Gebruik voor doorboeken periode 13..24 worden gewijzigd.