Handleiding Boekhouder MKB print handleiding Totaal

Voer mutatie in

Voer mutatie in is waarschijnlijk de meest gebruikte opdracht in de Boekhouder. Op deze wijze worden alle boekingen ingevoerd.

Bij de invoer van een mutatie worden meestal de volgende velden doorlopen:

• Nummer en Actieletter, de letter die aangeeft dat een speciale actie met de mutatie moet worden uitgevoerd, behalve bij de speciale modulen is dit altijd 'P'
• Document (boekstuk), het nummer van het document dat dient voor referentie van de mutaties aan het oorspronkelijke document*
• Mutatiedatum, de datum van de in- of verkoopfactuur, kostenstuk en dergelijke
• Omschrijving, de omschrijving van de mutatie
• Db-rek, de rekeningnaam van de te debiteren rekening
• Cr-rek, de rekeningnaam van de te crediteren rekening
• Bedrag, het bedrag van de mutatie

Onderaan het scherm worden de saldi van de twee betrokken rekeningen direct afgebeeld, zodat een controle op de saldi direct mogelijk is.

Dat is in het kort de boekingsprocedure, maar omdat deze procedure heel veel meer mogelijkheden kent wordt deze verder uitgewerkt.

Nummer

Bij de invoer of het inlezen van mutaties krijgt iedere mutatie een nummer toegewezen : het proefmutatienummer. De mutatie blijft dit nummer houden tot het moment dat deze verwijderd wordt of in een definitieve mutatie wordt omgezet. Het nummer wordt automatisch toegekend.

Vóór het nummer wordt de letter 'P' afgebeeld van proefmutatie. Deze kan geaccepteerd worden of vervangen worden door één van de andere actieletters. Deze actieletter bepaalt het verdere verloop van het invoeren van een mutatie.

Actieletters

• F = Factuurvereffening
• T = Tegenboeking

Document

In het veld document wordt het nummer van het boekstuk ingevoerd. Dit kan het nummer van een bankafschrift zijn, een volgnummer van een kostenfactuur of bon of welke andere verwijzing naar het document waarop de boeking betrekking heeft.

Automatische nummering

Behalve door het handmatig ingeven van een boekstuknummer kan deze automatisch worden genummerd. Hiervoor beschikt het pakket over 26 verschillende tellers, die kunnen worden ingesteld bij Wijzig Voorvoegsels.

Door alleen een letter in het veld 'document' in te voeren wordt de bij deze letter horende teller geactiveerd en het eerstvolgende nummer toegekend.

Mutdatum

De mutatiedatum is de datum van het boekstuk, de factuurdatum of de datum van de bon. Bij het invoeren van een mutatie staat al een datum ingevoerd. Er kan nu één van de volgende mogelijkheden worden gekozen (dit geldt overigens voor alle datumvelden) :

• direct accepteren : de datum wordt overgenomen
• 2 cijfers invullen : de dag wordt aangepast en verder wordt de maand en het jaar overgenomen
• 4 cijfers invullen : de dag en maand worden aangepast, maar het jaar wordt overgenomen
• 6 cijfers invullen : de nieuwe datum wordt overgenomen (tussenstreepjes zijn dus niet nodig)

Wanneer een mutatiedatum in de toekomst ligt verschijnt eerst een waarschuwing omdat dit meestal ongebruikelijk is, maar de datum wordt wel geaccepteerd.

Omschrijving

De omschrijving van de mutatie wordt gebruikt om een korte beschrijving van de mutatie vast te leggen. Dit mag een algemene beschrijving zijn, maar bij de debiteuren- of crediteurenfactuurvereffening wordt deze gebruikt als referentie voor de te vereffenen factuur. Het is daarom gebruikelijk om bij debiteuren het verkoopfactuurnummer vast te leggen en bij crediteuren het factuurnummer van de crediteur.

Db-rek

Bij de invoer van een mutatie wordt altijd één rekening gedebiteerd (verhoogd) en de andere gecrediteerd (verlaagd). In het veld Db-rek' wordt de te debiteren rekening ingevoerd.

Als eenvoudig voorbeeld een aankoop van een pak papier en pennen voor de administratie die uit de kas is betaald :

• de kosten nemen toe, dus de kostenrekening is de te debiteren rekening
• het kassaldo neemt af, dus de kasrekening is de te crediteren rekening

Cr-rek

De Cr-rek is de te crediteren rekening.

Bedrag

Het bedrag van de mutatie, waarmee de debetrekening wordt verhoogd en de creditrekening wordt verlaagd. Het bedrag mag zonder punten worden ingegeven. Wordt een bedrag zonder komma ingegeven dan worden automatisch de 2 cijfers achter de komma toegevoegd.

Negatief bedrag

Door het ingeven van een negatief bedrag (een bedrag met daarvoor een worden de 'debet' en 'credit'-rekeningen omgedraaid en het bedrag weer positief gemaakt. Het resultaat daarvan is hetzelfde als een negatieve boeking die is ingegeven.

X-rekening

Wanneer er een saldo op de X-rekeing aanwezig is (en deze bij deze mutatie wordt gebruikt), wordt standaard al het saldo van de X-rekening afgebeeld.

BTW

Indien één der rekeningen van een BTW-code is voorzien, verschijnt op de volgende regel automatisch de juiste BTW-mutatie.

Er zijn nu vier mogelijkheden:

• het vermelde BTW-bedrag is correct, waarbij U dit met de Tab-toets, de Return-toets of de Enter-toets kunt overnemen
• het BTW-bedrag is niet correct, waarbij U dit kunt corrigeren door een ander bedrag in te tikken
• er is géén BTW berekend of verschuldigd, U vult het bedrag nul in, waardoor de BTW-mutatie wordt overgeslagen
• er zijn verschillende BTW-percentages, die op verschillende BTW-rekeningen moeten worden geboekt. In dit geval kunt U bij de normale, bij de rekeningnaam behorende, BTW-rekening het juiste bedrag invullen en dient U voor de andere BTW-rekening een aparte mutatie in te voeren.

Voorbeeld

Er zijn een paar voorbeelden gemaakt voor boekingen om de gebruiker op weg te helpen. Klik hiervoor op deze link.

Inboeken mutaties
Een verdere uitleg van de verschillende mogelijkheden om mutaties in te voeren. Invoer, maskerinvoer en mutaties inlezen vanuit andere pakketten.

Actieletters
Actieletters worden gebruikt voor het uitvoeren van speciale acties. In dit deel wordt uitgebreid ingegaan op de verschillende mogelijkheden die deze bieden.

Uitsplitsen van facturen
Debiteurenvereffening, crediteurenvereffening en het vereffenen van meerdere facturen tegelijk wordt in dit hoofdstuk besproken.

Maskerinvoer

De mogelijkheden zijn gelijk aan de normale invoer van mutaties, maar U kunt één of meer velden vastzetten, die van de eerst ingevoerde mutatie worden overgenomen, zodat U ze niet steeds opnieuw hoeft in te voeren. Deze methode kunt U gebruiken om bijvoorbeeld een reeks mutaties op een bepaalde rekening te boeken.

Inboeken mutaties
Een verdere uitleg van de verschillende mogelijkheden om mutaties in te voeren.

Externe mutaties

De opdracht externe mutaties wordt gebruikt om mutaties van andere pakketten in te lezen. Dat kan zowel vanuit de Merlijnpakketten, maar ook vanuit andere pakketten.

Er verschijnt dan een 'Open-document'-venster, waarin U kunt aangeven welk bestand U wilt openen. Kies voor het lezen van bestanden uit andere pakketten de instelling 'Tekst-bestanden'.

Na het openen van het bestand worden de mutaties gecontroleerd op geldigheid. Indien een ingelezen mutatie niet voldoet aan de gestelde eisen, wordt deze geweigerd en heeft U direct de mogelijkheid een correctie aan te brengen en de mutatie opnieuw te verwerken.

Indien U de mutatie pas op een later tijdstip wilt corrigeren kunt U deze in een bestand weg laten schrijven. U moet de mutatie dan ongewijzigd laten.

Indien U 'Dezelfde' kiest, worden alle wèl verwerkte mutaties uit het ingelezen bestand verwijderd en alléén de niet-geaccepteerde mutaties weggeschreven. Indien U voor een ander bestand kiest, wordt het ingelezen bestand niet gewijzigd en worden de geweigerde mutaties naar het nieuwe bestand weggeschreven.

Alle geaccepteerde mutaties worden als proefmutaties ingelezen, zodat U deze nog kunt wijzigen met het commando ´Wijzig mutatie´.

Module Telebank

Bij het fiatteren van de betalingsopdrachten zijn voor de uit te voeren opdrachten direct al de vereffeningsmutaties klaargezet, zodat deze niet meer apart hoeven te worden verwerkt.

Ga hierbij als volgt te werk:

• Kies uit het venster de opdracht met de naam 'betalingen ' en de juiste datum en open dit document
• Geef de verwerkingsdatum en het nummer (bankafschrift) in en geef OK

De mutaties worden vervolgens ingelezen in proefmutaties, waardoor er nog eventueel correcties kunnen worden aangebracht.

Module Externe mutaties

Betalingen kunnen ook van buiten de Merlijnpakketten worden ingelezen, maar vereisen een vaste indeling van deze bestanden. Voor deze indeling is een aparte beschrijving beschikbaar bij de module.

Wijzig mutatie

Via Wijzig mutatie kunnen mutaties die de proefstatus hebben nog gewijzigd of verwijderd worden.

Om een mutatie te wijzigen moet het proefmutatienummer bekend zijn. Deze nummers staan vooraan de mutatie vermeld achter de letter 'P. Door het ingeven van dit nummer wordt de mutatie afgebeeld en kunnen de rubrieken worden gewijzigd.

Bij een wijziging van de bedragen worden de saldi onderaan het blad direct bijgewerkt.

Om een mutatie te verwijderen kan het bedrag op nul gezet worden. De mutatie verdwijnt dan niet direct, maar bij de definitieve verwerking van mutaties wordt deze wel verwijderd. (Hierdoor kan een mutatie die op nul gezet is, alsnog gebruikt worden zolang deze de proefstatus heeft.

Zet reeks mutaties op nul

Met de opdracht zet reeks mutaties op nul kan van een reeks mutaties de bedragen op nul gezet worden.

Bij het verwerken van mutaties van proef- naar definitieve mutaties worden deze genegeerd en automatisch verwijderd.

Verwerk mutaties

Met verwerk mutaties worden de mutaties met een proefstatus omgezet in definitieve mutaties. Tijdens dit proces worden de mutaties op de aangegeven volgorde verwerkt en worden kredietsaldi bijgewerkt.

Keuzes bij de verwerking

Verwerk mutaties

De normale procedure om de mutaties te verwerken tot definitieve mutaties.

Sorteer mutaties

Bij deze keuze worden de mutaties alleen gesorteerd, maar niet verwerkt.

Huidige volgorde aanhouden

De mutaties worden in dezelfde volgorde verwerkt als zij zijn ingevoerd, waardoor ze als één blok aan de definitieve mutaties worden toegevoegd.

Op document

De mutaties worden eerst per document op datum en per datum op bedrag gesorteerd en vervolgens verwerkt.

Op datum

De mutaties worden eerst per datum op document en per document op bedrag gesorteerd en vervolgens verwerkt.

Op omschrijving

De mutaties worden eerst op omschrijving gesorteerd en vervolgens verwerkt.

Op bedrag

De mutaties worden eerst op bedrag gesorteerd en vervolgens verwerkt.

Oplopend

De volgorde waarin de mutaties gesorteerd worden. Oplopend betekent : eerst de 'A' en dan de 'Z'.

Aflopend

De volgorde waarin de mutaties gesorteerd worden. Aflopend betekent : eerst de 'Z' en dan de 'A'.

Vanaf... tot...

Er kan een serie proefmutaties worden opgegeven die verwerkt wordt. Om de juiste serie te kunnen selecteren kan het nodig zijn om de proefmutaties eerst te laten sorteren, zodat een aaneengesloten serie ontstaat.

Sluit periode/jaar af

Opzet

De opdracht Sluit periode/jaar af heeft als doel om de boekhouding van het oude jaar af te sluiten en een nieuw boekhoud jaar te beginnen.

Tijdens een jaarafsluiting worden:

• alle rekeningen op nul gesteld
• alle mutaties verwijderd

Voordat dit gebeurd worden :

• rekeningen die aan de balans verbonden zijn getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande debiteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven
• openstaande crediteuren per factuur getotaliseerd en als externe mutaties weggeschreven

Voorbereiding

Maak voordat deze procedure wordt gedraaid eerst een volledige back-up van de administratiemap en bewaar deze op een veilige plaats.

In het rekeningschema moet een tegenrekening balans aanwezig zijn. Dit mag dezelfde rekening als het voorgaande jaar zijn, mits hierop geen saldo meer staat.

Afsluiting

Deze opdracht is beveiligd met een toegangscode : 'SLUITAF'.

• Kies bij het menu 'Invoer' voor het commando 'Sluit periode/jaar af'.
• Kies vervolgens voor 'Jaarafsluiting' en geef 'OK'.
• Geef hierna de balansrekening in.

De Boekhouder wordt nu geheel geschoond. Nadat de procedure is beëindigd, wordt de Boekhouder automatisch afgesloten. Het rekeningschema blijft wel aanwezig. De mutaties voor de beginbalans zijn weggeschreven in het bestand 'BH/Jaar'.

Alvorens de balans wordt ingelezen, kan indien noodzakelijk, eerst het rekeningschema worden aangepast. Via de opdracht Externe Mutaties kan het bestand 'BH/Jaar' worden geopend. Hiervan worden proefmutaties gemaakt. Deze kunnen worden gewijzigd, alvorens de balansboekingen definitief in de administratie worden verwerkt.

De mutaties vanuit de Verkoper dienen met de juiste periode te worden aangeleverd. Dit kan worden ingesteld m.b.v. een voorkeur (Gebruik voor doorboeken periode 13,14,en 24). Deze voorkeur dient na de jaarafsluiting weer uitgezet te worden.

Bij de jaarafsluiting worden verschillende bestanden aangemaakt: een met de balanscijfers: 'BH/Jaar' (gevormd uit de periodes '0' t/m '12' uit het oude boekjaar) en één bestand voor elke periode van het nieuwe boekjaar. Via de opdracht Externe Mutaties kunnen deze bestanden worden ingelezen, waarna ze als proefmutaties worden weggeschreven.

De mutaties voor de balans krijgen automatisch periode '0'. De mutaties uit de periodes '13' t/m '24' worden krijgen automatisch de periodes '1' t/m '12'.

Instelling in de Verkoper

Module Boekingsperiodes

Na de jaarafsluiting zijn de periodes 13..24 weggeschreven in de nieuwe periodes 1..12 . Facturen die vanuit de Inkoper en Verkoper doorgeboekt worden, moeten daarom ook deze periodes gaan gebruiken. In de Inkoper wordt direct bepaald in welke periode wordt geboekt, maar in de Verkoper moet daarvoor de instelling Gebruik voor doorboeken periode 13..24 worden gewijzigd.

Handleiding Boekhouder MKB print handleiding Onderhoud

Handleiding Boekhouder MKB print handleiding Mutaties Handleiding Boekhouder MKB print handleiding Rekeningen