Handleiding Boekhouder Rekeningen opdracht Ouderdomsanalyse

Ouderdomsanalyse

De ouderdomsanalyse behoort bij de modules Debiteuren en Crediteuren en geeft een overzicht van de :

• ouderdom van de openstaande facturen
• overschrijding van de betalingstermijn van de openstaande facturen

Keuzes

Debiteuren Crediteuren

Als eerste moet een keuze worden gemaakt uit het debiteuren- of het crediteurenoverzicht.

Rekeningselectie

Standaard worden alle debiteuren of crediteuren geselecteerd. De reeks kan worden beperkt door een begin- en een eindrekening op te geven.

Periode

Met de periode kan de 'breedte' van de kolommen worden bepaald. Standaard is deze op 14 dagen dagen ingesteld, waardoor de eerste kolom tot en met 14 dagen aangeeft, de tweede 15 tot 29 dagen enz. Door een ander getal in te geven kan de 'breedte' worden ingesteld.

Opties

Er zijn twee opties beschikbaar :

• Tel proefmutaties mee
• Overschrijdingsanalyse : de normale ouderdomsanalyse geeft aan hoe oud een bepaalde factuur is, de overschrijdingsanalyse geeft aan hoeveel dagen 'over tijd' een factuur is. Dit overzicht komt tot zijn recht wanneer de betalingstermijn in de Verkoper en bij het inboeken van crediteurenfacturen in de Inkoper of direct in de Boekhouder is ingegeven.

Volgorde

Hiermee wordt bepaald op welke volgorde de overzichten moeten worden afgebeeld :

• Op rekeningnaam (de normale volgorde)
• Op omschrijving : het overzicht wordt op volgorde van omschrijving van de rekening afgebeeld

Per een bepaalde datum

Datuminstelling

Wanneer er niets wordt ingevuld, wordt de laatste stand van de debiteuren- of crediteurenrekening afgebeeld. Wanneer hier een datum wordt ingevuld wordt de situatie op die bepaalde datum weergegeven. Later gemaakte boekingen worden dan niet meegeteld. Deze optie kan daardoor gebruikt worden om de ouderdomsanalyse aan het eind van een maand of aan het eind van het jaar weer te geven.

DSO vermelding

Op beide overzichten wordt nu per debiteur of crediteur de DSO (Days Sales Outstanding) vermeld. Dit getal geeft een gemiddelde van het bedrag van de openstaande posten en het aantal dagen dat deze openstaan. Onderaan wordt de DSO van het complete overzicht vermeld.

De berekening is als volgt: aantal dagen openstaand * bedrag / totaal bedrag. Dus het volgende voorbeeld :

• Factuur 1: 30 dagen open. bedrag 50,-
• Factuur 2: 60 dagen open. bedrag 100,-
• DSO= (30*50 + 60*100) / 150 = 50 dagen

In formule : DSO = (bedrag * dagen_sinds_facturatie) gedeeld door (SOM(ABS(bedragen)))

Module Debiteuren/Crediteuren Commentaar

Er zijn twee mogelijkheden als de ouderdomsanalyse op het scherm staat afgebeeld :

• door te klikken op de regel waarop de debiteur zelf staat afgebeeld verschijnt een commentaarvenster, waarin bijvoorbeeld afspraken met de debiteur of crediteur kunnen worden vastgelegd. Dit commentaar werkt onafhankelijk van de facturen. Is er eenmaal commentaar vastgelegd, dan is dit zichtbaar door een '®' teken achter de regel.

• door te klikken op een factuurregel zelf verschijnt er een popup waarbij gekozen kan worden uit 10 verschillende redenen waarom deze factuur niet wordt voldaan.

Let op : op dit moment zijn er nog twee beperkingen :

• het afbeelden van de aanduiding 'commentaar' worden niet direct in het scherm bijgewerkt, maar komen pas de volgende keer als de ouderdomsanalyse wordt opgevraagd naar voren
• de redenen kunnen nog niet zelf worden ingesteld

Extra controle

Zowel op de sub-rekeningen als op de hoofdrekening zijn controles toegevoegd.

Indien er een verschil wordt geconstateerd komt er een venster met een verwijzing naar Oplossing 1002

In het venster staat ook een extra aanwijzing :

• Er is een verschil bij 'deb.naam/crd.naam' tussen het totaal van de facturen ('bedrag') en het totaal in de rekening ('bedrag')

òf

• Er is een verschil tussen het totaal van de subrekeningen ('bedrag') en het totaal in de hoofdrekening('bedrag')

Posten in de toekomst

Hoewel posten in de toekomst eigenlijk niet op een ouderdomsanalyse thuishoren (meestal zijn het invoerfouten) worden deze wel op de ouderdomsanalyse in de eerste kolom meegeteld. Dat geldt zowel voor de ouderdomsanalyse als de overschrijdingsanalyse. Voor de duidelijkheid wordt een uitroepteken achter het bedrag afgebeeld zodat ze makkelijk herkenbaar zijn.