Handleiding Inkoper Inkoop opdracht Meld goederen ontvangen

Meld goederen ontvangen

Met meld goederen ontvangen worden de artikelen die zijn binnengekomen van de leveranciers binnengeboekt door deze van de fase 'besteld' over te zetten naar de fase 'ontvangen'.

Meld goederen ontvangen kan op ordernummer of op leverancier geschieden.

Vervolgens worden de artikelen, waarvan een bestelling bij de leverancier loopt één voor één afgebeeld, waarbij de nog te ontvangen aantallen al bij 'ontvangen' worden afgebeeld.

Door middel van drie symbolen wordt aangegeven in de kolom 'Voorraad' wat er met deze artikelen moet gebeuren bij binnenkomst :

• een groene bal met daarachter 'voorr' geeft aan dat de artikelen in zijn geheel naar de voorraad/het magazijn gaan
• een gele bal met daarachter 'deel' geeft aan dat de artikelen gedeeltelijk naar voorraad gaan, maar een deel bestemd is voor een lopende verkooporder
• een rode bal met daarachter 'klant' geeft aan dat de artikelen geheel bestemd zijn voor lopende verkooporders

Op deze wijze kunnen op eenvoudige wijze binnengekomen artikelen die direct aan klanten geleverd moeten worden apart worden gehouden.

De artikelen worden op bestelcode van de leverancier afgebeeld, daar dit meestal ook de volgorde van de paklijst is. U geeft nu het aantal ontvangen in, waarbij een eventueel resterend aantal in backorder blijft staan.

De stuksprijs en regelprijs worden berekend aan de hand van de vastgelegde inkoopprijzen en kunnen eventueel worden gecorrigeerd.

Deze correctie heeft slechts invloed op de prijzen bij het fiatteren van de factuur en niet op de in het artikel zelf vastgelegde prijzen.

Herhaling van stappen

Er zijn twee methodes om een hele reeks orders achter elkaar te ontvangen :

• via het ordernummer : na het afwerken van een ordernummer kan opnieuw worden bepaald hoe de volgende orders moeten worden opgezocht en kan een nieuw ordernummer worden ingegeven.
• wanneer via de zoeklijst wordt gekozen kunnen meerdere orders tegelijk worden geselecteerd. Deze worden dan achter elkaar opgevraagd.

Wanneer etiketten printen ?

Etiketten kunnen vooraf of achteraf worden geprint, maar de beste en snelste methode is de volgende :

• Gebruik de pakbon om de artikelen ontvangen te melden en dan direct etiketten te printen.
• Door het plakken van etiketten wordt in feite de pakbon gecontroleerd.
• In 95 % van de gevallen zal de pakbon juist zijn en ben je direct klaar. Hou je etiketten over of je kom tekort, dan moet je even 'rondlijken' of er nog ergens iets 'zwerft' , contact opnemen met de leverancier en een correctie in de ontvangst maken.

Meer of minder ontvangen dan besteld

Het is mogelijk meer of minder goederen te ontvangen dan er besteld zijn. Blijven de artikelen in back-order staan, dan is het voldoende om het juiste aantal ontvangen aan te geven.

Vervalt de back-order of zijn er meer goederen ontvangen dan er besteld waren, dan kan ook besteld worden aangepast. Het systeem registreert deze coorrectie op de bestelling als een extra mutatie.

Als er meer goederen worden ontvangen dan er 'nog te ontvangen' waren verschijnt een waarschuwingsvenster met de boodschap 'U meldt meer goederen ontvangen dan er nog te ontvangen waren ! Is dit juist ?'.

Opties

Links onderaan in het scherm zit een in rood weergeven keuze 'Opties'. Door hierop te klikken verschijnt een keuzevenster

• Sorteer
• Kolommen
• Zet 'Nu ontvangen' op nul

Sorteer

Hiermee kan de volgorde van de gegevens op het scherm worden aangepast, zodat deze gelijk loopt met de volgorde van de paklijst van de leverancier.

Kolommen

Bij het ontvangen kan gekozen worden uit een aantal kolommen.

Zet 'Nu ontvangen' op nul

Normaal worden in het overzicht de aantallen 'nog te ontvangen' standaard vermeld. Wanneer slechts een paar regels van een totale order worden ontvangen is het gemakkelijker om de ontvangen aantallen in één keer op nul te zetten, zodat handmatig de wel ontvangen aantallen ingevoerd kunnen worden.