Handleiding Inkoper Leveranciers

Leveranciersgegevens

Voor het onderhoud van de gegevens wordt gebruik gemaakt van het volgende scherm :

Hieronder worden een aantal 'bijzondere' velden behandeld, de specificaties van de 'normale' velden kunt U achterin dit hand-boek vinden.

Zoeknaam

Leveranciers kunnen op vier manieren worden opgezocht in het pakket :

• zoeknaam
• relatienummer
• postcode
• flitszoeken

De zoeknaam en de postcode hoeven niet uniek te zijn, maar bij 'dubbel' gebruik wordt iedere keer een extra procedure doorlopen, waarin U aan het pakket kenbaar dient te maken met welke van de 'dubbele' gegevens U verder wilt gaan.

Wij adviseren U dan ook zoveel mogelijk het gebruik van unieke gegevens op dit punt.

Voor de zoeknaam mag U iedere willekeurige combinatie van maximaal 8 posities gebruiken, maar gebruikelijk is dat hiervoor de eerste 8 letters van de naam worden gebruikt, daar een aantal overzichten op deze zoeknaam worden gesorteerd.

Relatienummer

Het relatienummer is een uniek nummer. Het vormt de toegang tot de diverse bij elkaar horende adressen van één relatie, de 'Relatiekring'.

Deze methode wordt gebruikt om van één relatie meerdere bij elkaar behorende adressen vast te leggen, zoals Postbus-, Factuur- en Afleveradressen.

Door het invoeren van een bestaand relatienummer kunt U een nieuw adres aan de relatiekring toevoegen.

Bij het inbrengen van het relatienummer dient U er rekening mee te houden dat alle Adressen door de verschillende Merlijnpakketten in één bestand worden weggeschreven om doublures te voorkomen.

In de Merlijn Boekhouder kan (maar dit hoeft niet beslist) een auto-ma-tische koppeling tot stand worden gebracht tussen het relatienummer en de daar gebruikte rekeningen van de crediteuren en/of debiteuren. In deze situatie dient U vooraf te beslissen of U de relatie-nummers van de debiteuren en crediteuren door elkaar wilt laten lopen of dat U zelf een bepaalde serie voor beiden wenst te gebruiken.

Voor dit laatste dient U zelf het eerstvolgende vrije relatienummer binnen de reeks te bepalen, daar het pakket zelf altijd automatisch het eerst-volgende vrije nummer zal toekennen.

Crediteur

Voor het doorboeken van de facturen naar de Merlijn Boekhouder wordt de rekeningnaam van de crediteur in de Boekhouder ingevuld.

Adressoort

Indien U meerdere adressen invoert met hetzelfde relatienummer, worden deze adressen aan elkaar gekoppeld.

Per relatie kunnen op deze wijze verschillende soorten adressen (bij-voor-beeld Aflever- , Post-bus-- en Factuuradres) worden vastgelegd.

De adressoort wordt bepaald door de volgende letters:

• A=Afleveradres
• E=Extern factuuradres
• F=Factuuradres
• G=Int. Factuuradres
• I=Intern orderadres
• L=Leveranciersadres
• O=Orderbevestiging
• P=Postbusadres
• W=Winkeladres (uitsluitend voor gebruik met de 'Winkel modules Verkoper')

Binnen de Merlijn Inkoper wordt slechts het adres gebruikt dat U hier heeft ingevoerd.

Transport

Het bedrag waarboven U geen verzend- of administratiekosten hoeft te betalen.

Bij leveranciers, waarbij U altijd afleveringskosten dient te betalen vult U hier '-1' in en voor franco leveranciers '0'.

Inkoopprijzen: Bruto % Netto %

Per leverancier kunnen maximaal 10 verschillende groepen kortingen worden gespecificeerd.

Bij de inkoopartikelen wordt later vastgelegd tot welke kortingsgroep deze behoren.

Het voordeel van deze methode is dat, indien een korting op een bepaalde groep artikelen van een leverancier wijzigt, U slechts deze groepen hoeft aan te passen, waardoor alle inkoopprijzen direct worden herberekend zonder dat U deze per artikel hoeft aan te passen.

De percentages zijn verdeeld in een bruto % en een netto % :

• de bruto_korting wordt berekend over de basis inkoopprijs
• de netto-korting over de basis inkoopprijs minus de bruto korting

De % worden vastgelegd met een cijfer achter de komma.

Wanneer U een der groepen niet invult wordt de invoerprocedure beëindigd.

Voorbeeld
Uitgaande van een basis inkoopprijs van € 200,00 een bruto-percentage van 24,5% en een netto-percentage van 5% :

Omschrijving	Bedrag
Basisinkoop	200,00
Bruto % 24,5 %	49,00
	=======
	151,00
Netto 5 %	6,05
	=======
Netto inkoopprijs	144,95