Handleiding Inkoper Nieuws 9.8

Ouder nieuws

Nieuws over oudere versies is te vinden op :

• Release 9.7

Algemeen nieuws

In de rubriek Nieuws worden alle zaken vermeld waarop het pakket is verbeterd of is aangepast. Soms zijn dit algemene aanpassingen, maar soms hebben ze ook betrekking op een bepaalde module.

Handleiding

De verdere uitbouw van deze handleiding is één van de belangrijke punten van deze release. Deze is direct voor alle Merlijnpakketten beschikbaar.
Helaas is het herschrijven van alle handleidingen in deze vorm een enorme klus waaraan wij in 2006 reeds zijn begonnen en welke wij aan het eind van 2008 hopen af te ronden.

Een voordeel van deze methode is wel dat wekelijks nieuwe versies van de handleidingen voor de gebruiker beschikbaar zullen komen, zodat deze :

• actueel blijft
• stapsgewijs kan worden aangevuld

Suggesties over de verbetering of aanvullingen op deze handleiding kunnen gestuurd worden aan het speciale emailadres handleiding@merlijn.nl

De handleiding is op 2 juni 2008 om 9:00 uur voor het laatst aangepast. = Alle pakketten =

SLIM uitwisseling voor orders

Het SLIM-formaat is een nieuw uitwisselingsformaat voor orders tussen Merlijnpakketten onderling en andere pakketten.

Dat kan gebuikt worden voor :

• het exporteren van orders van de ene vestiging naar een andere vestiging
• het 'hergebruik' van orders, door deze eerst te exporteren dan weer te importeren
• uitwisseling van orders van de Inkoper --> Verkoper
• uitwisseling van orders van de Verkoper --> Inkoper
• inlezen van orders vanaf een website
• export van orders vanuit de Inkoper of Verkoper naar een website

Instellen van de uitwisselmap

Als er niets wordt ingesteld worden de orders weggeschreven en weer ingelezen in en uit een vaste map in de administratiemap. Deze map Merlijn SLIM is te vinden in de map Merlijn Documenten.

Er kan ook een andere map worden ingesteld door in de voorkeuren van het pakket Stel andere paden in te kiezen (zie aldaar voor een uitgebreide uitleg).

Exporteren

Onder de opdracht Exporteer / Speciale exportfuncties staan de mogelijkheden beschreven die het pakket heeft om orders te exporteren. De orders worden weggeschreven met het ordernummer en de naam waarop de order staat, waardoor zij eenvoudig terug te vinden zijn.

Importeren

Onder de opdracht Importeer staan de mogelijkheden beschreven die het pakket heeft om een order te importeren. Als een order is ingelezen wordt deze automatisch uit de uitwisselmap verwijderd.

Achtergrond printen verbeterd

Alle achtergronden die gebruikt kunnen worden in de verschillende pakketten worden nu ook in hogere resolutie afgebeeld, waardoor de kwaliteit sterk is verbeterd.

Vreemde tekens door plakken of importeren

Wanneer er vanuit een ander pakket door knippen en plakken informatie in Merlijn gezet wordt, kunnen deze velden soms voor de gebruiker onzichtbare tekens bevatten. Hierdoor kunnen gegevens soms niet worden teruggevonden omdat dan gezocht wordt naar gegevens zonder de onzichtbare tekens.

Bij het plakken van een gegeven via het plakbord in een tekstveld wordt nu altijd een filter toegepast. Wanneer tekens worden uitgefilterd verschijnt de waarschuwing 'Niet toegestane tekens zijn gefilterd'.

Bij importeren wordt het filter ook toegepast op tekstvelden.

Importeren bedragen

Bij het importeren van bedragen is een nieuw filter toegepast waardoor bedragen met of zonder komma of punt nu altijd op de juiste wijze in Merlijn worden ingelezen.

Toetscombinaties voor raadplegen online handleiding

Op de recente Apple Keyboard ontbreekt de help -toets; In deze release zijn een aantal toetscombinaties toegevoegd.

Zie Handleiding Toetsenbord voor verdere informatie.

Startpunt handleiding

Wanneer het pakket in ruststand was (Kies nieuwe opdracht), dan werd bij het gebruik van de helptoets naar de bladzijde van de laatst gebuikte opdracht gegaan. Dit kon soms verwarring geven. Het pakket gaat nu bij ruststand naar de startpagina van de handleiding.

Boodschap "1 SCHRIJF BLOKTEKST"

Als meerdere gebruikers precies tegelijk 'teksten' wegschreven kon het besturingssysteem dit niet goed afhandelen en kon bovenstaande boodschap verschijnen. Door een herstel te draaien werd dit wel opgelost, maar het was een storende situatie. Er wordt nu een andere procedure gevolgd, waardoor dit niet meer mag voorkomen.

Pakket Info

In de menubalk is onder de naam van het pakket, bij voorbeeld 'Verkoper', informatie op te vragen via de opdracht: 'Over de ...'. De informatie is nu in vier tabbladen beschikbaar. Voor de gebruiker overbodige informatie is verwijderd.

Klokje rond

De datum van vandaag voor onder andere de mutaties was de opstartdatum van het pakket. Voor zeer ijverige werknemers en de serverversies die dag en nacht actief blijven wordt de datum nu automatisch aangepast.

Automatische update werkt niet altijd

Module Toegangspad

In systeem 10.4 van Apple is een wijziging doorgevoerd, waardoor onze automatische update met pakketnamen langer dan 17 posities niet meer werkten. Dit is verholpen door een geheel nieuwe procedure toe te voegen.

Voorkeuren voor iedereen bereikbaar

Module Toegangscodes

Onder 9.7 waren de voorkeuren voor iedereen bereikbaar en konden niet worden geblokkeerd. Dat kon leiden tot ongewenste aanpassingen. In deze release kunnen de voorkeuren via de Toegangscodeur worden geblokkeerd.

Stuiverafronding via voorkeur uitschakelbaar

Module Exclusief/inclusief

Gebruikers van deze module hebben nu de mogelijkheid om via een voorkeur de afronding op inclusief BTW prijzen in of uit te schakelen. Door een nieuwe procedure worden de prijzen op de juiste wijze berekend.

= Inkoper Nieuws =

Flitszoeken uitgebreid

Het flitszoeken is uitgebreid, zodat er bij de adressen nu ook gezocht kan worden op :

• Adres
• Plaatsnaam

Bij artikel is het flitszoeken uitgebreid met :

• Artikelcode
• Groepsomschrijving
• Eancode

Order dupliceren

Order dupliceren is standaard toegevoegd aan het pakket. Met deze nieuwe opdracht kan een bestaande order worden gedupliceerd, waardoor gelijksoortige orders veel sneller ingevoerd kunnen worden.

Pop-up verdwenen bij artikelzoekgegeven

Indien in het oude pakket 9.7 de voorkeur voor het verschijnen van de pop-up was uitgezet bleef deze in het nieuwe pakket ook uitstaan. Maar omdat dit in 9.7 geen voorkeur meer was kon deze niet opnieuw worden ingeschakeld. Dit is aangepast door de pop-up nu altijd te laten verschijnen.

Voorraad op nul stellen

Het is nu mogelijk, voor speciale toepassingen, om de voorraad op nul te zetten.

Hiervoor is onder Controleer verkoopartikelen een nieuwe keuze toegevoegd.

Barcode-etiketten printen

Tot nu maakten de etiketten gebruik van de speciale lettertypes 'N Helvetica Narrow' en 'Helvetica'. Waren beide lettertypes niet aanwezig dan werd automatisch een vervangend lettertype gebruikt. Welk lettertype dan gebruikt werd was afhankelijk van de dan wel aanwezige lettertypes. Hierdoor werden de etiketten soms niet goed afgedrukt. Om dat te voorkomen worden nu standaard het lettertype 'Arial' gebruikt.

Print etiketten van ontvangen artikelen

Bij het achteraf printen van etiketten van ontvangen artikelen wordt de laatst ingesteld artikelselectie gebruikt.

Om het wat duidelijker te maken voor de gebruiker wordt nu het algemene artikelselectievenster getoond bij het printen van etiketten van ontvangen artikelen. Hierbij moet wel opgelet worden dat een bestaande artikelselectie wordt overgenomen. Om alle artikelen te printen moet deze selectie uitgezet worden.

Negatief aantal bij te bestellen

Wanneer in de Inkoper bij 'meld te bestellen' bij artikelen met meerdere leveranciers een negatief aantal te bestellen werd ingegeven verscheen een spinning beachball en bleef het systeem hangen. Dit probleem is verholpen.

Besteladvieslijst geen vervallen artikelen meer vermeld

Op de besteladvieslijst worden nu artikelen die vervallen zijn en daardoor niet meer besteld kunnen worden weggelaten.

Print bestelbrief: Boodschap "Order xxxx is definitief."

Op verzoek is de boodschap gewijzigd naar "Order xxxx heeft geen gegevens in de selectie.".

Bestelbrief van definitieve order

Tot op heden kon geen bestelbrief meer worden geprint van een definitieve order. Dit is nu wel mogelijk.

Waarschuwing verwijderd

Bij voer inkooporder in verscheen bij het inlezen van de besteladvieslijst de waarschuwing 'dit artikel is vervallen en wordt niet meegenomen'. Bij hele reeksen vervallen artikelen was dit vervelend en de boodschap is daarom verwijderd.

Aparte ingangen voor herwaardering en inventarisatie

Voor de herwaardering en de inventarisatie zijn nu twee nieuwe ingangen in de Algemene Rekeningentabel toegevoegd :

• de herwaardering ivm de verwijzing van de vaste verrekenprijs krijgt een vaste ingang in de algemene tabel : ingang 591
• de afboekingen via het inventarispakket krijgt eveneens een aparte ingang (592)

Boodschap bij meer ontvangen dan besteld

Als er meer goederen worden ontvangen dan er 'nog te ontvangen' waren verschijnt een waarschuwingsvenster met de boodschap 'U meldt meer goederen ontvangen dan er nog te ontvangen waren ! Is dit juist ?'.

Boodschap bij meer gefactureerd dan ontvangen

De Inkoper geeft een melding wanneer een factuur ontvangen wordt gemeld (op regelniveau) en de goederen op de regel nog niet zijn ingeboekt. De boodschap mag met een OK genegeerd of "overruled" worden, wanneer "buiten het systeem om" is gecontroleerd of de goederen wel zijn binnengekomen. Hiermee wordt voorkomen dat facturen worden ingeboekt (en betaald) voor goederen die niet zijn ontvangen (manco of anders).

Regelafstand op bestelbrief

Er is een nieuwe Mertag in gebruik genomen, waarmee de regelafstand in de herinneringen kan worden ingesteld, los van de letterhoogte en lettertype :

• <MERTAG OMSCHR=REGELAFSTAND10>, waarbij 10 variabel is.

Jaarafsluiting of opschoning en Kassa

Wanneer Kassa's zijn aangesloten dienen eerst de mutaties volledig verwerkt te zijn voordat de jaaraflsuiting mag worden gedraaid. In de handleiding is hiervoor een waarschuwing opgenomen.

Stuiverafronding via voorkeur uitschakelbaar

Module Exclusief/inclusief

Gebruikers van deze module hebben nu de mogelijkheid om via een voorkeur de afronding op inclusief BTW prijzen in of uit te schakelen. Door een nieuwe procedure worden de prijzen op de juiste wijze berekend.

Doorboeken Kassabonnen per stuk

Module Kassa-communicatie

Er zijn twee manieren van doorboeken van kassabonnen naar de Boekhouder. Het doorboeken per bon was zeer traag, zo traag zelfs dat leek of het systeem hing. Deze procedure is nu geheel herschreven en nu zeer snel geworden.

Importeer Kassabonnen

Module Kassa-communicatie

De koppen zijn goed uitgelijnd. Verder is 'Transacties' vervangen door 'Laatste bon'.

Kassacommunicatie-overzicht verbeterd

Module Kassacommunicatie

Het kassacommunicatie-overzicht is beter uitgelijnd en de vermelde velden zijn verduidelijkt.

Kassacommunicatie werkte niet altijd in één keer

Module Kassacommunicatie

Bij het gebruik van meerdere kassa's in één vestiging werden niet alle kassamutaties in één keer doorgegeven aan de beheerder (Inkoper, Verkoper of Kassabeheerder). Bij een tweede keer communicatie kwamen deze wel door. Dit punt is verbeterd.

Andere scheidingstekens

Module Externe Artikelen

Bij het inlezen van externe artikelen konden in het N-document als scheidingsteken worden gebruikt:

• TAB
• KOMMA
• PUNTKOMMA

Nu is het mogelijk om ieder gewenst teken als scheidingsteken te gebruiken door de in het N-document geen scheidingsteken aan te geven. Bij het inlezen verschijnt dan automatisch een extra keuzevenster waarin het scheidingsteken kan worden ingegeven.

Web zoekboom werd niet altijd geëxporteerd

Module Web Zoeken

Wanneer er ook afbeeldingen naar het Web werden overgezet werden wijzigingen in de zoekboom niet altijd meegenomen. Dit is aangepast.

Web Vullen gewijzigde procedure voor afbeeldingen

Module Web Vullen

De procedure voor het vervangen van een afbeelding is gewijzigd. Stel er wordt een plaatje toegevoegd aan artikel 20001 :

• de map "/WebBeheer/afb1/20001/" wordt naar de prullemand verplaatst
• een nieuwe map "/WebBeheer/afb1/20001/" wordt aangemaakt
• de nieuwe afbeelding wordt daarin gezet

Hierdoor komt er in iedere map maar 1 afbeelding te staan bij een wijziging, ook al had de afbeelding eerder een andere naam.

Foutboodschap bij volledig artikeloverzicht

Module Web Beheer

Wanneer een volledig artikeloverzicht werd opgevraagd verscheen er een foutboodschap. Dit is aangepast.

Artikelgroepsomschrijving naar web

Module Web Vullen

Aan de export voor de website is nu een nieuwe tabel toegevoegd voor de artikelomschrijvingen.

De groeptabel bestaat uit de kolommen :

• Groepnummer
• Groepsomschrijving

Doorboekmatrix

Module Doorboekmatrix

De layout van de doorboekmatrix is aangepast zodat deze ook met proportionele lettertypes goed wordt weergegeven.

Interfiliaallijst

Module Samengestelde artikelen

Op de interfiliaallijst wordt nu ook de artikelomschrijving afgebeeld voor een betere visuele controle.

Importformaat Five4U

Module Externe Artikelen

Het speciale importformaat van Five4U is op verzoek van deze gewijzigd. Alle gebruikers hebben hiervoor een nieuw 'N-document' van ons ontvangen.

Doorboekmatrix en Kassa

Module Doorboekmatrix

Bij het doorboeken van de kassa-mutaties werd geen gebruik gemaakt van de doorboekmatrix, waardoor de kassamutaties op een verkeerde opbrengstrekening konden komen te staan. Alle kassa-mutaties worden nu op ingang 'A' van de doorboekmatrix doorgeboekt.

Offerte werd meegeteld in besteld

Module Voorraad Centraal

Bij combinatie van de modules 'Voorraad Centraal' en 'Offertes' werd de offerte (Verkoper) onbedoeld meegeteld bij 'besteld'. Dit is aangepast.

Boekenbranche

Module Boekenbranche

Voor de Boekbranche is een nieuwe voorziening beschikbaar, die o.a. de CBC-codes en bindcode toevoegt en de gegevens van het bronboekbestand kan inlezen.

Kappersbranche

Module Kappersbranche

Voor de Kappersbranche is een nieuwe voorziening beschikbaar, die een klantkaart toevoegt.