Handleiding Inventaris Achtergrond en opzet

Achtergrond

Het pakket Inventaris is ontworpen om snel en efficiënt een inventarisatie te maken van een of meerdere magazijnen en winkels, terwijl de dagelijkse gang van zaken zo kort mogelijk onderbroken wordt.

Om dit te bereiken kan een magazijn in meerdere delen verdeeld worden met voor ieder deel een eigen tellijst, zodat er met diverse personen/ploegen tegelijk kan worden geteld, terwijl er toch één complete tellijst wordt gemaakt.

Opzet

Aan het begin van de cyclus wordt er vanuit de normale voorraad een momentopname gemaakt, die wordt 'bevroren'. Door het magazijn in verschillende delen te verdelen en voor ieder deel een aparte tellijst aan te maken is het mogelijk om het deel van het magazijn dat geteld is direct weer voor de normale werkzaamheden vrij te geven.

De tellijsten worden vervolgens samengevoegd tot één totaaltellijst en vergeleken met de 'bevroren' voorraad aan het begin van de inventarisatie. Op deze wijze kunnen verschillen tussen de administratieve voorraad en de tellijsten worden weergegeven. Hierna kunnen de verschillen verder uitgezocht worden en fouten hersteld worden (verkeerd geteld, delen van het magazijn overgeslagen, dubbel geteld enz).

De normale dagelijkse werkzaamheden kunnen in deze fase normaal plaatsvinden.

Pas nadat de verschillen definitief zijn vastgesteld worden deze via de Verkoper in de voorraad verwerkt. Hiervoor wordt een speciale soort voorraadmutaties gebruikt, zodat de mutaties later gemakkelijk kunnen worden teruggevonden. Tenslotte worden vanuit de Verkoper de bijbehorende financiële mutaties aangemaakt, zodat de voorraadwaarde van de Inkoper/Verkoper en de Boekhouder weer gelijk lopen.