Handleiding Kassa Transacties opdracht Maak de kas op

Maak de kas op

Met Maak de kas op wordt aan het einde van de dag (of periode) de kas opgemaakt en worden de in de kassa-lade aanwezige bedragen vergeleken met de bedragen zoals deze in het systeem zijn vastgelegd bij het aanmaken van de bonnen.

Het systeem berekent aan de hand van een van te voren ingegeven bedrag welke bedragen het beste uit de kas kunnen worden gehaald om weer aan het startbedrag van de volgende dag te komen. Hierbij wordt het kleinere wisselgeld zoveel mogelijk in kas gehouden.

Periode bepalen

De opdracht is beveiligd met een toegangscode’ (nummer 274, zie uw overzicht met toegangscodes) om te verhinderen dat onbevoegden in de kas kunnen kijken.

• de Kasopmaak kan dagelijks gedaan worden, per periode, per tijd of van een reeks bonnummers.
• bij de instelling datum t/m, moet de datum als volgt worden ingegeven: ddmmjj zonder streepjes ertussen.
• de tijd moet worden ingegeven worden als uu:mm dus twee cijfers, een dubbele punt en dan weer twee cijfers, bijvoorbeeld ,12:34
• wanneer U de Kasopmaak van een andere periode wilt moet U (selecteer periode) deze handmatig wijzigen.
• vanaf bon, wordt automatisch ingegeven vanaf de laatste kasopmaak.
• indien de selectie afwijkend is van de dagelijkse Kasopmaak, dient U altijd vanaf bonnummer 1 in te geven.

• Voor de kasopmaak wordt eerst een personeelslid opgevraagd.
• Selecteer een personeelslid en geef 'Ok'.
• Direct hierna wordt de kassa-lade geopend zodat de inhoud kan worden geteld

Tellen inhoud lade

• in het bovenstaande scherm geeft U in de kolom Aantal het aantal munten en papiergeld in, waarbij het pakket automatisch de totaalwaarde hiervan in de kolom Totaal berekent
• in de kolom Subtotaal wordt het totaal van de munten en het papiergeld afgebeeld
• in de kolom In kas laten staan de aantallen munten en papiergeld vermeld die nodig zijn om de volgende dag met de juiste kasinhoud te kunnen starten
• in de kolom Uit kas halen staat weer vermeld welke aantallen U juist wel  uit de kas moet halen om hieraan te voldoen
• het bedrag wat in kas moet blijven kunt U éénmalig onderin het scherm invoeren bij In kas houden.  Dit is het maximum bedrag dat in kas mag blijven en het systeem probeert dat te benaderen door telkens de grootste valuta uit de kas te halen totdat deze grens is bereikt
• indien U geen bedrag in de kas wilt laten, komt alles in de kolom ‘Uit kas halen’ te staan.
• het totaal van de getelde munten, papier en cheques is zichtbaar bij ‘Totaal kaswaarde’

Corrigeren verschillen

De door het systeem aan de hand van de kassabonnen berekende bedragen worden vermeld onder de kolom Systeem, de door de gebruiker getelde bedragen onder Handmatig. Mocht er een verschil tussen beide zijn, dan wordt dit in de kolom Verschil weergegeven.

U kunt nu onder Handmatig de werkelijke bedragen ingeven, alleen zal het totaal altijd gelijk moeten zijn aan de door het systeem getelde bedragen. Kasverschillen of een kasoverschot dienen daarom altijd te worden ingegeven. Het bedrag aan contant geld kan niet direct worden gecorrigeerd, maar wordt gecorrigeerd bij het ingeven van het munt- of papiergeld.

Een kasopmaak kan pas worden afgesloten als bij Verschil contanten 0,00 staat aangegeven.

Overige betaalmiddelen

Na het ingeven van de contanten kunnen de overige betaalmiddelen worden ingegeven. Hierbij geldt hetzelfde als voor de contanten: het systeem geeft de berekende bedragen bij Systeem' aan en U kunt deze aanpassen bij Handmatig.

Ook hierbij geldt dat de kasopmaak pas kan worden afgesloten als er geen verschil in het totaal betalingsmiddelen meer is.

• Vorige kasopmaak wordt automatisch afgebeeld, hier kunt u niets wijzigen.
• Kasuitgave wordt automatisch afgebeeld, en in mindering gebracht van de totaal getelde omzet.
• Alle betaalmiddelen Kaswaarde of géén Kaswaarde worden automatisch afgebeeld.
• Werkelijke omzet zijn de totaal verkochte producten.
• In Kas houden / Uit kas halen, hier wordt een bedrag van 500,00 €standaard door Merlijn ingesteld.

Afsluiten kasopmaak

De kasopmaak kan pas worden afgesloten indien er geen onverantwoorde kasverschillen meer zijn. Is dit wel het geval dan zult U deze eerst moeten verantwoorden.

Bij het afsluiten wordt de kasopmaakstaat op de bonprinter of een normale printer uitgeprint en worden automatisch de juiste mutaties weggeschreven, inclusief de aangegeven kasverschillen.

Als U uit de knoppenbalk ‘STOP’ kiest, verschijnt er een venster met de vraag:

‘Wilt U de wijzigingen bewaren?’

• Annuleer -> terugkeren naar het kasopmaakoverzicht
• Nee -> Wijzigingen worden niet bewaard
• Ja -> Wijzigingen worden bewaard en het kasopmaakoverzicht wordt geprint.

Als U uit de knoppenbalk BEWAAR kiest of Apple toets+S, wordt de kasopmaak bewaard, en zonder verdere vragen geprint.

Nog niet verantwoord kasverschil

Indien er een Kasverschil is en U probeert de Kasopmaak op te slaan verschijnt de boodschap:

OK geven en eerst het verschil verantwoorden.

Wijzigen : "in de kas houden"

Bij oplevering van het pakket is het bedrag dat in kas 'blijft' 150 euro. Dit kan door de gebruiker zelf worden gewijzigd.

• Geef het bedrag in wat u in de kas wilt houden geef nu een ENTER.

• In dit venster geeft u de toegangscode ‘in (nummer 139, zie uw overzicht met toegangscodes)’ en daarna een OK of ENTER.
• U keert terug naar de Kasopmaak.

• Nu wordt afgebeeld bij Omschr. geldmiddel hoeveel In de kas blijft aan contanten en hoeveel er afgestort moet worden.
• Nu kunt u zien bij Blijft over  wat er daadwerkelijk in de kassa blijft.

• Door het kasverschil kunt u dit niet bewaren en alléén voor Nee of Annuleer kiezen.

Zelf bepalen wat in kas blijft

Wilt U het systeem niet automatisch laten bepalen wat in kas blijft?

Zet het bedrag dat 'in kas moet blijven' op nul met de bovenstaande procedure en begin de dag met een kasstorting (Z-tansactie Kasstorting). Hierbij kan zelf bepaald worden wat er die dag in kas wordt gestort.

Veel voorkomende fouten

Pinnen en Contant per ongeluk omgedraaid

Een vaak voorkomende fout is het verwisselen van contant en pinnen.

Dit kan op de volgende manieren worden gecorrigeerd:

• via de kasopmaak: vul bij 'geteld het juiste bedrag aan pinnen in en bij xxx het juiste bedrag aan contant. Hiervoor worden beide bedragen aangepast en ontstaat er geen kasverschil
• via een Z-transactie. Zie hiervoor de Z-Transacties.