Handleiding Verhuur Artikelgegevens

Algemeen

Dit hoofdstuk is een aanvulling op de normale handleiding voor het artikelonderhoud en beschrijft de onderdelen die voor het verhuur van belang zijn.

Onderhoud van de artikelgegevens

Naast de standaard artikelgegevens die al in de Verkoper aanwezig zijn zijn er voor de Verhuurder een aantal aanvullende artikelgegevens nodig.

Verhuurartikel

Bij Verhuurartikel wordt aangegeven of een artikel verhuurd kan worden of niet. Op het planscherm verschijnen uitsluitend artikelen met dit kenmerk op 'J".

Ruimte

Een ruimte is een bijzonder artikel. Een ruimte kan andere artikelen bevatten, die samen met de ruimte worden verhuurd en daar deel van uitmaken. Dat kunnen op zich weer unieke artikelen zijn of artikelen waarvan er meerdere stuks zijn.

Per stuk belastenMet Per stuk belaste wordt aangegeven dat van een verhuurartikel niet de tijd bepalend is voor de doorbelasting, maar het aantal stuks, ongeacht de tijdsduur. Een voorbeeld zijn bijvoorbeeld stoelen, die berekend worden per keer.

In pand

In pand is een voorraadrubriek, waarmee wordt aangegeven hoeveel stuks van een niet-uniek verhuurartikel in het pand aanwezig zijn, bijvoorbeeld het aantal bekkens. Als een artikel deel uitmaakt van een vaste ruimte wordt deze normaal meegeteld. Het systeem houdt aan de hand van de samenstelling van de ruimtes zelf bij hoeveel stuks hiervan in de ruimtes zelf aanwezig zijn en beeldt dit af in het veld ' In ruimte'.

Kenmerken verhuurartikel

Met Kenmerken verhuurartikel kunnen een aantal kenmerken van het artikel worden aangegeven. Deze tabel is door de gebruiker zelf te onderhouden (Artikelen / Wijzig tabellen / Kenmerken verhuurartikelen). Er zijn maximaal 50 verschillende kenmerken mogelijk.

Minimale huurperiode

De minimale aantal tijdsduur waarin dit artikel verhuurbaar is in basistijdseenheden. Is de basiseenheid 1 uur, dan geeft 2 aan dat '2 uur' de kleinste eenheid is die gepland kan worden.

Maximale huurperiode

De maximale tijdsduur waarin dit artikel verhuurbaar is in basistijdseenheden. Is de basistijdseenheid 1 uur, dan geeft 5 aan dat '5 uur' de grootste eenheid is die gepland kan worden. Als het aantal op nul staat betekent geen beperking, dua onbeperkt.

Standaard huurperiode

De standaard tijdsduur waarin dit artikel wordt verhuurd in basistijdseenheden. '3' bij een basistijdseenheid van 1 uur geeft dan aan dat alleen in blokken van minimaal3 uur verhuurd mag worden.

Stapgrootte blok

De stapgrootte geeft het aantal basiseenheden aan waarmee het verhuurblok kan worden uitgebreid. Als het verhuurblok bijvoorbeeld in stappen van 1 uur worden uitgebreid, dan staat hier 1 ingevuld.

Opbouwtijd

De opbouwtijd direct voorafgaand aan de huurperiode in minuten. De opbouwtijd moet altijd een veelvoud van 15 minuten zijn, dus 0. 15, 30 enz Van de de afbouwtijd kan worden afgeweken bij het plannen.

Afbouwtijd

De afbouwtijd direct na de huurperiode in minuten. De afbouwtijd moet altijd een veelvoud van 15 minuten zijn, dus 0. 15, 30 enz Van de de afbouwtijd kan worden afgeweken bij het plannen.

Serienummer

Indien het een uniek artikel is kan er een serienummer vastgelegd worden.

Uniek

Uniek is een Ja/Nee vraag die aangeeft of het artikel een uniek item is, of een artikel waarvan voorraad wordt gehouden. Unieke artikelen kunnen slechts één keer definitief worden ingepland, niet unieke artikelen meerdere malen.

Basistijdeenheid

De Basistijdeenheid geeft aan in welke eenheden binnen een huurperiode gerekend wordt. Voor de toekomst is rekening gehouden dat deze eenheid anders kan zijn dan 1 uur, bijvoorbeeld een minuut/kwartier/half uur/uur /dag/maand enz.

Alle andere eenheden zijn altijd veelvouden van deze basiseenheid, dus bijvoorbeeld, 3 uur, 4 uur enz, maar geen 3,5 uur.

Via een pop-up kunnen de volgende eenheden worden gekozen:

• 1 = uur
• 2 = dag
• 3 = week
• 4 = maand
• 5 = kwartaal
• 6 = jaar

Locatie-aaanduiding

In de Locatie-aanduiding kan de locatie van de ruimte worden vastgelegd, bijvoorbeeld voor het later gebruik in plattegronden.

Status

De status geeft aan of een uniek artikel op dat moment verhuurd kan worden:

• verhuurbaar
• vermist
• afgevoerd

Op dit ogenblik wordt nog niets verder gedaan met dit veld.

Oppervlakte

In m2 met 2 cijfers achter de komma.

Extra omschrijving

De extra omschrijving is een tekstblok met aanvullende informatie over het verhuurartikel.

Groepering

Groepering is een extra mogelijkheid om een aantal verhuurartikelen bijeen te houden op de planning en deze in/uit te laten klappen. Zo kunnen de drumruimtes tot één regel worden samengevoegd of per stuk worden bekeken. Deze voorziening wordt op dit moment nog niet gebruikt.

Afbeelding

Afbeelding is een verwijzing naar een afbeelding, die dan bij het artikel kan worden afgebeeld. Deze is op dit moment nog niet verder in gebruik.

NewHer ruimte

Een extra veld dat gebuikt wordt om de de ruimte-ID aan te geven indien NewHer niet om kan gaan met onze artikelcodes voor de ruimtes. Mogelijk is dit veld overbodig.

Type

Type is een nadere aanduiding van het verhuurartikel, bijvoorbeeld ruimte/instrument/versterker enz

Revisie

Revisie kan gebruikt worden om een bepaalde revisie aan te geven als er meerder soortgelijke artikelen zijn, dia alleen in detail van elkaar verschillen.

Datumblok

Het datumblok bestaat uit een 6-tal door de gebruiker zelf in te vullen data, bijvoorbeeld voor:

• laatste inspectie
• laatste schoonmaak
• laatste revisie

Inhoud van een ruimte

In de artikelkaart van een ruimte wordt ook bijgehouden wat er in die ruimte staat (zie ook het kopje 'Inhoud' bij de extra artikelgegevens).

Per ruimte wordt daarom en tabel van de inhoud bijgehouden, waarop zowel unieke artikelen als artikelen uit voorraad worden genoteerd. Deze tabel wordt vanuit de artikelkaart onderhouden (Verkoper/wijzig artikel). Aan de tabel kunnen artikelen worden toegevoegd of verwijderd. Het toevoegen geschied door een artikel op te zoeken (via één van de gebruikelijke zoekmethodes) en een aantal in te geven.

Unieke artikelen krijgen dan direct een aanduiding op de lijst 'te verhuren artikelen' dat ze verhuurd zijn, bij artikelen op voorraad wordt de verhuurbare voorraad direct verminderd met dit aantal. Ook verhuurartikelen die verhuurd zijn blijven op de lijst staan met een voorraad nul of negatief. Hierdoor is het wel mogelijk om de verdere gegevens van een artikel op te vragen (onder andere de lopende order(s)).

Wordt iets uit de wordt vervangen of afgevoerd, dan wordt hij automatisch weer aan de vrij verhuurbare voorraad toegevoegd. In deze opzet kan de technische dienst ook als 'ruimte' worden beschouwd, waarheen verhuurartikelen die 'vrij' zijn gekomen uit een ruimte kunnen worden verplaatst.