Handleiding Verkoper Groepen opdracht Wijzig groepen

Wijzig groepen

De opdracht Wijzig groepen wordt gebruikt voor het onderhoud van de artikelgroepen.

Een artikel behoort altijd tot één van de 999 artikelgroepen. Bij de invoer van een artikel wordt daarom via een Merlijn pop-up de artikelgroep opgevraagd, waarbij alle artikelgroepen waarvan de omschrijving is ingevuld afgebeeld zullen worden.

De artikelgroep wordt verder op diverse plaatsten in het pakket gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende groepen artikelen. Het is dan ook van belang dat van het begin af een goede indeling van deze artikelgroepen wordt gemaakt. Er zijn 250 artikelgroepen totaal, waardoor er ruimte is de artikelgroepen uiteen te houden, waardoor later nieuwe artikelgroepen nog op een logische plaats kunnen worden toegevoegd.

Een voorbeeld:

• de groep Hardware loopt van artikelgroep 10 - 29
  • 10 = computers
  • 15 = printers
  • 18 = harddisks
• de groep Software loopt van 30-50
  • 31 = Merlijnpakketten
  • 35 = tekstverwerkers

Hou dus direct 'ruimte' in e tabellen, dat voorkomt later 'schuiven'. Op deze wijze kunnen later nog groepen worden tussengevoegd op een logische plaats.

Verder is het verstandig de groepen boven de 900 niet direct te gebruiken, maar te reserveren voor bijzondere artikelgroepen, zoals uitverkoop of om artikelen tijdelijk te 'parkeren' bij het inlezen van artikelbestanden van buitenaf.

Btw-hoog en btw-laag

Om later een splitsing te kunnen maken in de Boekhouder met de btw-aangifte gesplitst in btw-hoog en btw-laag moeten binnen één artikelgroep alleen artikelen met btw-hoog of btw-laag worden opgenomen. Komen in een bepaalde groep artikelen zowel artikelen met btw-hoog als btw-laag voor, splits deze dan uit in twee verschillende artikelgroepen.

Wat wordt vastgelegd

Van een artikelgroep worden een aantal velden vastgelegd :

• Nummer
• Omschrijving
• Voorraad
• Kostprijs verkopen
• Opbrengst met BTW
• Opbrengst géén BTW
• Voorraad herwaardering

Onderhoud

Bij het invoeren van de verschillende boekhoudrekeningen geldt de volgende regel: als er voor artikelen op een factuur verschillende rekeningen worden gebruikt, worden er verschillende boekingen aangemaakt. Zijn er artikelen met verschillende artikelgroepen met dezelfde boekhoudrekeningen, dan worden deze bij elkaar opgeteld, zodat er één boeking wordt aangemaakt.

Tip: gebruik voor de groepen veelal logische commerciële groepering, maar beperkt het aantal rekeningen waarop wordt doorgeboekt naar de Boekhouder. Hierdoor kunnen omzetstatistieken binnen de Verkoper zeer gedetailleerd per artikelgroep worden opgevraagd terwijl de Boekhouder zich beperkt tot de grotere lijnen. Gebruik daarom voor een aantal artikelgroepen dezelfde grootboekrekening.

Waneer een omschrijving of grootboekrekening wordt gewijzigd geldt dat vanaf dat moment voor alle artikelen die tot deze artikelgroep behoren.

Nummer

Het nummer van de artikelgroep wordt door het systeem toegekend en kan niet worden gewijzigd. Bij de invoer van een artikel wordt het artikel door dit nummer altijd aan één artikelgroep toegekend.

Omschrijving

De omschrijving van de artikelgroep. Deze omschrijving wordt op diverse overzichten en bij het onderhoud van artikelen gebruikt.

Voorraad

De rekening van de voorraad in de Boekhouder. Hierop worden de binnenkomende artikelen geboekt en wordt de voorraad bij verkoop weer van afgeschreven zodat deze rekening altijd de waarde van de voorraad weergeeft.

Per artikelgroep kan een aparte grootboekrekening worden gebruikt, maar gebruikelijker is om de voorraad te beperken tot een klein aantal verschillende voorraadrekeningen, bijvoorbeeld voor ieder magazijn afzonderlijk.

Vul daarom bij dit veld veelal dezelfde voorraadrekening in, waardoor de voorrad in de Boekhouder automatisch op én beperkt aantal grootboekrekeningen wordt geboekt.

Kostprijs verkopen

De rekening van de kostprijs verkopen in de Boekhouder. Ieder artikel heeft een kostprijs, die in het veld 'vaste verrekenprijs' wordt vastgelegd. Wanneer dit artikel wordt verkocht wordt er een boeking 'kostprijs verkopen' tegenover 'voorraad' aangemaakt met als bedrag de 'vaste verrekenprijs'. Staat de vaste verrekenprijs van het artikel op nul, dan zal er ook geen boeking voor de Boekhouder worden aangemaakt.

Opbrengst met BTW

Bij opbrengst met BTW wordt de normale opbrengstrekening ingevoerd voor leveringen met BTW in Nederland.

Opbrengst géén BTW

Bij opbrengst géén BTW wordt de normale opbrengstrekening ingevoerd voor leveringen zonder BTW aan het buitenland. Zijn er geen btw-vrije leveringen aan het buitenland, dan kan hier dezelfde grootboekrekening ingevuld worden als bij 'Opbrengst met btw'.

Worden er wel btw-vrije leveringen aan het buitenland verricht dan moet hier wel een aparte grootboekrekening worden ingevuld om de btw-aangifte in de Boekhouder goed te laten verlopen.

Voorraad herwaardering

De rekening die bij Voorraad herwaardering is ingevuld wordt gebruikt om de boeking die bij een herwaardering van de Voorraad hoort aan de Boekhouder te kunnen doorgegeven. Dit is de boeking 'voorraad' aan 'herwaardering voorraad' (of andersom als de voorraad in waarde verminderd).

Een herwaardering zorgt ervoor dat de waarde van de voorraad herzien wordt van de oude 'vaste verrekenprijs' naar de nieuwe 'vaste verrekenprijs'. Het aantal stuks dat op plankvoorraad ligt wordt dan tegen het verschil tussen de oude en nieuwe vaste verrekenprijs op deze rekening geboekt.

Hierdoor is er altijd een aansluiting tussen de financiële waarde van de artikelen en de inventariswardelijst van de Inkoper en Verkoper.

Kopertoeslag

Module Artikelgroeptoeslagen

Bij deze module is er een extra kolom aan de artikelgroepen toegevoegd : Kopertoeslag. Hierin kan een percentage met 2 cijfers achter de komma worden ingevuld.

Bij het maken van een orderregel van een artikel met deze Artikelgroep wordt automatisch de vermelde toeslag in rekening gebracht op de regelprijs.