Handleiding Verkoper Nieuws 9.8

Ouder nieuws

Nieuws over oudere versies is te vinden op :

• Release 9.7

Algemeen nieuws

In de rubriek Nieuws worden alle zaken vermeld waarop het pakket is verbeterd of is aangepast. Soms zijn dit algemene aanpassingen, maar soms hebben ze ook betrekking op een bepaalde module.

Handleiding

De verdere uitbouw van deze handleiding is één van de belangrijke punten van deze release. Deze is direct voor alle Merlijnpakketten beschikbaar.
Helaas is het herschrijven van alle handleidingen in deze vorm een enorme klus waaraan wij in 2006 reeds zijn begonnen en welke wij aan het eind van 2008 hopen af te ronden.

Een voordeel van deze methode is wel dat wekelijks nieuwe versies van de handleidingen voor de gebruiker beschikbaar zullen komen, zodat deze :

• actueel blijft
• stapsgewijs kan worden aangevuld

Suggesties over de verbetering of aanvullingen op deze handleiding kunnen gestuurd worden aan het speciale emailadres handleiding@merlijn.nl

De handleiding is op 2 juni 2008 om 9:00 uur voor het laatst aangepast. = Alle pakketten =

SLIM uitwisseling voor orders

Het SLIM-formaat is een nieuw uitwisselingsformaat voor orders tussen Merlijnpakketten onderling en andere pakketten.

Dat kan gebuikt worden voor :

• het exporteren van orders van de ene vestiging naar een andere vestiging
• het 'hergebruik' van orders, door deze eerst te exporteren dan weer te importeren
• uitwisseling van orders van de Inkoper --> Verkoper
• uitwisseling van orders van de Verkoper --> Inkoper
• inlezen van orders vanaf een website
• export van orders vanuit de Inkoper of Verkoper naar een website

Instellen van de uitwisselmap

Als er niets wordt ingesteld worden de orders weggeschreven en weer ingelezen in en uit een vaste map in de administratiemap. Deze map Merlijn SLIM is te vinden in de map Merlijn Documenten.

Er kan ook een andere map worden ingesteld door in de voorkeuren van het pakket Stel andere paden in te kiezen (zie aldaar voor een uitgebreide uitleg).

Exporteren

Onder de opdracht Exporteer / Speciale exportfuncties staan de mogelijkheden beschreven die het pakket heeft om orders te exporteren. De orders worden weggeschreven met het ordernummer en de naam waarop de order staat, waardoor zij eenvoudig terug te vinden zijn.

Importeren

Onder de opdracht Importeer staan de mogelijkheden beschreven die het pakket heeft om een order te importeren. Als een order is ingelezen wordt deze automatisch uit de uitwisselmap verwijderd.

Achtergrond printen verbeterd

Alle achtergronden die gebruikt kunnen worden in de verschillende pakketten worden nu ook in hogere resolutie afgebeeld, waardoor de kwaliteit sterk is verbeterd.

Vreemde tekens door plakken of importeren

Wanneer er vanuit een ander pakket door knippen en plakken informatie in Merlijn gezet wordt, kunnen deze velden soms voor de gebruiker onzichtbare tekens bevatten. Hierdoor kunnen gegevens soms niet worden teruggevonden omdat dan gezocht wordt naar gegevens zonder de onzichtbare tekens.

Bij het plakken van een gegeven via het plakbord in een tekstveld wordt nu altijd een filter toegepast. Wanneer tekens worden uitgefilterd verschijnt de waarschuwing 'Niet toegestane tekens zijn gefilterd'.

Bij importeren wordt het filter ook toegepast op tekstvelden.

Importeren bedragen

Bij het importeren van bedragen is een nieuw filter toegepast waardoor bedragen met of zonder komma of punt nu altijd op de juiste wijze in Merlijn worden ingelezen.

Toetscombinaties voor raadplegen online handleiding

Op de recente Apple Keyboard ontbreekt de help -toets; In deze release zijn een aantal toetscombinaties toegevoegd.

Zie Handleiding Toetsenbord voor verdere informatie.

Startpunt handleiding

Wanneer het pakket in ruststand was (Kies nieuwe opdracht), dan werd bij het gebruik van de helptoets naar de bladzijde van de laatst gebuikte opdracht gegaan. Dit kon soms verwarring geven. Het pakket gaat nu bij ruststand naar de startpagina van de handleiding.

Boodschap "1 SCHRIJF BLOKTEKST"

Als meerdere gebruikers precies tegelijk 'teksten' wegschreven kon het besturingssysteem dit niet goed afhandelen en kon bovenstaande boodschap verschijnen. Door een herstel te draaien werd dit wel opgelost, maar het was een storende situatie. Er wordt nu een andere procedure gevolgd, waardoor dit niet meer mag voorkomen.

Pakket Info

In de menubalk is onder de naam van het pakket, bij voorbeeld 'Verkoper', informatie op te vragen via de opdracht: 'Over de ...'. De informatie is nu in vier tabbladen beschikbaar. Voor de gebruiker overbodige informatie is verwijderd.

Klokje rond

De datum van vandaag voor onder andere de mutaties was de opstartdatum van het pakket. Voor zeer ijverige werknemers en de serverversies die dag en nacht actief blijven wordt de datum nu automatisch aangepast.

Automatische update werkt niet altijd

Module Toegangspad

In systeem 10.4 van Apple is een wijziging doorgevoerd, waardoor onze automatische update met pakketnamen langer dan 17 posities niet meer werkten. Dit is verholpen door een geheel nieuwe procedure toe te voegen.

Voorkeuren voor iedereen bereikbaar

Module Toegangscodes

Onder 9.7 waren de voorkeuren voor iedereen bereikbaar en konden niet worden geblokkeerd. Dat kon leiden tot ongewenste aanpassingen. In deze release kunnen de voorkeuren via de Toegangscodeur worden geblokkeerd.

Stuiverafronding via voorkeur uitschakelbaar

Module Exclusief/inclusief

Gebruikers van deze module hebben nu de mogelijkheid om via een voorkeur de afronding op inclusief BTW prijzen in of uit te schakelen. Door een nieuwe procedure worden de prijzen op de juiste wijze berekend.

= Verkoper Nieuws =

Order dupliceren

Order dupliceren is standaard toegevoegd aan het pakket. Met deze nieuwe opdracht kan een bestaande order worden gedupliceerd, waardoor gelijksoortige orders veel sneller ingevoerd kunnen worden.

Flitszoeken uitgebreid

Het flitszoeken is uitgebreid, zodat er bij de adressen nu ook gezocht kan worden op :

• Adres
• Plaatsnaam

Bij artikel is het flitszoeken uitgebreid met :

• Artikelcode
• Groepsomschrijving
• Eancode

Pop-up verdwenen bij artikelzoekgegeven

Indien in het oude pakket 9.7 de voorkeur voor het verschijnen van de pop-up was uitgezet bleef deze in het nieuwe pakket ook uitstaan. Maar omdat dit in 9.7 geen voorkeur meer was kon deze niet opnieuw worden ingeschakeld. Dit is aangepast door de pop-up nu altijd te laten verschijnen.

Verkoper voorkeur Geef artikelinvoer, wijzigen en verwijderen vrij

Aan de Verkoper is een nieuwe voorkeur toegevoegd die het mogelijk maakt in de Verkoper ook artikelen in te voeren, te wijzigen of te verwijderen als er een pakket 'Inkoper' aanwezig is.

Aparte ingangen voor herwaardering en inventarisatie

Voor de herwaardering en de inventarisatie zijn nu twee nieuwe ingangen in de Algemene Rekeningentabel toegevoegd :

• de herwaardering ivm met de wijzing van de vaste verrekenprijs krijgt een vaste ingang in de algemene tabel : ingang 591
• de afboekingen via het inventarispakket krijgt eveneens een aparte ingang (592)

Importeer Kassabonnen

De koppen zijn goed uitgelijnd. Verder is 'Transacties' vervangen door 'Laatste bon'.

Voorraad op nul zetten

Het is nu mogelijk, voor speciale toepassingen, om de voorraad op nul te zetten. Hiervoor is onder speciaal> controleer gegevens>Controleer verkoopartikelen> een nieuwe keuze toegevoegd.

Artikel printen vanuit extra info gaf extra bladzijden

Wanneer er vanuit de zoeklijst extra info van een artikel werd opgevraagd en dit vervolgens werd geprint, werden soms meerdere bladzijden geprint. Dit is aangepast.

Jaarafsluiting of opschoning en Kassa

Wanneer Kassa's zijn aangesloten dienen eerst de mutaties volledig verwerkt te zijn voordat de jaaraflsuiting mag worden gedraaid. In de handleiding is hiervoor een waarschuwing opgenomen.

Kassacommunicatie-overzicht verbeterd

Module Kassacommunicatie

Het kassacommunicatie-overzicht is beter uitgelijnd en de vermelde velden zijn verduidelijkt.

Doorboeken Kassabonnen per stuk

Module Kassa-communicatie

Er zijn twee manieren van doorboeken van kassabonnen naar de Boekhouder. Het doorboeken per bon was zeer traag, zo traag zelfs dat leek of het systeem hing. Deze procedure is nu geheel herschreven en nu zeer snel geworden.

Kassacommunicatie werkte niet altijd in één keer

Module Kassacommunicatie

Bij het gebruik van meerdere kassa's in één vestiging werden niet alle kassamutaties in één keer doorgegeven aan de beheerder (Inkoper, Verkoper of Kassabeheerder). Bij een tweede keer communicatie kwamen deze wel door. Dit punt is verbeterd.

Andere scheidingstekens

Module Externe Artikelen

Bij het inlezen van externe artikelen konden in het N-document als scheidingsteken worden gebruikt:

• TAB
• KOMMA
• PUNTKOMMA

Nu is het mogelijk om ieder gewenst teken als scheidingsteken te gebruiken door de in het N-document geen scheidingsteken aan te geven. Bij het inlezen verschijnt dan automatisch een extra keuzevenster waarin het scheidingsteken kan worden ingegeven.

Doorboekmatrix layout

Module Doorboekmatrix

De layout van de doorboekmatrix is aangepast zodat deze ook met proportionele lettertypes goed wordt weergegeven.

Web zoekboom werd niet altijd geëxporteerd

Module Web Zoeken

Wanneer er ook afbeeldingen naar het Web werden overgezet werden wijzigingen in de zoekboom niet altijd meegenomen. Dit is aangepast.

Foutboodschap bij volledig artikeloverzicht

Module Web Beheer

Wanneer een volledig artikeloverzicht werd opgevraagd verscheen er een foutboodschap. Dit is aangepast.

Artikelgroepsomschrijving naar web

Module Web Vullen

Aan de export voor de website is nu een nieuwe tabel toegevoegd voor de artikelomschrijvingen.

De groeptabel bestaat uit de kolommen :

• Groepnummer
• Groepsomschrijving

Web Vullen gewijzigde procedure voor afbeeldingen

Module Web Vullen

De procedure voor het vervangen van een afbeelding is gewijzigd. Stel er wordt een plaatje toegevoegd aan artikel 20001 :

• de map "/WebBeheer/afb1/20001/" wordt naar de prullemand verplaatst
• een nieuwe map "/WebBeheer/afb1/20001/" wordt aangemaakt
• de nieuwe afbeelding wordt daarin gezet

Hierdoor komt er in iedere map maar 1 afbeelding te staan bij een wijziging, ook al had de afbeelding eerder een andere naam.

Weborders krijgen apart kenmerk

Module Merlijn_X_Server_Website_Support_Service

Orders die via Merlijn_X_Server_Website_Support_Service zijn ingelezen krijgen automatisch een kenmerk zodat deze herkenbaar zijn. In de zoeklijst orders wordt als kenmerk 'web' afgebeeld indien de order via de serverversie is toegevoegd.

Voorlopige weborders na een uur vervallen

Module Merlijn_X_Server_Website_Support_Service

Weborders die na een uur nog niet zijn betaald en/of gefiatteerd worden automatisch verwijderd, zodat er niet onnodig voorraden gereserveerd blijven staan. Omdat bij betalingen via iDeal ook het voorloge ordernummer definitief door de bank wordt 'verbruikt' en niet opnieuw voor een betaling kan worden gebruikt, wordt het ordernummer niet vrijgegeven voor hergebruik.

Webordernummers worden niet meer herbruikt

Module Merlijn_X_Server_Website_Support_Service

Het hergebruik van ordernummers bij weborders kom op meerdere plaatsen een probleem veroorzaken (iDeal, reserveringen enz). Om deze reden wordt een ordernummer dat voor een (voorlopige) weborder is gebruikt niet meer vrijgegeven.

Landcode heeft een ongeldige waarde

Module Merlijn_X_Server_Website_Support_Service

Deze melding kwam soms onterecht naar voren bij het aanmelden van een nieuwe account.

Klanten naar alle Move-pakketten

Module Move

Via een voorkeur is nu in te stellen dat alle klanten aan alle Move pakketen worden doorgegeven in plaats van alleen aan de eigen vertegenwoordiger.

Kassa en doorboekmatrix

Module Doorboekmatrix

Bij het doorboeken van de kassa-mutaties werd geen gebruik gemaakt van de doorboekmatrix, waardoor de kassamutaties op een verkeerde opbrengstrekening konden komen te staan. Alle kassa-mutaties worden nu op ingang 'A' van de doorboekmatrix doorgeboekt.

Voorkeur inclusief exclusief BTW invoeren

Module Inclusief/Exclusief

De voorkeur Voer orders inclusief BTW in werkte niet meer. Dit is aangepast zodat de gebruiker weer dezelfde mogelijkheden heeft.

Offerte werd meegeteld in besteld

Module Voorraad Centraal

Bij combinatie van de modules 'Voorraad Centraal' en 'Offertes' werd de offerte (Verkoper) onbedoeld meegeteld bij 'besteld'. Dit is aangepast.

EDI bericht DESADV

Module EDI bericht DESADV

Aan het bericht DESADV wordt nu bij de laatste NAD (NAD+UC) de EAN-code van het filiaal vermeld (het afleveradres) en niet van het factuuradres zoals nu het geval was.

EDI bericht PRICAT

Module EDI bericht PRICAT

Bij de PRICAT via orders werd uitgegaan van één adres. Hiervan werden alle orders doorlopen om de artikelen van de PRICAT te bepalen. Nu wordt uitgegaan van alle lopende orders van die klant, dus de gehele relatiekring.

EDI kenmerk voor lopende orders

Module EDI Edifact

Wanneer een klant aangeeft vanaf een zeker moment EDI te willen gebruiken wil hij dat vaak ook toepassen op al lopende orders.

In het menu Speciaal/Controleer gegevens/Controleer orders is hiervoor een voorziening toegevoegd met naar keuze

• orders van één klant
• orders van alle klanten

Boekenbranche

Module Boekenbranche

Voor de Boekbranche is een nieuwe voorziening beschikbaar, die o.a. de CBC-codes en bindcode toevoegt en de gegevens van het bronboekbestand kan inlezen.

Kappersbranche

Module Kappersbranche

Voor de Kappersbranche is een nieuwe voorziening beschikbaar, die een klantkaart toevoegt.