Herinneringen handleiding

Artikelen over module Herinneringen
Basis  Analyse  Documentatie  Handleiding  Punten  Rapport  Support  Techniek  Testen  Website

Overzicht handleidingen van modules
Boekhouder

Module Herinneringen

Inleiding

De module maakt het mogelijk om door de gebruiker opgestelde herinneringen aan de debiteuren te verzenden.

Herinneringen

U kiest hiervoor uit het menu 'Rekeningen' de opdracht 'Herinnering' en opent één van de van te voren door U aangemaakte documenten.

Vervolgens kunt U door het opgeven van een 'van..tot'-selectie in een aantal dagen bepalen welke facturen moeten worden afgebeeld. Verder kunt U selecteren van welke debiteuren een herinnering moet worden gedraaid.

Wanneer U beschikt over de module vreemde valuta is het mogelijk een selectie te maken op landcode. U kruist hiervoor 'Landcode selectie' aan en voert in het onderstaande vak in op welke landcode U wilt selecteren.

Het aanmaken van de herinneringen verloopt verder automatisch.

De herinneringen worden vervolgens automatisch aangemaakt, waarbij in het document de codewoorden vervangen worden door de werkelijke gegevens indien er minstens één factuur is met een positief saldo dat binnen het gekozen aantal dagen valt.

Het is mogelijk om een speciale renteberekening op de herinnering af te drukken. Hiervoor is wél een speciale aanpassing van uw programma nodig.

Het document

Het document moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Het moet zijn aangemaakt met een willekeurige tekstverwerker in tekstformaat
• Er mogen geen tab's in voorkomen
• Alle regels moeten door een return beëindigd zijn (dus niet door een automatische regelafbreker)
• Het document mag uitsluitend tekst bevatten, dus géén tekeningen en dergelijke

De volgende codes kunnen in het document worden gebruikt:

Code	Omschrijving
^DATUM	De datum die is ingesteld via de klok
^KLANTNR	Het relatienummer van de debiteur
^RELATIENR	}Het relatienummer van de debiteur
^NAAM	De naam van de debiteur
^TAV	Ter attentie van
PLAATS	De woonplaats van de debiteur
^STRAAT	Het adres van de debiteur
^POSTCODE	De postcode van de debiteur
^LAND	Het land, indien de debiteur in het buitenland woont
^TELEFOON	Het telefoonnummer van de debiteur
^TIJD	De tijd die is ingesteld via de klok
^ZOEKNAAM	De zoeknaam van de debiteur
^DEBNR	De rekeningnaam van de debiteur
^TOTAAL	Het saldo van de openstaande posten. Onderaan de lijst met facturen.
^TOXAAL	Het saldo van de openstaande posten indien dit in de tekst van de herinnering is opgenomen
^TOPAAL	Het saldo van de openstaande posten waarvan de termijn overschreden is (kan i.c.m. het codewoord ´@FACTUREN´ worden gebruikt). Onderaan de lijst met facturen.
^@BEDRAG	Het saldo van de openstaande posten inclusief de rente (indien er een voorziening voor de renteberekening in uw pakket is opgenomen) indien dit in de tekst van de herinnering is opgenomen
^VANAF	Het aantal dagen dat de facturen minstens oud moeten zijn om geselecteerd te worden
^FACTUREN	De openstaande facturen waarvan de termijn overschreden is van de debiteur, na deze code moet meteen een return volgen. De code wordt vervangen door een lijst van facturen, waarbij iedere openstaande factuur op een eigen regel vermeld wordt.
@FACTUREN	Alle openstaande facturen van de debiteur. Acher facturen waarvan de termijn overschreden is, wordt de tekst ´Termijn overschreden´ afgebeeld. Na deze code moet meteen een return volgen. De code wordt vervangen door een lijst van facturen, waarbij iedere openstaande factuur op een eigen regel vermeld wordt.

Aanpassen HTML voorbeeld

Het Boekhoudpakket maakt gebruik van HTML documenten voor het printen van herinneringen, bijgaand een voorbeeld van een document.

U kunt het openen met Word, via menu vieuw kies 'Vieuw als HTML' U kunt hier de HTML codes zien, de lay-out of tekst aanpassen.

Inkoper -> menu Inkoop -> print bestelbrief -> Print bestelbierf via HTML -> je zoekt het document bestelbrief op, -> zet een vinkje bij Nieuwe orders / in backorders -> via orders -> alleen bepaalde orders bijvoorbeeld als je de order weet anders via zoeklijst -> hierna wordt de bestelbrief gemaakt. Het zou kunnen dat de printmarge nog bijgesteld moet worden.

Om de printmarge bij te stellen open je het document met Word en kiest U in View 'View als HTML'.