Externe Artikelen handleiding eenvoudig gebruik - Bewerkingsoverzicht

Merlijn: 1 versie

2013-04-21T12:52:07Z

1 versie

Peter op 14 feb 2013 om 09:47

2013-02-14T09:47:27Z

Merlijn: 1 versie

2012-03-04T13:24:25Z

1 versie

Antoinette op 15 nov 2011 om 14:51

2011-11-15T14:51:02Z

Merlijn: 1 versie

2011-11-11T15:24:12Z

1 versie

Rodger op 3 nov 2011 om 16:09

2011-11-03T16:09:21Z

Wijzigingen bekijken

Merlijn: 1 versie(s)

2008-05-07T08:51:35Z

1 versie(s)

Antoinette: /* Voorbereiding */

2008-04-16T13:23:02Z

‎Voorbereiding

Merlijn: 1 versie(s)

2008-02-25T11:40:43Z

1 versie(s)

Peter: bijgewerkt

2007-03-29T11:14:13Z

bijgewerkt

Nieuwe pagina

= Externe Artikelen handleiding eenvoudig gebruik =
Deze handleiding is bedoeld voor degenen die een export vanuit een referentielijst artikelen heeft gemaakt, via een spreadsheetpakket hierin wijzigingen heeft aangebracht en deze wijzigingen in het normale artikelbestand wil doorvoeren.

==Voorbereiding==
Na het exporteren van uit de referentielijst artikelen wordt een spreadsheetpakket zoals Excel opgestart en wordt het eerder geëxporteerde bestand ingelezen (dubbelklikken op het exportbestand helpt dus niet omdat het exportbestand een algemeen formaat heeft gekregen en daardoor ook gemakkelijk door een ander pakket kan worden gelezen).

Het geopende bestand kan vervolgens vrij worden bewerkt, alleen moet rekening worden gehouden dat de volgende velden '''niet aangepast''' mogen worden :
* artikelcode
* artikelgroep
* EAN-code

Dit zijn bijzondere velden die '''niet''' op deze manier gewijzigd mogen worden. na wijziging wordt het document opgeslagen als 'Text-only document'.

==Uitproberen op een kopiebestand==
Voordat de wijzigingen in een productiebestand ingelezen worden adviseren wij om eerst een test te doen op een kopie van de bestanden. Controleer het resultaat en ga dan pas aan de slag met de productiebestanden.

==Maken van een 'N-document'==
Het 'N-'document is een apart document waarin staat hoe het in te lezen bestand eruit ziet, welke velden zijn gebruikt, welke volgorde is aangehouden enz. Voor het maken van een N-document is de beste manier een spreadsheetpakket (Excel) op te starten, hierin de indeling te maken en dit document als 'Text-only' formaat weg te schrijven.

Deze documenten krijgen altijd een vaste naam, zodat het pakket deze kan herkennen. Deze naam bestaat uit :
* de letter 'N'
* het relatienummer van de leverancier

Voor een leverancier met het relatienummer 1234 wordt de naam van het document 'N1234''. De documenten komen in een speciale map binnen de [[administratiemap]] te staan : de map ''LeverancierSpecs''.

Voor het inlezen van de eerder uit Merlijn gekomen bestanden wordt leverancier 'nul' gebruikt, dus heet het document 'N0' (nul).

== Het document zelf==
[[Afbeelding:N-document.jpg]]

Met sleutelwoorden wordt aangegeven welke velden in het inleesdocument staan :
* zet in cel A1 het woord 'MERLIJNKOP'
* in cel B1 het sleutelwoord van de eerste kolom
* in cel C1 het sleutelwoord van de tweede kolom
enz.

Staat een kolom '''wel''' in het in te lezen document maar mag niet worden ingelezen, dan wordt het sleutelwoord '''niet''' ingevuld en blijft de kolom blanco.

Op de tweede regel wordt aangegeven hoe de kolommen van elkaar zijn gescheiden :
* zet in cel A2 het woord 'SCHEIDING'
* in cel B2 het woord 'TAB'

Tenslotte wordt nog aangegeven of van het inleesdocument de eerste regels moeten worden overgeslagen omdat zich hierin bijvoorbeeld bladnummers of kolomkoppen staan :
* zet in cel A3 het woord 'SKIPLINES'
* in cel B3 het cijfer '1' (of hoeveel regels overgeslagen moeten worden)

Meer gegevens zijn niet nodig.

==Inlezen==
Het 'N0' document wordt in een speciale map binnen de [[administratiemap]] geplaatst : de map ''LeverancierSpecs''.

==Nieuwe artikelen of gewijzigde==
* Wanneer het artikel (artikelcode) al bestaat, worden de artikelgegevens gewijzigd.
* Wanneer het artikel (artikelcode) nog niet bestaat, wordt een nieuw artikel toegevoegd.

Speciaal met Excel-documenten en nullen vooraan in de artikelcode is dus enige voorzichtigheid geboden om te verhinderen dat de routine grote aantallen nieuwe artikelen toevoegt, terwijl dat niet de bedoeling was.

{{:Handleiding Sleutelwoorden Verkoopartikelen}}
{{:Handleiding Sleutelwoorden Inkoopartikelen}}

=Inlezen=
[[Afbeelding: Handleiding Inkoper Archief opdracht Importeer ....jpg]]

Start de Inkoper op, kies uit het menu Archief, Importeer.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer.jpg]]

Indien dit venster verschijnt geeft u hier OK.

[[Afbeelding: NL1966A.jpg]]

* Indien u inkoopartikelen wilt inlezen kies '''Bepaal de leverancier'''
* Indien u alleen verkoopartikelen wilt inlezen kies '''Gebruik N0-document'''

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Zoeknaam.jpg]]

Geef de leverancierszoeknaam of relatienummer in.

(Dit verschijnt indien u '''Bepaal de leverancier''' heeft gekozen).

[[Afbeelding: NL1967A.jpg]]

Volledig bestand staat voor alle artikelen inlezen nieuw en gewijzigde artikelen en maakt gebruik van de Nxx document.

Prijzenbestand staat voor alléén inkoopprijs inlezen van de bestaande artikelen en maakt gebruik van de Pxx document.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop.jpg]]

In dit venster wordt het aantal regels aangegeven waarop in het hulpbestand de Nxx of Pxx geselecteerd wordt.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Overschrijf.jpg]]

Indien u kiest voor 'Blokkeer reeds bestaande artikelen' worden alléén de nieuwe artikelen ingelezen.

Indien u kiest voor 'Overschrijf importgegevens van best.artikelen' wordt alléén het Prijzenbestand ingelezen.

[[Afbeelding:Basis Finder .jpg]]

Via dit venster komt u in de Finder. Zoek het bestand van de leverancier, daar waar het bij u in de computer staat.

In dit voorbeeld heet de map Buro en staat op het buroblad.

Selecteer dit document en kies OPEN.

=DEZE VENSTERS KOMEN TE VERVALLEN=
In deze versie zijn deze vensters nog actief, mochten deze op uw scherm verschijnen

dan kunt u hier doorgaan met OK te geven.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop2.jpg]]

In dit venster worden het aantal regels van het inlees bestand van de leverancier aangegeven.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop3.jpg]]

Indien artikelen niet ingelezen kunnen worden verschijnt er een waarschuwings venster.

Geef dan OK.

[[Afbeelding: Import Artikelen Foutenlijst bewaren.jpg]]

U kunt hier aangeven waar u het bestand wil bewaren.

[[Afbeelding: Import Artikelen Letop geskipteregels.jpg]]

* Het totaal aantal ingelezen artikelen uit het leveranciers bestand.
* Het totaal fout ingelezen of niet te lezen regels
* Gefilterde regels zijn regels die een beperking hebben meegekregen bij het inlezen, deze beperking kunt u zelf instellen in het hulp document Nxx, als voorbeeld: artikelen die een bepaald bedrag te boven gaan worden niet ingelezen.
* Te veel aan regels in het inleesbestand of te weinig gereserveerde ruimte in de Inkoper.

← Oudere versie		Versie van 14 feb 2013 om 09:47
Regel 311:		Regel 311:

	Als de gegevens zijn ingelezen wordt in dit venster ter controle aangegeven hoeveel nieuwe artikelen zijn ingevoerd en hoeveel er zijn gewijzigd.		Als de gegevens zijn ingelezen wordt in dit venster ter controle aangegeven hoeveel nieuwe artikelen zijn ingevoerd en hoeveel er zijn gewijzigd.
−
−
−
−
−	~~=DEZE VENSTERS KOMEN TE VERVALLEN=~~
−	~~In deze versie zijn deze vensters nog actief, mochten deze op uw scherm verschijnen~~
−
−	~~dan kunt u hier doorgaan met OK te geven.~~
−
−	~~[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop2.jpg]]~~
−
−	~~In dit venster worden het aantal regels van het inlees bestand van de leverancier aangegeven.~~
−
−	~~Geef OK.~~
−
−	~~[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop3.jpg]]~~
−
−	~~Indien artikelen niet ingelezen kunnen worden verschijnt er een waarschuwingsvenster.~~
−
−	~~Geef dan OK.~~
−
−	~~[[Afbeelding: Import Artikelen Foutenlijst bewaren.jpg]]~~
−
−	~~U kunt hier aangeven waar u het bestand wil bewaren.~~
−
−
−	~~[[Afbeelding: Import Artikelen Letop geskipteregels.jpg]]~~
−
−	* Het totaal aantal ingelezen artikelen uit het leveranciersbestand.
−	* Het totaal fout ingelezen of niet te lezen regels
−	* Gefilterde regels zijn regels die een beperking hebben meegekregen bij het inlezen, deze beperking kunt u zelf instellen in het hulp document Nxx, als voorbeeld: artikelen die een bepaald bedrag te boven gaan worden niet ingelezen.
−	* Te veel aan regels in het inleesbestand of te weinig gereserveerde ruimte in de Inkoper.

@@ Regel 7: / Regel 7: @@
 In plaats van de leverancier voor te schrijven op welke manier hij zijn gegevens moet aanleveren (meestal kan of wil de leverancier hieraan niet voldoen) is er een andere opzet gemaakt.
-Hierbij wordt de '''manier''' waarop de leverancier zijn gegevens aanleverd vastgelegd in een document dat iedere keer weer kan worden gebruikt bij het inlezen van de door die leverancier aangeleverde gegevens. Dit document noemen  wij een 'N-document'. Simpel gesteld: in het 'N-document' staat welke gegevens de leverancier aanlevert en de volgorde van de kolommen.
+Hierbij wordt de '''manier''' waarop de leverancier zijn gegevens aanlevert vastgelegd in een document dat iedere keer weer kan worden gebruikt bij het inlezen van de door die leverancier aangeleverde gegevens. Dit document noemen  wij een 'N-document'. Simpel gesteld: in het 'N-document' staat welke gegevens de leverancier aanlevert en de volgorde van de kolommen.
 Bij het inlezen van gegevens wordt dus altijd gebruik gemaakt van twee documenten:
@@ Regel 125: / Regel 125: @@
 === MERLIJNKOP ===
-Op deze regel komen de Merlijn importsleutelwoorden te staan, zoals ARTCODE, OMSCHR1, INKPRIJS, ed.
+Op deze regel komen de Merlijn importsleutelwoorden te staan, zoals ARTCODE, OMSCHR1, INKPRIJS, e.d.
 De volgorde van sleutelwoorden dienen overeen te komen met de indeling van het te importeren bestand.
 Voor kolommen die niet ingelezen mogen/kunnen worden kan "DUMMY" als importsleutelwoord worden gebruikt.
@@ Regel 164: / Regel 164: @@
 === INITVELD ===
 Wordt gebruikt om bepaalde velden een initiële waarde te geven, bv groep op 250.
-In ieder kolom mag 1 toekenning worden gezet, er wordt niet naar de kolomkop gekeken.
+In iedere kolom mag 1 toekenning worden gezet, er wordt niet naar de kolomkop gekeken.
 * GROEP=250
 * EENHOMS=Stuks
@@ Regel 191: / Regel 191: @@
 * Relatienr. leverancier
 * Datum van vandaag
-en wordt automatisch geopend indien de download is goed gegaan, anders krijg je het open venster waarin een artikelbestand geselecteerd kan worden.
+en wordt automatisch geopend indien de download goed is gegaan, anders krijg je het open venster waarin een artikelbestand geselecteerd kan worden.
 === SCHEIDING ===
@@ Regel 201: / Regel 201: @@
 === FUNCTIES ===
-* #bevat  Gebruikt in WIT/ZWART regels om te controleren of het veld een bepaalde tekst bevat aan de hand waarvan de import van het artikel
+* #bevat  Gebruikt in WIT/ZWART regels om te controleren of het veld een bepaalde tekst bevat aan de hand waarvan de import van het artikel dan geblokkeerd kan worden of niet.
 = Het document zelf =
@@ Regel 219: / Regel 218: @@
 * in cel B2 het woord 'TAB'
-Tenslotte wordt nog aangegeven of van het inleesdocument de eerste regels moeten worden overgeslagen omdat zich hierin bijvoorbeeld bladnummers of kolomkoppen staan :
+Tenslotte wordt nog aangegeven of van het inleesdocument de eerste regels moeten worden overgeslagen omdat hierin bijvoorbeeld bladnummers of kolomkoppen staan :
 * zet in cel A3 het woord 'SKIPLINES'
 * in cel B3 het cijfer '1' (of hoeveel regels overgeslagen moeten worden)
@@ Regel 329: / Regel 328: @@
 [[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop3.jpg]]
-Indien artikelen niet ingelezen kunnen worden verschijnt er een waarschuwings venster.
+Indien artikelen niet ingelezen kunnen worden verschijnt er een waarschuwingsvenster.
 Geef dan OK.
@@ Regel 340: / Regel 339: @@
 [[Afbeelding: Import Artikelen Letop geskipteregels.jpg]]
-* Het totaal aantal ingelezen artikelen uit het leveranciers bestand.
+* Het totaal aantal ingelezen artikelen uit het leveranciersbestand.
 * Het totaal fout ingelezen of niet te lezen regels
 * Gefilterde regels zijn regels die een beperking hebben meegekregen bij het inlezen, deze beperking kunt u zelf instellen in het hulp document Nxx, als voorbeeld: artikelen die een bepaald bedrag te boven gaan worden niet ingelezen.
 * Te veel aan regels in het inleesbestand of te weinig gereserveerde ruimte in de Inkoper.

← Oudere versie	Versie van 21 apr 2013 om 12:52
(geen verschil)

← Oudere versie	Versie van 4 mrt 2012 om 13:24
(geen verschil)

← Oudere versie	Versie van 11 nov 2011 om 15:24
(geen verschil)

← Oudere versie	Versie van 7 mei 2008 om 08:51
(geen verschil)

@@ Regel 11: / Regel 11: @@
 * EAN-code
-Dit zijn bijzondere velden die '''niet''' op deze manier gewijzigd mogen worden. na wijziging wordt het document opgeslagen als 'Text-only document'.
+Dit zijn bijzondere velden die '''niet''' op deze manier gewijzigd mogen worden. Na wijziging wordt het document opgeslagen als 'Text-only document'.
 ==Uitproberen op een kopiebestand==

← Oudere versie	Versie van 25 feb 2008 om 11:40
(geen verschil)