Instructie 10.3.0: verschil tussen versies

Huidige versie van 17 sep 2012 om 14:40

Inleiding

Versie 10.3.0 zorgt voor de voorbereiding van de bestanden voor de komende btw-wijziging van 1 oktober 2012.

Deze aanpassingen worden bij het opstarten van de pakketten éénmalig automatisch uitgevoerd. In het kort komt het erop neer dat het wijzigen van het btw-percentage geen invloed heeft op de historische gegevens en dat per 1 oktober met de hogere btw van 21 % (hoog tarief) gewerkt kan worden.

Alle prijzen exclusief btw blijven gehandhaafd, de inclusief btw prijzen worden automatisch aangepast.

Voor pakketten als de kassa en kassabeheerder worden de prijzen exclusief btw genomen, daar de nieuwe btw bij opgeteld en de eindprijs automatisch weer op een stuiver afgerond. Hier hebben wij echter ook de mogelijkheid ingebouwd om de inclusief btw-prijzen te handhaven, waarbij de prijzen exclusief btw worden aangepast. Vanzelfsprekend heeft dit laatste gevolgen voor de winstmarges.

Hoe te werk gaan

Voorbereiding

1. begin met een goede backup te maken van de complete administratiemap en bewaar deze. Als de bestanden automatisch zijn aangepast is er geen weg meer terug omdat de conversies de bestanden definitief wijzigen.
2. zorg ervoor dat alle gebruikers uit het systeem zijn en zijn afgemeld (er wordt gecontroleerd of er andere gebruikers actief zijn, en zo ja dan wordt de conversie geblokkeerd)
3. verwijder alle oude pakketten uit de administratiemap en uit de Merlijnupdatemap. Na gebruik van de nieuwe pakketten mag u deze nooit meer gebruiken.
4. verwijder de oude pakketten uit de Dock
5. verwijder gewone aliassen van de oude pakketten
6. plaats de nieuwe pakketten in de Merlijnupdatemap of rechtstreeks in de administratiemap
7. maak nieuwe aliassen van de pakketten of plaats deze in de Dock
8. start alle pakketten één voor één op en sluit deze weer af
9. indien nodig worden de conversies automatisch uitgevoerd
10. als dat gebeurd is bent u gereed voor de btw-wijziging. Op dit ogenblik wordt nog steeds de oude btw gebruikt

Aangepaste bestanden:

• Ordermutaties (Inkoper/Verkoper/Wasser/Producent)
• Kassamutaties (Transactie-records + Bonregel-records)
• Orderregels (Inkoper/Verkoper/Wasser/Producent)
• Orderbestanden (Inkoper/Verkoper/Wasser/Producent)
• Factuurbestanden

Proefdraaien

1. maak een nieuwe kopie van de complete administratiemap en noem deze 'test'. Verwar deze niet met de echte administratiemap.
2. start in de 'testmap' de pakketten op
3. wijzig de btw (instelvenster via Voorkeuren -> Pakket -> Wijzig BTW-tabel)

Bij overschakeling van 19% naar 21% zit ook een automatische procedure :

• volledig openstaande orders krijgen het nieuwe BTW-percentage toegekend
• deels opstaande orders behouden het oude BTW-percentage (dus niet half oud en half nieuw)
• bij uitleveren van een order wordt het BTW-percentage uit de order gebruikt (1 order met 2 verschillende BTW-percentages is niet toegestaan)
• in het BTW-instelvenster is een optie toegevoegd om "Inclusiefprijzen te behouden". Default staat deze uit

Vervolgens (Orderpakketten):

1. kijk na het instellen van de btw of de prijzen inclusief en exclusief btw zijn wat u verwacht
2. probeer een oude order uit te leveren en doe hetzelfde met een nieuwe order
3. bekijk de facturen en het factuuroverzicht. Dit laatste moet nu met twee verschillenden btw-percentages (hoog tarief) werken

Vervolgens (Kassapakketten):

1. kijk na het instellen van de btw of de prijzen inclusief en exclusief btw zijn wat u verwacht
2. probeer een oude bon opnieuw te printen en doe hetzelfde met een nieuwe bon
3. bekijk het dagoverzicht. Dit laatste moet nu met twee verschillenden btw-percentages (hoog tarief) werken

Zijn alle punten gecontroleerd en in orde bevonden, dan kunt u de testmap weggooien

Nieuwe tarieven op 1 oktober

Op de laatste dag van september hetzelfde doen (als onder Proefdraaien is aangegeven) met de originele bestanden

Kassasystemen met een hoofdkantoor:

• zodra de BTW verhoogd is op het HK naar 21%, moet daarna ook de winkelcommunicatie-avondprocedure worden uitgevoerd
• indien de optie "Inclusiefprijzen behouden" is gekozen, zijn de exclusief prijzen aangepast, en worden alle winkelartikelen uitgewisseld. In dat geval moet ook de winkelcommunicatie-ochtendprocedure worden gedraaid ivm update van de prijzen in de mysql-tabellen
• hierna moet in de Kassa de winkelcommunicatie-ochtendprocedure worden uitgevoerd, zodat het nieuwe BTW-percentage vanaf dat moment ook in de Kassa geldt