Huidige versie van 15 sep 2008 om 14:04

Voer mutatie in

Voer mutatie in is waarschijnlijk de meest gebruikte opdracht in de Boekhouder. Op deze wijze worden alle boekingen ingevoerd.

Bij de invoer van een mutatie worden meestal de volgende velden doorlopen:

• Nummer en Actieletter, de letter die aangeeft dat een speciale actie met de mutatie moet worden uitgevoerd, behalve bij de speciale modulen is dit altijd 'P'
• Document (boekstuk), het nummer van het document dat dient voor referentie van de mutaties aan het oorspronkelijke document*
• Mutatiedatum, de datum van de in- of verkoopfactuur, kostenstuk en dergelijke
• Omschrijving, de omschrijving van de mutatie
• Db-rek, de rekeningnaam van de te debiteren rekening
• Cr-rek, de rekeningnaam van de te crediteren rekening
• Bedrag, het bedrag van de mutatie

Onderaan het scherm worden de saldi van de twee betrokken rekeningen direct afgebeeld, zodat een controle op de saldi direct mogelijk is.

Dat is in het kort de boekingsprocedure, maar omdat deze procedure heel veel meer mogelijkheden kent wordt deze verder uitgewerkt.

Nummer

Bij de invoer of het inlezen van mutaties krijgt iedere mutatie een nummer toegewezen : het proefmutatienummer. De mutatie blijft dit nummer houden tot het moment dat deze verwijderd wordt of in een definitieve mutatie wordt omgezet. Het nummer wordt automatisch toegekend.

Vóór het nummer wordt de letter 'P' afgebeeld van proefmutatie. Deze kan geaccepteerd worden of vervangen worden door één van de andere actieletters. Deze actieletter bepaalt het verdere verloop van het invoeren van een mutatie.

Actieletters

Actieletters behoren bij modulen. Is een module niet aanwezig, dan kunnen de bij die module behorende actieletters niet worden gekozen.

De actieletters :

• C = Crediteurenvereffening
• D = Debiteurenvereffening
• F = Factuurvereffening
• K = Kostenplaats
• T = Tegenboeking
• V = Vreemde Valuta

Document

In het veld document wordt het nummer van het boekstuk ingevoerd. Dit kan het nummer van een bankafschrift zijn, een volgnummer van een kostenfactuur of bon of welke andere verwijzing naar het document waarop de boeking betrekking heeft.

Automatische nummering

Behalve door het handmatig ingeven van een boekstuknummer kan deze automatisch worden genummerd. Hiervoor beschikt het pakket over 26 verschillende tellers, die kunnen worden ingesteld bij Wijzig Voorvoegsels.

Door alleen een letter in het veld 'document' in te voeren wordt de bij deze letter horende teller geactiveerd en het eerstvolgende nummer toegekend.

Mutdatum

De mutatiedatum is de datum van het boekstuk, de factuurdatum of de datum van de bon. Bij het invoeren van een mutatie staat al een datum ingevoerd. Er kan nu één van de volgende mogelijkheden worden gekozen (dit geldt overigens voor alle datumvelden) :

• direct accepteren : de datum wordt overgenomen
• 2 cijfers invullen : de dag wordt aangepast en verder wordt de maand en het jaar overgenomen
• 4 cijfers invullen : de dag en maand worden aangepast, maar het jaar wordt overgenomen
• 6 cijfers invullen : de nieuwe datum wordt overgenomen (tussenstreepjes zijn dus niet nodig)

Wanneer een mutatiedatum in de toekomst ligt verschijnt eerst een waarschuwing omdat dit meestal ongebruikelijk is, maar de datum wordt wel geaccepteerd.

Omschrijving

De omschrijving van de mutatie wordt gebruikt om een korte beschrijving van de mutatie vast te leggen. Dit mag een algemene beschrijving zijn, maar bij de debiteuren- of crediteurenfactuurvereffening wordt deze gebruikt als referentie voor de te vereffenen factuur. Het is daarom gebruikelijk om bij debiteuren het verkoopfactuurnummer vast te leggen en bij crediteuren het factuurnummer van de crediteur.

Db-rek

Bij de invoer van een mutatie wordt altijd één rekening gedebiteerd (verhoogd) en de andere gecrediteerd (verlaagd). In het veld Db-rek' wordt de te debiteren rekening ingevoerd.

Als eenvoudig voorbeeld een aankoop van een pak papier en pennen voor de administratie die uit de kas is betaald :

• de kosten nemen toe, dus de kostenrekening is de te debiteren rekening
• het kassaldo neemt af, dus de kasrekening is de te crediteren rekening

Cr-rek

De Cr-rek is de te crediteren rekening.

Bedrag

Het bedrag van de mutatie, waarmee de debetrekening wordt verhoogd en de creditrekening wordt verlaagd. Het bedrag mag zonder punten worden ingegeven. Wordt een bedrag zonder komma ingegeven dan worden automatisch de 2 cijfers achter de komma toegevoegd.

Negatief bedrag

Door het ingeven van een negatief bedrag (een bedrag met daarvoor een worden de 'debet' en 'credit'-rekeningen omgedraaid en het bedrag weer positief gemaakt. Het resultaat daarvan is hetzelfde als een negatieve boeking die is ingegeven.

X-rekening

Wanneer er een saldo op de X-rekeing aanwezig is (en deze bij deze mutatie wordt gebruikt), wordt standaard al het saldo van de X-rekening afgebeeld.

BTW

Indien één der rekeningen van een BTW-code is voorzien, verschijnt op de volgende regel automatisch de juiste BTW-mutatie.

Er zijn nu vier mogelijkheden:

• het vermelde BTW-bedrag is correct, waarbij U dit met de Tab-toets, de Return-toets of de Enter-toets kunt overnemen
• het BTW-bedrag is niet correct, waarbij U dit kunt corrigeren door een ander bedrag in te tikken
• er is géén BTW berekend of verschuldigd, U vult het bedrag nul in, waardoor de BTW-mutatie wordt overgeslagen
• er zijn verschillende BTW-percentages, die op verschillende BTW-rekeningen moeten worden geboekt. In dit geval kunt U bij de normale, bij de rekeningnaam behorende, BTW-rekening het juiste bedrag invullen en dient U voor de andere BTW-rekening een aparte mutatie in te voeren.

Naam van de administratie in het scherm

In de knoppenbalk wordt de naam van de administratie naast de stopknop vermeld, zodat kan worden gezien in welke administratie men bezig is.