Versie van 25 feb 2008 om 12:38

Module Debiteuren

Invoer Debiteuren

Debiteuren kunt U op twee manieren invoeren: via het commando ´Voer subrekening´ in' uit het menu Onderhoud of tijdens de invoer van mutaties met de ´Zoeklijst´.

Voor massale invoer van de bestaande debiteuren verdient de eerste methode de voorkeur, bij op een later tijdstip toevoegen van nieuwe debiteuren, de tweede methode.

De eerste methode van invoer is reeds beschreven bij het invoeren van het rekeningschema , alleen dient nu bij ´KOPPELREK´ de hoofdrekening Debiteuren te worden ingevoerd.

De tweede methode, via de ´Zoeklijst´, wordt uitvoerig besproken in de handleiding De zoeklijst .

Adressen

Voor het invoeren van adresgegevens van debiteuren kiest U uit het Onderhoud-menu het commando ´Adressen´ en het commando ´Voer adres in´. U kunt nu de rekeningnaam van de debiteur aan het adres van de debiteur koppelen.

Indien U over één van de andere ´Merlijn-pakketten´ beschikt, bijvoorbeeld de ´Merlijn Verkoper´, waar deze adressen reeds zijn ingevoerd, is deze actie overbodig.

Er hoeft dan alleen te worden opgegeven welk adres bij een rekeningnaam hoort. Hiervoor kiest U uit het Onderhoud-menu eerst het commando ´Adressen´ en vervolgens het commando ´Koppel adres´.

Aan de hand van de zoeknaam van het adres en de rekeningnaam wordt vervolgens de koppeling tot stand gebracht.

Indien in uw pakket de speciale voorziening AUTOKOPPEL is geïnstalleerd kunt U dit commando niet kiezen, het commando is dan grijs. De adressen worden dan automatisch gekoppeld aan de hand van het relatienummer van het adres.

De laatste posities van de rekeningnaam dienen dan overeen te komen met het relatienummer van het adres. (Het aantal posities is door U opgegeven bij de aanmaak van het pakket).

Invoer mutaties

Bij de invoer van mutaties voor nieuwe facturen van debiteuren hoeft U géén speciale acties te ondernemen; deze worden automatisch herkend en verwerkt.

Vereffenen met actieletter ´D´

Bij het verwerken van de betalingen van een debiteur kiest U in plaats van de normale actieletter ´P´ de speciale actieletter ´D´ (debiteurenbetaling).

De omschrijving van de mutatie wordt dan overgeslagen en na het intikken van het bedrag van de mutatie verschijnt automatisch het ´Zoekvenster´.

In dit venster wordt automatisch het openstaande bedrag van de oudste openstaande factuur vermeld.

Vereffening van de betaling op deze factuur is eenvoudig: door het klikken van de muis op het vak ´Accepteer´ of het gebruik van de Return-toets.

Indien een andere factuur vereffend moet worden kunt U deze opzoeken met behulp van de pijltjes of de muis (Zie de standaard-procedure ´Zoekvenster´).

Indien de factuur gedeeltelijk wordt betaald krijgt U de gelegenheid om dit bedrag in te vullen.

Indien een betaling groter is dan de openstaande factuur wordt automatisch een speciale procedure in werking gesteld: de meervoudige factuurvereffening.

Meervoudige factuurvereffening

Deze procedure wordt automatisch in werking gesteld wanneer het bedrag van de betaling groter is dan het bedrag van de gekozen openstaande factuur.

De betaling wordt dan automatisch op de kruisrekening (zie

Vereffenen met actieletter ´F´

Bij het verwerken van de betalingen van een debiteur kiest U in plaats van de normale actieletter 'P' de speciale

Overzichten

De debiteuren-module voegt een aantal overzichten aan het standaard-pakket toe:

• Subrekeningen met saldo
• Factuuroverzicht
• Ouderdomsanalyse

Deze worden hieronder verder beschreven.

Subrekeningen met saldo

Door het kiezen van het commando ´Subrekeningen met saldo´ uit het menu ´Rekeningen´ en aan te geven dat U tevens de mutaties wilt laten afbeelden, worden overzichten gemaakt van alle subrekeningen van een bepaalde hoofdrekening, waarop nog een eindsaldo aanwezig is.

Indien U bij de vraag ´Ook mutaties afbeelden´ voor nee kiest, worden alléén de saldi van de rekeningen afgebeeld.

Factuuroverzicht

Het factuuroverzicht is een uitgebreid overzicht dat U veel informatie verstrekt over de betaalde en openstaande debiteuren-facturen.

Na het kiezen van het commando 'factuuroverzicht' uit het menu ' Rekeningen' wordt U een keuze geboden uit de diverse overzichten:

• van de openstaande facturen van één debiteur
• van de openstaande facturen van alle debiteuren
• historisch overzicht van de betalingen van één debiteur
• historisch overzicht van de betalingen van alle debiteuren

Voorts kunt U kiezen uit:

• Alle mutaties van een factuur, waarbij per factuur tevens alle mutaties die op die factuur betrekking hebben worden vermeld
• Alleen totalen van factuur, waarbij per factuur alléén de totaalbedragen worden vermeld

Wanneer U beschikt over de Module Vreemde Valuta kunt U hierbij kiezen U de bedragen tevens in vreemde valuta wilt laten afbeelden.

Indien U een overzicht kiest van één debiteur dan vraagt het pakket hierna:

• Van welke rekening wilt U het factuuroverzicht?
• U vult een bestaande rekeningnaam in. Indien de rekeningnaam niet bestaat verschijnt het 'Zoekvenster'.

Van deze rekening(en) worden overzichten per factuur afgebeeld.

Bij alle overzichten worden de openstaande facturen per rekening getotaliseerd en wordt een eindtotaal berekend.

Het factuuroverzicht heeft twee verschillende lay-outs, afhankelijk van de breedte van het scherm of de printer. Wij adviseren U om dit overzicht af te drukken in de breedte op de printer.

Ouderdomsanalyse

De ouderdomsanalyse is een overzicht waarin de openstaande bedragen per factuur/debiteur verdeeld worden over een aantal periodes, waardoor inzicht wordt verkregen in de ouderdom van de openstaande facturen per debiteur.

Het aantal dagen per periode is door de gebruiker instelbaar.

Voorbeeld: wanneer U 14 invult, worden de facturen in ouderdom opgedeeld in de kolommen: tot 14 dagen, 15 tot 29 dagen, 30 tot 44 dagen en vanaf 45 dagen. De lay-out van het overzicht is afhankelijk van de afbeeldingsruimte.

Per debiteur wordt een totaaltelling vermeld van het openstaande bedrag per periode en het totaal van de openstaande bedragen per debiteur.

Aan het eind van het overzicht wordt een totaal gegeven van alle openstaande facturen per periode en in totaal.

Balans en Winst & Verlies

De Balans- en Winst & Verlies-rekening kunnen worden samengesteld met de totalen per debiteur afzonderlijk of de totalen van de hoofdrekening Debiteuren.

Kies hiervoor het uit het menu ´Rekeningen´ het commando ´Balans´ of het commando ´Winst & Verlies´ en vermeldt naar keuze mèt of zonder subrekeningen.

U kunt hierbij kiezen uit het kolommen- en het structurele formaat.

Bij deze laatste dient het overzicht in de breedte te worden uitgeprint, daar anders de tweede kolom niet kan worden afgebeeld.

Overige overzichten

De module heeft voorts invloed op een aantal andere overzichten:

Verwerkte mutaties

De mutaties kunnen per debiteur worden opgevraagd door de rekeningnaam van de debiteur in te tikken.

Verwerkte mutaties hoofdrekening

Alle op de hoofdrekening Debiteuren betrekking hebbende mutaties kunnen op één overzicht worden weergegeven door bij dit overzicht de hoofdrekening Debiteuren op te geven.

Rekeningen

Behalve het overzicht van alle rekeningen kan voorts een overzicht worden opgevraagd van alle debiteurenrekeningen door het intikken van de hoofdrekening Debiteuren.

Jaarafsluiting

Bij de jaarafsluiting wordt een apart bestand aangemaakt voor de openstaande posten van de Debiteuren. Dit bestand ´BH/Debiteuren´ kan in de nieuwe boekhouding via het commando ´ExterneMutaties´ als proefmutaties worden ingelezen.