Versie van 25 feb 2008 om 12:38
Module Externe Aderessen
Voorbereiding
Adressen die vanuit andere pakketten in Merlijn moeten worden ingelezen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :
- Spreadsheetformaat (ook Tab-delimited of Excelformaat genoemd)
- het bestand moet op een Macintoshsysteem komen te staan
Vervolgens moet aangegeven worden welke rubrieken aanwezig zijn en in welke volgorde deze in de kolommen staan. Dit kan op twee maneieren :
- in het bestand zelf
- in een apart bestandje met deze specificaties
Bij het aparte bestandje kan het beste gebruik worden gemaakt van een spreadsheet om de onderstaande codewoorden in te voeren. Save dit wel als TEXT-only !
Codewoorden
De importprocedure kent de volgende codewoorden :
Standaard aanwezig zijn :
| Code
|
Merlijnnaam
|
Omschrijving
|
| KLANTNR
|
Relatienummer
|
Relatienummers dienen uniek te zijn. Als deze niet uniek zijn worden deze automatisch tot een relatiekring van bij elkaar behorende adressen bijeen gevoegd (zie de opzet van de relatiekringen). Wanneer dit relatienummer ontbreekt in het in te lezen bestand wordt door Merlijn automatisch het eerstvolgende niet-gebruikte relatienummer aan het adres toegekend. Hetzelfde geldt voor relatienummers die hoger zijn dan 99.999
|
| POSTCODE
|
Postcode
|
Wanneer de landcode '1' is dient deze te voldoen aan de Nederlandse voorschriften anders wordt de postcode niet ingelezen. De postcodes mogen met of zonder spaties tussen de cijfers en letters worden aangeleverd. Wanneer de postcode niet wordt aangeleverd krijgt deze de vervangende waarde '0000AA'.
|
KLANTNR
| Merlijnveld
|
Relatienummer
|
| Doel
|
Het relatienummer van de relatie
|
| Verplicht
|
Nee
|
| Waarde
|
Relatienummers dienen uniek te zijn. Als deze niet uniek zijn worden deze automatisch tot een relatiekring van bij elkaar behorende adressen bijeen gevoegd (zie de opzet van de relatiekringen).
|
| Vervangingswaarde
|
Wanneer dit relatienummer ontbreekt in het in te lezen bestand wordt door Merlijn automatisch het eerstvolgende niet-gebruikte relatienummer aan het adres toegekend. Hetzelfde geldt voor relatienummers die hoger zijn dan 99.999
|
POSTCODE
| Merlijnveld
|
Postcode
|
| Doel
|
De postcode van de klant of relatie
|
| Verplicht
|
Nee
|
| Waarde
|
Wanneer de landcode '1' is dient deze te voldoen aan de Nederlandse voorschriften anders wordt de postcode niet ingelezen. De postcodes mogen met of zonder spaties tussen de cijfers en letters worden aangeleverd.
|
| Vervangingswaarde
|
0000AA
|
ZOEKNAAM
| Merlijnveld
|
Zoeknaam
|
| Doel
|
De zoeknaam is een achtletterige zoekcode, waarop relaties gemakkelijk kunnen worden teruggevonden en alfabetisch worden gesorteerd.
|
| Verplicht
|
Nee
|
| Waarde
|
de zoeknaam mag alle letters en cijfers bevatten. Wanneer deze in kleine letters wordt aangeleverd worden er automatisch hoofdletters van gemaakt.
|
| Vervangingswaarde
|
Wanneer deze ontbreekt in het in te lezen bestand wordt deze door Merlijn automatisch afgeleid van de naam.
|
NAAM
| Merlijnveld
|
Naam
|
| Doel
|
De naam van de relatie. Bij een bedrijf wordt hier de bedrijfsnaam vermeld. Bij een particulier wordt hier de naam vermeld.
|
| Verplicht
|
Ja
|
| Waarde
|
Dit veld heeft een maximumbreedte van 30 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
STRAAT
| Merlijnveld
|
Adres
|
| Doel
|
Het adres van de relatie, inclusief het huisnummer en een huisnummertoevoeging. Indien deze als afzonderlijke velden worden aangeleverd zijn er ook sleutelwoorden beschikbaar om deze automatisch samen te voegen.atie.
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
Dit veld heeft een maximumbreedte van 30 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
PLAATS
| Merlijnveld
|
Naam
|
| Doel
|
Woonplaats van de relatie
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
Dit veld heeft een maximumbreedte van 25 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
KONTAKT
| Merlijnveld
|
Ter attentie van
|
| Doel
|
De contactpersoon of afdeling van een bedrijf. Indien het een particulier betreft, wordt dit veld leeg gelaten.
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
Dit veld heeft een maximumbreedte van 25 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
TELEFOON
| Merlijnveld
|
Telefoon
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
LANDCODE
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
TITULATUUR
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
FAXTELEX
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
BANK
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
GIRO
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
ASKENMERK
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
INVOERDAT
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
KENMERK
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
EXTRAINFO
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
BEDRSOORT
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
SOORTCODE
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
ADRESSOORT
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
ASTelefoon2
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
AsTelex
| Merlijnveld
|
|
| Doel
|
|
| Verplicht
|
nee
|
| Waarde
|
|
| Vervangingswaarde
|
geen
|
Overige codewoorden
Er zijn nog meer codewoorden,maar deze mogen alleen in overleg met Merlijn worden gebruikt.
- VERTEGENW = 23;
- VOORNAAM = 24;
- TUSSENNAAM = 25;
- ACHTERNAAM = 26;
- EMAIL = 27;
- DEBCODE = 31;
- POSTC_NUM = 32;
- POSTC_LET = 33;
- HUISNUM = 34;
- HUISEXT = 35;
- TELE_NET = 36;
- TELE_ABO = 37;
- VOORLET = 38;
- ACTIVITY = 39;
- KVKBEDRS = 40;
- MEDIUM = 41;
- BTWNUMMER = 42;
- MEDIANET = 43;