Handleiding Boekhouder Adressen: verschil tussen versies

Huidige versie van 25 feb 2008 om 12:40

Zoeknaam

De zoeknaam is het gegeven waarop het adres kan worden teruggezocht en gesorteerd. Het is gebruikelijk om als zoeknaam de eerste 8 posities van de achternaam of bedrijfsnaam te gebruiken.

Indien de ingevoerde zoeknaam met een al eerder ingevoerde zoeknaam overeenkomt, verschijnt er onder aan het beeldscherm De zoeklijst

Relatienummer

Het relatienummer is een uniek nummer. Het vormt de toegang tot de diverse bij elkaar horende adressen van één relatie, de ´Relatiekring´. Deze methode wordt gebruikt om van één relatie meerdere bij elkaar behorende adressen vast te leggen, zoals Postbus-, Factuur- en Aflever-adressen. Door het invoeren van een bestaand relatienummer kunt U een nieuw adres aan een kring toevoegen.

Titulatuur

Hier kunt hier U een lettercode invullen van A tot Z. De bijbehorende omschrijving uit de adrestabellen wordt dan afgebeeld. Dit kan verder worden gebruikt bij het printen van adresetiketten (in een speciaal voor U ontworpen lay-out) of bij het adresseren van de factuur.

Ingevoerd en gewijzigd

De velden ´Ingevoerd´ en ´Gewijzigd´ worden door het pakket zelf bijgehouden.

Adressoort

Indien U meerdere adressen invoert met hetzelfde relatienummer, worden deze adressen aan elkaar gekoppeld. Per relatie kunnen op deze wijze verschillende soorten adressen (bijvoorbeeld Aflever- , Postbus- en Factuuradres) worden vastgelegd. Het soort adres wordt bepaald door de volgende letters:

• A = Afleveradres
• E = Extern factuuradres

Bij E(xtern factuuradres) vraagt het pakket om het relatienummer van het adres waaraan de factuur moet worden verzonden. Om een E(xtern factuuradres) in een ander soort adres te veranderen moet het relatienummer eerst op nul worden gezet.

• F = Factuuradres
• G = Geen facturen meer

G(één) facturen meer, is een speciale voorziening voor het laten vervallen van een centraal factuuradres. Indien deze soort bij een adres wordt ingevuld, waarheen adressen door middel van een extern factuur-adres verwijzen, worden de facturen toch aan het oorspronkelijke adres verzonden. Hierdoor behoeft niet bij alle afzonderlijke adressen de ´E´ aanduiding te worden verwijderd.

• O = Orderbevestigingadres
• P = Postbusadres
• W = Winkeladres (uitsluitend voor gebruik met de ´Winkel-modulen Verkoper´)

Per relatienummer mag slechts één E(xtern factuuradres), F(actuur) of G(één factuur)-adres voorkomen.

Naam

Maximaal 30 posities.

Ter attentie van

Maximaal 30 posities.

Adres

Maximaal 30 posities.

Postcode

Nederlandse postcodes worden alléén geaccepteerd indien deze beginnen met 4 cijfers, gevolgd door 2 letters. U mag naar keuze een spatie tussen de cijfers en letters toevoegen.

Indien U de postcode niet wilt invullen kunt U volstaan door de aangegeven waarde te accepteren of 0000AA in te vullen. Deze 0000AA wordt niet afgebeeld op de overzichten. Buitenlandse postcodes worden altijd geaccepteerd.

De controle op de postcode wordt pas uitgevoerd nádat de landcode is ingevuld.

Plaats

Maximaal 25 posities.

Landcode

Een cijfer dat overeenkomt met de code uit de landentabel. De naam van het land wordt afgebeeld in het veld ´Land´ indien de landentabel is ingevuld.

Telefoon 1

Maximaal 15 posities.

Telefoon 2

Maximaal 15 posities.

Fax

Maximaal15 posities.

Mobiel

Maximaal 15 posities.

Bank

Hier kunt U het banknummer invullen van de relatie. Het rekeningnummer moet zònder punten worden ingevoerd, na het geven van een ´return´ worden deze automatisch geplaatst. Het pakket controleert de geldigheid van het banknummer.

Giro

Hier kunt U het gironummer invullen van de relatie. Na het geven van een ´return´ worden er automatisch een ´P´ voor het nummer geplaatst.

Bedr. soort

In dit veld kunt U door middel van één of twee tekens het soort bedrijf vastleggen. Er is géén verdere controle op de inhoud van dit veld.

Soort

In dit veld kan het soort adres worden aangegeven door het intikken van één of meerdere letters. De met de soort overeenkomende omschrijving uit de soortentabel wordt direct na het intikken van het veld op de regel hieronder afgebeeld. Een adres kan tot meerdere soorten tegelijk behoren door het invoeren van meerdere letters.

Medium

In dit veld kunt U invoeren via welk medium U met deze relatie in contact bent gekomen.