Versie van 12 jun 2009 om 13:06

De eerste stappen

Voordat met de dagelijkse werkzaamheden kan worden begonnen moet het pakket worden 'ingericht'.

Hiermee wordt bedoeld dat:

• tabellen worden ingevuld
• de voorkeuren op de juiste manier worden ingesteld.
• de basisgegevens worden ingegeven

In dit hoofdstuk staat de meest voor de hand liggende manier aangegeven en waar deze gevonden kunnen worden.

Webbeheermap

Deze boodschap verschijnt alleen bij de module Web Beheer bij het opstarten van het pakket.

De Webbeheermap is de map waarin alle afbeeldingen worden opgeslagen die aan de artikelen worden toegevoegd en de boodschap geeft aan dat deze nog niet is ingesteld. Behalve bij een nieuwe administratie komt deze ook voor als de webbeheermap verplaatst is of op een andere computer is overgezet. Het 'pad' moet dan opnieuw worden ingesteld.

Als dit nog niet is gebeurd:

• maak in de administratiemap een nieuwe map aan en noem deze 'Webbeheermap'
• stel het pad naar deze map éénmalig in (of wijzig deze als de map op een andere plaats staat)

Zie verder Web_Beheer_handleiding.

Tabellen

Merlijn gebruikt op een aantal plaatsen in het pakket tabellen om de invoer op andere plaatsen consequenter en gemakkelijker te laten verlopen.

Soms zijn deze tabellen in meerdere pakketten beschikbaar, zoals de landentabel. Het volstaat dan deze in één pakket in te voeren.

Lettercodes

De lettercodes zijn een aantal tabellen die gebruikt worden in de orders, bijvoorbeeld om de vertegenwoordiger, de leveringsconditie en de betalingsconditie vast te leggen.

De lettercodetabellen zijn te vinden onder:

Zie voor de detailsHandleiding Verkoper Lettercodes opdracht Wijzig lettercodes

De tabellen die hieronder te vinden zijn:

• Commentaar
• Vertegenwoordiger
• Bankrelatie
• Betalingsconditie
• Leveringsconditie
• Factuurtoeslag
• Factuurkorting
• Klantgroep

Wanneer een tabel niet gebruikt wordt in uw pakket wordt deze grijs afgebeeld en kan niet worden gekozen.

Adrestabellen

De adrestabellen worden gebruikt om bij invoer van een klant of relatie.

De adrestabellen zijn te vinden onder:

]

Zie voor de details Handleiding Verkoper Lettercodes opdracht Wijzig adrestabellen.

De tabellen die hieronder te vinden zijn:

• Soorten
• Tititulatuur (wordt binnenkort gewijzigd in 'Aanhef')
• Landen
  • Landnamen
  • Koersen
  • Valuta-aanduiding, aantal decimalen van de valuta, euro-aanduiding
  • ISO landnummer
• Gebieden
• Functies
• CRM kenmerken
• ID-soorten

Wanneer een tabel niet gebruikt wordt in uw pakket wordt deze grijs afgebeeld en kan niet worden gekozen.

Kassatabellen

De Kassatabellen worden gebruikt in de Kassasystemen en komen overeen met dezelfde tabellen in de Kassa zelf.

De Kassatabellen zijn te vinden op de opdracht onder:

]

De tabellen die hieronder te vinden zijn:

• Verkoperstabel
• Transactietabel
• Redentabel
• Betaalsoorttabel

Zie voor de details:

• Handleiding Kassa Tabellen opdracht Wijzig verkopertabel
• Handleiding Kassa Tabellen opdracht Wijzig transactietabel
• Handleiding Kassa Tabellen opdracht Wijzig redentabel
• Handleiding Kassa Tabellen opdracht Wijzig betaalsoorttabel

Groepen

Ieder artikel behoort tot één artikelgroep. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Artikelgroepentabel. In deze tabel worden de omschrijving van de artikelgroepen en de grootboekrekeningen voor het doorboeken naar de Boekhouder vastgelegd.

Deze dienen daarom met de grootboekrekeningen in de Boekhouder overeen te stemmen.

De tabel is te vinden onder:

Zie voor de details Handleiding Verkoper Groepen opdracht Wijzig groepen

BTW-tabel

De BTW-tabel wordt gebruikt voor het vastleggen van de gebruikte BTW-percentages. Meestal is deze al juist ingevuld, maar controleer deze wel.

De BTW-tabel is te vinden onder:

Bijna onderaan staat 'Wijzig btw-tabel'.

Wijzig BTW-tabel

Per artikel wordt met een btw-kenmerk vastgelegd welk percentage btw bij dit artikel hoort. De percentages zelf worden niet in het artikel zelf vastgelegd, maar door het btw-kenmerk wordt gebruik gemaakt deze btw-tabel.

Alle prijzen van artikelen worden exclusief btw vastgelegd, waarbij de btw apart wordt berekend om de inclusief btw prijzen te krijgen. ' De percentages in de btw-tabel worden met 2 cijfers achter de komma vastgelegd: '19,00 betekent '19 %'.

De codes zijn:

• code ´0´ staat voor het nul-tarief. Dit percentage kan niet worden gewijzigd.
• code ´1´ staat voor het lage percentage
• code ´2´ voor het hoge percentage

Rekeningen voor doorboeken

Voor het doorboeken van de facturen zijn nog een aantal rekeningen nodig, zoals de grootboekrekeningen voor de btw, de kasrekenig enz.

Deze zijn te vinden onder:

Bijna onderaan staat 'Wijzig rekeningen voor doorboeken'.

Wijzig rekeningen voor doorboeken

Met de opdracht Wijzig rekeningen voor doorboeken worden de instellingen van de Verkoper voor het doorboeken naar de Boekhouder gewijzigd.

Gebruik de kruisrekening

Hierbij wordt aangegeven of de boekingen altijd via de kruisrekening moeten lopen en welke kruisrekening dit is. Omdat het gebruik van de kruisrekening een punt is dat uitgebreid bij de Boekhouder besproken wordt is dit hier niet verder uitgelegd. Op dit punt is het voldoende om aan te geven, dat deze instelling moet overeenkomen met de wijze waarop de Boekhouder is opgezet.

Indien Merlijn dit niet apart heeft aangegeven, dient Gebruik de kruisrekening te zijn aangekruist en moet de hoofdletter 'X' in het vakje erachter te zijn ingevuld.

BTW laag percentage

Hier wordt de boekhoudrekening voor het lage btw-percentage ingevuld uit de Boekhouder. De Verkoper zet de berekende btw tegen het lage tarief op deze rekening tijdens het doorboeken van de facturen.

BTW hoog percentage

Hier wordt de boekhoudrekening voor het hoge btw-percentage ingevuld uit de Boekhouder. De Verkoper zet de berekende btw tegen het hoge tarief op deze rekening tijdens het doorboeken van de facturen.

Kortingrekening

Hier wordt de boekhoudrekening voor verleende kortingen ingevoerd. Deze rekening wordt alleen gebruikt indien speciale voorzieningen aanwezig zijn in het pakket.

Indien Merlijn dit niet apart heeft aangegeven hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Kasrekening

Hier wordt de boekhoudrekening voor de kas ingevoerd. Deze rekening wordt gebruikt als bij het doorboeken van facturen de optie 'op kas' wordt gekozen. Het is verstandig hier direct de kasrekening van de boekhouding in te vullen (meestal '100' of '1000').

Kostprijsrekening

Hier wordt de boekhoudrekening voor de kostprijs ingevoerd. Deze rekening wordt gebruikt als bij de artikelgroepen geen kostprijsrekening is ingevuld.

Deze rekening wordt gebruikt voor de mutatie 'Kostprijs verkopen' tegenover de rekening 'Voorraad'. Bij iedere gefactureerde orderregel wordt hierop de 'vaste verrekenprijs * het aantal stuks' geboekt, waardoor de voorraad wordt verminderd met de waarde van de verkoop.

Voorraadrekening

Hier wordt de boekhoudrekening voor de voorraadrekening ingevoerd. Deze rekening wordt gebruikt indien bij de artikelgroepen geen voorraadrekening is ingevuld.

Deze rekening wordt gebruikt voor de mutatie 'Kostprijs verkopen' tegenover de rekening 'Voorraad'. Bij iedere gefactureerde orderregel wordt hierop de 'vaste verrekenprijs * het aantal stuks' geboekt, waardoor de voorraad wordt verminderd met de waarde van de verkoop.

Emballagerekening

Hier wordt de emballagerekening voor de voorraadrekening ingevoerd. Deze rekening wordt alleen gebruikt indien speciale voorzieningen aanwezig zijn in het pakket.

Indien Merlijn dit niet apart heeft aangegeven hoeft dit veld niet te worden ingevuld.

Retour-emballagerekening

Hier wordt de emballagerekening voor de voorraadrekening ingevoerd. Deze rekening wordt alleen gebruikt indien speciale voorzieningen aanwezig zijn in het pakket.

'Indien Merlijn dit niet apart heeft aangegeven hoeft dit veld niet te worden ingevuld.