Handleiding Kassabeheerder Hoe te beginnen
Algemeen
De Kassa kan pas worden gebruikt als er artikelen zijn ingevoerd. Anders kan er niets worden verkocht. De artikelen worden in de Kassabeheerder ingevoerd en onderhouden en later op de Kassa gebruikt.
Dit hoofdstuk geeft wat tips over hoe dit gedaan kan worden.
Voorbereiding
Artikelgroepen
De eerste voorbereiding bestaat uit het indelen van de artikelen of diensten in artikelgroepen. Een artikelgroep is een aantal bij elkaar horende artikelen, waarvan de omzet afzonderlijk kan worden bekeken.
Er zijn 999 artikelgroepen, dus ruim voldoende. Het heeft echter ook geen zin om aan ieder artikel een aparte artikelgroep toe te kennen, daar anders het doel 'overzicht' ook weer verloren gaat. Meestal is een indeling in maximaal groepen in het begin voldoende. Zet in ieder geval de diensten en andere artikelen in aparte groepen.
Een tweede tip is om ruimte te houden in de groepen, waardoor later op logische plaatsen nog artikelgroepen tussengevoegd kunnen worden. Gebruik bijvoorbeeld de artikelgroepen 10, 20, 30 enz.
De artikelgroepen staan verder beschreven in Handleiding Kassabeheerder Speciaal opdracht Wijzig artikelgroepen.
Artikelcodes
Als er al artikelcodes zijn kunnen deze natuurlijk gebruikt worden. Het veld voor de artikelcodes is 15 posities groot en mag letters, cijfers en tekens bevatten.
Zijn er nog geen artikelcodes, dat is het verstandig deze 'logisch' te kiezen en zo kort mogelijk, waarbij dan toch gemakkelijk onderscheid kan worden gemaakt tussen de artikelen. Ter verduidelijking van dit advies een voorbeeld:
- wij leveren haarverf, haarlak en kammetjes
- haarverf leveren we in grijs (kleur 33), rood (kleur 67) en groen (kleur 98)
- wij kunnen nu als artikelcodes 'haarverf grijs (kleur 33)' enz gebruiken, maar dan betekent ook dat we deze code iedere keer weer moeten invoeren
- in dit geval is het beter de code 'HV 33' te gebruiken en in de omschrijving pas het woord grijs enz
- het ingeven van de codes gaan dan zeer snel en door alleen 'HV' in te tikken verschijnt een lijst van alle haarververven
Voor het invoeren van de artikelen zie Handleiding Kassabeheerder Artikelen opdracht Voer artikel in.