Externe mutaties handleiding

Overzicht handleidingen van modules
Boekhouder

Module Externe mutaties

Kies uit de volgende onderwerpen:

Inleiding Externe mutaties Het code-formaat Het ´TAB6´ formaat Het ´TAB12´ formaat Inleiding De module maakt het mogelijk om vanuit andere pakketten dan de pakketten uit de Merlijn-reeks mutaties in te lezen.

Externe mutaties

Kies uit het menu 'Mutaties' het commando 'Externe mutaties'.

Er verschijnt dan een 'Open-document'-venster, waarin U kunt aangeven welk bestand U wilt openen. Kies voor het lezen van bestanden uit andere pakketten de instelling 'Tekst-bestanden'.

Na het openen van het bestand worden de mutaties gecontroleerd op geldigheid.

Indien een ingelezen mutatie niet voldoet aan de gestelde eisen, wordt deze geweigerd en heeft U direct de mogelijkheid een correctie aan te brengen en de mutatie opnieuw te verwerken.

Indien U de mutatie pas op een later tijdstip wilt corrigeren kunt U deze in een bestand weg laten schrijven. U moet de mutatie dan ongewijzigd laten.

Indien U 'Dezelfde' kiest, worden alle wèl verwerkte mutaties uit het ingelezen bestand verwijderd en alléén de niet-geaccepteerde mutaties weggeschreven.Indien U voor een ander bestand kiest, wordt het ingelezen bestand niet gewijzigd en worden de geweigerde mutaties naar het nieuwe bestand weggeschreven.

Alle geaccepteerde mutaties worden als proefmutaties ingelezen, zodat U deze nog kunt wijzigen met het commando ´Wijzig mutatie´.

Wanneer U met externe mutatie werkt zijn er drie formaten :

• Het ´Code´-formaat, waarbij de verschillende velden ieder op een nieuwe regel worden geplaatst, (scheiding door CR)
• Het ´Tab6´formaat, waarbij de verschillende velden op één regel worden vermeld, gescheiden door een TAB, waarbij uitsluitend de eerste 6 velden worden doorgegeven. Dit formaat mag uitsluitend worden gebruikt indien U niet beschikt over één van de volgende modules :
  • Aantallen
  • Betalingsadvies
  • Kostenplaatsen
  • Periodes
  • Vreemde Valuta
• Het ´Tab12´formaat, waarbij de verschillende velden op één regel worden vermeld, gescheiden door een TAB, waarbij naast de onder punt 2 genoemde velden tevens de overige 6 velden worden doorgegeven.

Het code-formaat

Per mutatie zijn dertien velden nodig, die gescheiden worden door een 'Return'-teken.

• Het woord : ´Code´
• Documentnummer : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Datum : 6 cijfers, (jjmmdd)
• Omschrijving : 1 tot 20 letters, cijfers of tekens
• Bedrag: 1 tot 15 cijfers Het bedrag in centen, eventueel in de invoer voorkomende punten en komma´s worden automatisch verwijderd.
• Debetrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Creditrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Eenheden : Standaard: 0; Bij de module 'Aantallen': 1 tot 7 voor de soort aantallen, gevolgd door het aantal.
• Termijn : Standaard: 0; Bij de module 'Betalingsadvies' de openstaande termijn van een factuur in dagen
• Boekingsperiode: 1 tot 2 cijfers (van 0 tot 15)
• Koers : Standaard: 1000000; Bij de module ´Vreemde Valuta´: de koers in 7 cijfers
• Landnummer : Standaard: 1; Bij de module ´Vreemde Valuta´: het landnummer
• Mutatiecode: Standaard: 00; Het eerste cijfer is alleen van belang als de module 'Kostenplaatsen' is aangeschaft: 0 betekent: géén kostenplaats, 1 betekent: wel kostenplaats. Het tweede cijfer is alleen van belang als de module ´Vreemde Valuta´ is aangeschaft: 0 betekent bedrag in Euro's, 1 betekent bedrag in valuta.

Het ´TAB6´ formaat

Per mutatie zijn zeven velden nodig, die gescheiden worden door een TAB. Iedere mutatie dient te worden afgesloten door een CR.

• Het woord : ´Tab6´
• Documentnummer : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens.
• Datum : 6 cijfers, (jjmmdd)
• Omschrijving : 1 tot 20 letters, cijfers of tekens
• Bedrag: 1 tot 15 cijfers. Het bedrag in centen, eventueel in de invoer voorkomende punten en komma´s worden automatisch verwijderd.
• Debetrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Creditrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens

Het ´TAB12´ formaat

Per mutatie zijn dertien velden nodig, die gescheiden worden door een TAB. Iedere mutatie dient te worden afgesloten door een CR.

• Het woord : ´Tab12´
• Documentnummer : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens.
• Datum : 6 cijfers, (jjmmdd)
• Omschrijving : 1 tot 20 letters, cijfers of tekens
• Bedrag: 1 tot 15 cijfers. Het bedrag in centen, eventueel in de invoer voorkomende punten en komma´s worden automatisch verwijderd.
• Debetrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Creditrekening : 1 tot 8 letters, cijfers of tekens
• Eenheden : Standaard: 0; Bij de module 'Aantallen': 1 tot 7 voor de soort aantallen, gevolgd door het aantal.
• Termijn : Standaard: 0; Bij de module 'Betalingsadvies' de openstaande termijn van een factuur in dagen
• Boekingsperiode: 1 tot 2 cijfers (van 0 tot 15)
• Koers : Standaard: 1000000; Bij de module ´Vreemde Valuta´: de koers in 7 cijfers
• Landnummer : Standaard: 1; Bij de module ´Vreemde Valuta´: het landnummer
• Mutatiecode: Standaard: 00; Het eerste cijfer is alleen van belang als de module 'Kostenplaatsen' is aangeschaft: 0 betekent: géén kostenplaats, 1 betekent: wel kostenplaats. Het tweede cijfer is alleen van belang als de module ´Vreemde Valuta´ is aangeschaft: 0 betekent bedrag in Euro's, 1 betekent bedrag in valuta.