Handleiding Inkoper Artikelen opdracht Voer artikel in

Voer artikel in

Het opzetten van een 'goede' artikelcode is van groot belang, aangezien deze zeer vaak gebruikt wordt en een aantal overzichten op volgorde van artikelcode worden weergegeven.

Voor de artikelcode mag U 15 posities gebruiken, waarbij zowel cijfers, letters en tekens door elkaar mogen worden gebruikt.

U bent geheel vrij in het gebruik hiervan, maar toch geven wij U een aantal tips, die later nuttig kunnen zijn :

• maak de artikelcode nooit langer dan noodzakelijk is: U dient deze vaak in te typen
• geef artikelen die bij elkaar horen een artikelcode, waarbij het eerste deel overeenkomt, zodat deze artikelen ook 'bij elkaar' worden afgebeeld op de overzichten
• gebruik een vaste indeling van de artikelcode, bijvoorbeeld de eerste positie is een letter die de hoofdgroep aangeeft, vervolgens 2 cijfers voor de subgroep, een punt en een volgnummer
• indien uw artikelen 'maten' hebben, probeer dan deze maten in de artikelcode onder te brengen
• gebruik zoveel mogelijk logische aanduidingen,

Nogmaals: een 'goede' artikelcode maakt uw gegevens voor de diverse personen die er mee moeten werken veel toegankelijker.

Verkoopartikel

De velden die hier beschreven zijn behoren tot het verkoopgedeelte van het artikel, dat zichtbaar is in de Inkoper en de Verkoper.

Artikelcode

Een artikelcode mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m vijftien posities. De artikelcode dient altijd uniek te zijn. Als U tracht om een reeds bestaande artikelcode in te voeren, dan wordt deze niet geaccepteerd en krijgt U de gelegenheid om een andere artikelcode in te voeren.

Stijl (Kledingbranche)

Een stijl mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m 6 postities.

De combinatie stijl+kleur van een artikel dienen altijd uniek te zijn.

Als U tracht om een reeds bestaande combinatie in te voeren, dan wordt deze niet geaccepteerd en krijgt U de gelegenheid om een andere stijl+kleurcombinatie in te voeren.

Groep

Indien wordt doorgeboekt naar de Merlijn Boekhouder, dient de groep en de groepstabel ingevuld te zijn. Er zijn 999 verschillende groepen mogelijk.

Groep (Kledingbranche)

Het pakket kent 999 verschillende artikelgroepen.

Per artikel wordt vastgelegd tot welke artikelgroep deze behoort.

Na het kiezen van een artikelgroep wordt direct de naam van de groep uit de groepstabel afgebeeld.

Voor groep wijzigen kies uit het menu artikelen en dan Grp-kleurtabel-wijzig groepen

Maatbalk (Kledingbranche)

De maatbalk wordt aangegeven door een letter A tot en met Z.

Deze letters komen overeen door met de voor de gebruiker vastgelegde maatbalken van 1 tot maximaal 14 maten.

De maatbalk zelf wordt direct onderin het scherm afgebeeld.

Kleur (Kledingbranche)

De kleurcode vormt samen met de stijl een unieke artikelcode voor het artikel.

Er zijn twee manieren om dit veld te gebruiken :

• gewoon een kleur invullen

• een driecijferig nummer van de kleurentabel, waardoor de kleuromschrijving uit de kleurtabel wordt opgehaald

• een driecijferig nummer, + een driecijferig nummer van de kleurentabel, waardoor er een dubbele omschrijving uit de kleurtabel wordt opgehaald.

Als voorbeeld : in de kleurtabel 123=zwart en 399=wit, dan wordt: 123399 'zwart/wit'.

Kleuromschrijving (Kledingbranche)

Dit is de kleuromschrijving welke vanuit de kleurtabel opgeroepen wordt, mits de kleurcode op de juiste manier is ingevuld. Voor het wijzigen van de kleur tabel gaat u naar: Grp-kleurtabel-wijzig kleuren.

Omschrijving-1

De eerste omschrijving mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m veertig posities. Sommige overzichten kunnen gesorteerd worden op de eerste 15 posities van de eerste omschrijving.

Omschrijving-2

De tweede omschrijving mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m vijftien posities.

Omschr. eenheden

De omschrijving van de eenheden mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m vijftien posities.

Fabrikant

De producent van het product

Merk

Naam van het product zoals het in de markt wordt gezet/verkocht.

Boom1 t/m Boom4

Module Web Zoeken

Web Zoeken is een module die ervoor zorgt dat een aantal zoekmethodes in een website worden doorgegeven en toegepast kunnen worden.

Magazijnlocatie

De magazijnlocatie mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m acht posities.

Magazijnlocatie B

Een extra mogelijkheid om een 2e locatie aan te geven. De magazijnlocatie mag bestaan uit letters, cijfers en/of leestekens van één t/m acht posities.

Module Faselevering

Bij deze module zal de raaplijst op volgorde van magazijnlocatie gesorteerd worden. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Module Raaplijst

Bij deze module zal de raaplijst op volgorde van magazijnlocatie gesorteerd worden. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Voor de looproute in het magazijn is het dus nodig dat U hier een 'logische' route aanhoudt.

Een voorbeeld :

• het magazijn (A of B)
• de 'straat' in het magazijn (0..12)
• het vak in het magazijn (0..15)
• de hoogte van de plank van onderaf gemeten (1..4)

GN-code

Module BTW-nummers

Wanneer U de module BTW-nummers heeft kunt U een GN-code invullen. Deze code stond vroeger ook bekend onder de naam statistieknummer.

Adviesprijs

De adviesprijs per aantal. Hier wordt verder niet mee gerekend.

Module Inclusief / Exclusief BTW

Indien de module Inclusief / Exclusief aanwezig is, wordt de adviesprijs zowel exclusief BTW eerste veld als inclusief BTW tweede veld afgebeeld. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Verkoopprijs

De verkoopprijs per aantal. Het aantal wordt overgenomen van de adviesprijs. Met deze prijs wordt overal in het pakket gerekend.

Module Inclusief / Exclusief BTW

Indien de module Inclusief / Exclusief aanwezig is, wordt de verkoopprijs zowel exclusief BTW eerste veld als inclusief BTW tweede veld afgebeeld. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Emballageprijs

Module Emballage

De (retour-)emballageprijs van het artikel. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Retouremballageprijs

Module Retouremballage

De (retour-)emballageprijs van het artikel. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Vervallen

Ja / nee-keuze, waarmee kan worden aangegeven dat het artikel uit het assortiment gaat.

Bij de referentielijst artikelen is hierop een selectie mogelijk. Indien de voorkeur (Zie 'Voorkeuren...´) is ingesteld, verschijnt een waarschuwingsvenster bij de orderinvoer.

Module Voorraad Verkoper

Bij de diverse voorraadoverzichten kan hierop een selectie worden toegepast. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Uitverkocht

Ja / nee-keuze, waarmee kan worden aangegeven dat het artikel tijdelijk is uitverkocht.

Bij de referentielijst artikelen is hierop een selectie mogelijk.

Indien de voorkeur (Zie menu ´Speciaal´ het commando ´Stel voorkeuren in´) is ingesteld, verschijnt een waarschuwingsbox bij de orderinvoer.

Voorraad negeren

Wanneer van een artikel de voorraad niet hoeft te worden bijgehouden en deze niet op de besteladvieslijst of voorraadoverzicht mag komen te staan moet hier 'N' worden ingevuld.

GeenEDI

Module EDI basis

Sommige artikelen, zoals vrachtkosten, promotiemateriaal enz worden wel verzonden, maar mogen niet in de EDI-documneten worden meegenomen, daar deze artikelen bij de klant niet voorkomen in de bestanden en daardoor verwarring kunnen opleveren.

Door GeenEDI op 'J' te zetten worden deze artikelen niet meegenomen in de EDI=berichten.

Winkelartikel/Export

Indien het artikel als winkelartikel gekenmerkt is, dus op de kassa zichtbaar is,moet het artikel op 'J' staan. Als hierachter het woord 'export' staat wil dat zeggen dat het artikel nog niet is geëxporteerd( overgezet) naar de Kassa's.

Alternatief

Module Alternatieve Omschrijvingen

'Alternatief´ van de klant. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Klantkaart

Module Kappersbranche

Hierbij kan aangegeven worden of bij gebruik van dit artikel op een kassabon automatisch de klantkaart aangeroepen moet worden.

Bind-code

Module Boekenbranche

De Bind-code.

CBC-code

Module Boekenbranche

De CBC-code.

Leveranciers

Module Leveranciers

Hierbij is het mogelijk om van maximaal drie leveranciers per artikel, de naam van de leverancier, het relatienummer van de leverancier en de inkoopprijs vast te leggen. Indien de module Vreemde Valuta aanwezig is, kan de inkoopprijs ook in valuta worden vastgelegd. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Catalogusprijzen

Module Catalogusprijzen

10 verschillende prijzen

Kortingen

Module Kortingen

10 verschillende kortingen

Valutacatalogus

Module Valutacatalogus

10 verschillende prijzen in vreemde valuta

Staffelprijzen

Module Staffelprijzen

5 prijzen en de 5 bijbehorende staffels

Staffelkortingen

Module Staffelkortingen

5 kortingen en de 5 bijbehorende staffels

Meerdere kortingen

{{Module|naam=Meerdere kortingen|tekst= 10 verschillende kortingspercentages

Er kan maar één van bovenstaande mogelijkheden in het pakket worden toegepast.

Kostprijsmatrix

Module Kostprijsmatrix

Indien deze module aanwezig is dient hier de ingang van de tabel (1 t/m 25) te worden ingegeven, d.m.v. een ´#´ en het cijfer. (Zie verder de modulebeschrijving.) De grootboekrekening voor de omzetmutatie die wordt aangemaakt bij het doorboeken naar de Boekhouder en waarbij geen BTW in rekening wordt gebracht (bv. bij buitenlandse klanten). Deze rekening dient altijd te worden ingevuld en mag dezelfde zijn als ´Opbrengst met BTW´.

BTW-matrix

Module BTW-Matrix

Indien deze module aanwezig is, dient hier de ingang van de tabel (1 t/m 25) te worden ingegeven, d.m.v. een ´#´ en het cijfer. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Doorboekmatrix

Module Doorboekmatrix

Indien deze module aanwezig is, dient hier de ingang van de tabel (1 t/m 25) te worden ingegeven, d.m.v. een ´#´ en het cijfer. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Opbrengstmatrix

Module Opbrengstmatrix

Indien deze module aanwezig is, dient hier de ingang van de tabel (1 t/m 25) te worden ingegeven, d.m.v. een ´#´ en het cijfer. (Zie verder de modulebeschrijving.)

Voorraad herwaardering

De grootboekrekening voor de herwaardering van de voorraad.

EAN-code

Module EAN-codes

Een EAN-code bestaat altijd uit 13 cijfers, waarvan het laatste een zogenoemd controlegetal is.

Om 13 cijfers te krijgen voegt het pakket zelf 'leidende nullen' toe. Naast de EAN-13 code kent het pakket ook de Amerikaanse 12-cijferige UPC-code die dezelfde opbouw heeft, maar één cijfer minder.

Wanneer dit veld bij de invoer blanco wordt gelaten zal het pakket zelf een unieke interne EAN-code toevoegen, die begint met het nummer 20.

De EAN-13 en UPC-codes mogen door elkaar gebruikt worden bij invoer. Voor het printen van etiketten wordt altijd de EAN-13 code gebruikt, daar deze in Europa het meest gebruikelijk is.

Binnen Merlijn mag een EAN-code maar één keer voorkomen.

Web info

Module Web Beheer

Om een afbeelding voor de website aan het artikel toe te voegen is het voldoende om een afbeelding met de muis naar het artikel te slepen en de muis los te laten.

Web artikel, Web bestelblokkade, Web speciaal en Webwinkelkenmerken

Module Web Vullen

Webinfo

Om een afbeelding voor de website aan het artikel toe te voegen is het voldoende om een afbeelding met de muis naar het artikel te slepen en de muis los te laten.

De afbeelding wordt dan automatisch naar de juiste map gekopieerd.

Web artikel

Voor artikelen die voor de webapplicatie bestemd zijn.

Web bestelblokkade

Voor artikelen die wel op het web worden vermeld, maar niet direct via het web besteld mogen worden.

Web speciaal

Deze aanduiding wordt doorgegeven aan de webapplicatie en kan voor diverse doeleinden worden gebruikt.

Webwinkelkenmerken

16 kenmerken waarvan de omschrijving via een tabelingang door de gebruiker ingevuld kan worden en kan voor diverse doeleinden worden gebruikt.

Webtekst

Module Web Teksten

De module maakt het mogelijk om een groot tekstveld op te slaan.

Voorcalc.

Calculatie op basis van beschikbare gegevens in een offerte stadium en ingeschatte waarden voor (nog) niet bekende materialen, arbeid en diensten.

Stand.calc.

Standaardcalculatie op basis van de normaal beschikbare en bekende prijzen en gegevens.

Nacalc.

Nacalculatie op basis van inkoop,bestede arbeid,en waar alle verdere kosten bekend zijn in mee genomen worden.

Afprijs-%

(toekomstig) De afprijzing is een percentage wat zichtbaar zal zijn op de website en waarmee kan worden aangegeven wat de korting op het artikel zal zijn in procenten.

Alt EAN-code

Kan alleen worden toegepast in overleg met Merlijn. Voorbeeld: Als een artikel van bijvoorbeeld verschillende jaren intern als afzonderlijk artikel wordt behandeld, maar naar de afnemers bekend staat onder één EAN-code kan deze Alternatieve EAN code worden toegepast.

Extra velden Verhuur

Module Verhuur

Voor de module Verhuur zijn extra velden toegevoegd; zie Handleiding Verhuur Artikelgegevens

Inkoopgegevens

Nadat de verkoopgegevens van het artikel zijn vastgelegd, worden de inkoopgegevens opgevraagd.

De leverancier kan worden opgezocht aan de hand van :

• zoeknaam
• relatienummer
• postcode
• flitszoeken

Bestelcode

De bestelcode is de artikelcode van de leverancier zelf en dient uniek te zijn.

Indien geen bestelcode beschikbaar is, kan dit voor de eerste leverancier van een artikel worden weggelaten, (de eigen artikelcode wordt dan intern gebruikt).

Voor een volgende leverancier van dit artikel dient dan wel een unieke bestelcode ingevoerd te worden.

<< MODULE VREEMDE VALUTA >> De soort valuta waarin de Basis inkoopprijs van het artikel wordt vastgelegd wordt bepaald door het land van de leverancier.

Adv.verkoop

Het veld 'Adv. verkoop' bij de leveranciersgegevens is een veld dat uitsluitend bedoeld is om vast te leggen te geven welke prijs deze leverancier als verkoopprijs adviseert. Als er meerdere leveranciers van een artikel zijn kunnen de adviesprijzen verschillend zijn.

Het is een veld dat verder in geen enkele berekening of verder overzicht wordt gebruikt. Het is slechts extra informatie die de leverancier kan aanleveren, maar het mag daarom ook op nul blijven staan. Hierdoor is ook de stuiverafronding niet toegepast, maar wordt de prijs zonder aanpassing geaccepteerd.

Voorkeur

Indien er meerdere leveranciers van hetzelfdeartikel zijn, wordt normaal gesproken de goedkoopste leverancier door het pakket geadviseerd.

Er kunnen echter redenen zijn waarom een andere leverancier de voorkeur geniet. Dit kan aangeven worden door bij 'Voorkeur' een 'J' in te geven. Door deze op 'N' te laten staan wordt de 'voorkeur' automatisch toegekend aan de leverancier met laagste NETTO-inkoopprijs.

Er kan maar één voorkeurleverancier van een artikel zijn. Wordt hier een 'J' ingevuld, dan wordt dit kenmerk bij de andere leveranciers automatisch op 'N' gezet. Op de bladzijde met de gegevens van het verkoopartikel wordt de voorkeurleverancier aangegeven door het cijfer vooraan bij het leveranciersblok 'vet' af te beelden.

Vervallen

Een leverancier van een artikel kan dit artikel niet meer leveren. Als deze leverancier dit artikel nooit heeft geleverd kan de leverancier van dit dit artikel worden verwijderd. Is dit artikel wel bij deze leverancier besteld en/of geleverd, dan kan deze niet meer verwijderd worden in verband de aanwezige historische gegevens.

Door bij 'Vervallen' een 'J' in te geven krijg je bij een poging tot toevoegen van dat inkoopartikel op een inkooporder een waarschuwing dat het artikel vervallen is bij deze leverancier zodat het 'per ongeluk' bestellen van een vervallen artikel voorkomen kan worden.

Eenheid

Deze eenheid is het aantal artikelen dat de leverancier als minimum levert. Hierbij wordt hetzelfde principe gevolgd als bij de eenheid in het verkoopgedeelte, maar nu ten opzichte van de basis inkoopprijs.

GR BRT% NTO%

U kunt deze velden op twee manieren gebruiken:

• Het artikel behoort tot een van de artikelgroepen, waarvoor U een vaste kortingsregeling met de leverancier heeft afgesproken.

In dit geval kunt U volstaan met het ingeven van de letter of cijfer van de kortingsregeling van de betreffende leverancier, waarna de velden Brt% en Nto% door het pakket worden ingevuld. Indien de kortingsregeling bij de leverancier wordt herzien, dan worden de inkoopprijzen van het artikel opnieuw berekend aan de hand van de gewijzigde kortingsregeling.

• Voor het artikel geldt een afwijkende kortingsregeling, die niet bij de leveranciersgegevens is vastgelegd. In dit geval vult U in de velden Brt% en Nto%.

Basis inkoop

De basis inkoopprijs is de brutoprijs van het artikel, waarbij bij de berekening van de netto-inkoopprijzen wordt uitgegaan.

Op deze prijs worden de Brt % en Nto % in mindering gebracht om de Inkoopprijs exclusief BTW te kunnen berekenen.

<< MODULE VREEMDE VALUTA >> De prijs wordt hier in de valuta van de leverancier ingebracht, waarna alle andere prijzen aan de hand van de in de valutatabel in de adresgegevens worden omgerekend in Euro’s

Berekening marges

Nadat de bovenstaande velden zijn ingevoerd, beeldt het pakket onder de adviesprijs en verkoopprijs het percentage op de inkoopprijs af.

Marges herzien

Het veld VRK% is reeds eerder door het pakket berekend en geeft de berekende marge aan (Brt % en Nto%) ten opzichte van de verkoop-prijzen.

Indien U een andere marge wenst te hanteren vult U de gewenste marge in, waarna het pakket de nieuwe verkoopprijzen berekent.

Hierna springt de cursor opnieuw naar de verkoopprijzen, die U op dit moment nog kunt bijstellen door een ander bedrag in te tikken.

De invoermogelijkheden met het overnemen van prijzen en het berekenen van de inclusief of exclusief BTW prijzen zijn hetzelfde als bij de invoer van deze velden.