Handleiding Inventaris Opstarten van de Inventaris

Opstarten van het Inventarispakket

• Dit scherm verschijnt nadat u de toegangscode van het pakket heeft ingetoetst.
• Hier kunt U de "Magazijninventarisatiecode" instellen, deze code wordt in de naam van het het Inventarisatiebestand opgenomen, en aan het eind wordt een tellijstummer (volgummer) toegevoegd.
• Bijvoorbeeld bij de Magazijninventarisatiecode 200612 krijgen alle inventarisatiebestanden de naam: INV_MAGAZIJN_200612_1 (1 staat voor de tellijst (volg)nummer).
• De Magazijninventarisatiecode wordt standaard door Merlijn ingevuld, dit is het jaar en de maand, maar U kunt ook zelf een eigen code ingegeven.
• Per Magazijninventarisatiecode wordt één totaal bestand gemaakt voor het totaliseren van alle tellijsten. Deze totaallijst krijgt de naam: INV_MAGAZIJN_2006012-1 TOTAAL.
• Indien u een bestaande inventarisatielijst wil openen dan vult u hier de Magazijninventarisatiecode in van dat bestand.

• Kies uit het menu Hoofdkantoor “Maak inventarisbestand”.

• U kunt voor dezelfde Inventarisatiesessie het aantal tellijsten uitbreiden.
• Er zal dan een boodschap komen met “Inventarissessie xxxxxx bestaat reeds”.
• Stel dat er 4 tellijsten zijn, door bijvoorbeeld 6 integeven zal het aantal tellijsten met 2 uitgebreid worden.
• Nadat u OK heeft gegeven komt er heel kort een infoscherm wat automatisch weer verdwijnt.

Een Tellijst Printen

• Kies uit het menu "Hoofdkantoor" en dan "Print tellijsten".

• Indien u hier een nul invoert krijgt u de totaallijst, of u vult hier het volgnummer van de tellijst in.

• Indien u kiest voor een lijst zonder aantallen printen, krijgt u een lijst waar u de aantallen tijdens het tellen kunt invullen,dit is een goed hulpmiddel bij de inventarisatiesessie.

Klik hier voor een verdere uitleg van de mogelijkheden.

• Indien u kiest voor "Op artikelcode" en "geheel nieuw", kunt u een selectie maken van de artikelen.
• Door deze selectie print u bijvoorbeeld die artikelen die u wilt tellen.

• Als de lijst is uitgeprint kunt u handmatig de aantallen opschrijven.

• Kies in de Menubalk "Boekvoorraad op"

• Hier kunt u het tellijstnummer invullen wat u wilt opboeken.

• Hier vult u de artikelcode in.

• Hier vult u het aantal van de getelde voorraad in.

• Nu ziet u het totaal inclusief de zojuist ingevoerde aantallen.
• Nadat u een return heeft gegeven wordt deze mutatie opgeslagen en verschijnt het volgende veld om een artikelcode in te voeren.

Aantal Corrigeren

• Ga in de menubalk naar Hoofdkantoor en dan naar "Stel voorraad bij"

• Vul hier het tellijstnummer in

• Vul de artikelcode in, corrigeer de juist getelde voorraad in het vakje 'Stel bij', en geef een return om deze mutatie op te slaan.

• Ga in de Menubalk naar Hoofdkantoor en dan naar Print tellijsten.

• Nu kunt u een lijst printen waar alle aantallen opstaan.
• Toepassing: controleren inventarisering.

• Deze keuze laat bij het printen alle niet ingevulde aantallen weg.

Voeg Tellijsten samen

• Kies uit de Menubalk Voeg tellijst samen.

• Nu worden alle ingevoerde gegevens van de tellijsten samengevoegd op de totaallijst.
• Indien er wijzigingen op de tellijsten zijn geweest, kunt U “Voeg tellijsten samen” opnieuw kiezen, waardoor de tellijsten opnieuw worden getotaliseerd op de totaaltellijst.

• Kies uit de Menubalk Hoofdkantoor en dan Verschillenlijst.

• Nu kunt U kiezen tussen verkorte verschillenlijst en Uitgebreide verschillenlijst.
• Op de Verkorte verschillenlijst ziet U alleen het verschil.
• Op de Uitgebreide verschillenlijst ziet U wat werkelijk is geteld, wat er in het bestand staat en wat het verschil is.

• Kies het Tellijstnummer.

• Om de Verschillenlijst kort en overzichtelijk te houden kiest u Artikel zonder verschil overslaan.

Klik hier voor een verdere uitleg van de mogelijkheden.

Administratie Verwerken

• Kies uit de Menubalk Hoofdkantoor “Verwerk in administratie”,

• Het wachtwoord is BOEKDOOR.

• IVN_MAGAZIJN_XXXXTOTAAL.

• Kies Normaal boeking
• De keuze Tegenboeking zet ALLE tellingen op nul!

Klik hier voor een verdere uitleg van de mogelijkheden.