Handleiding Kassa Stappen om een bon te maken
| Kassa menu |
|---|
|
Home | Kassa Archief Wijzig Tabellen Transacties Communicatie Speciaal |
Inhoud
Stappen om een bon te maken
Knoppenbalk
De knoppenbalk is het venster met de reeks knoppen die bovenin het scherm verschijnt. Met deze knoppenbalk kunnen een aantal acties worden uitgevoerd, waaronder printen, opslaan, bon in de wachtkamer zetten en weer ophalen uit de wachtkamer.
Voor een volledige uitleg van de knoppenbalk zie Handleiding Kassa Knoppenbalk.
Het bovenste deel
In het bovenste deel van het scherm wordt ingegeven:
- Verkoper: wie is de verkoper.
- Soort: welke soort transactie wordt uitgevoerd, zoals verkoop op rekening of prijsopgave enz.
- Laatste bon: het kassabedrag van de vorige bon.
- Bonnummer: het volgnummer van de eerstvolgende bon.
- Afhankelijk van de aanwezige modules:
- de klant kan bepalen of het aantal spaarpunten wordt afgebeeld.??
Verkoper
De eerste handeling is te bepalen wie de bon gaat invoeren (de verkoper):
| Voorkeur |
|---|
| De verkoper kan op verschillende manieren worden opgevraagd, afhankelijk van de door de winkelbeheerder ingestelde voorkeuren, waardoor al of niet een toegangscode een naam of een nummer wordt ingegeven. |
Soort
Het tweede gegeven dat opgevraagd wordt is de soort transactie.
Via een Merlijn pop-up wordt de soort transactie opgevraagd. De keuzes zijn deels door de winkelbeheerder bepaald en voor een deel standaard aanwezig.
Standaard aanwezig zijn:
| Code | Naam | Omschrijving |
|---|---|---|
| A | Verkoop | Normale verkoop. Deze soort actie staat al standaard ingesteld. |
| L | Bon + garantiebewijs + serie.nr | Bon + garantiebewijs + serienummer, na het maken van de bon verschijnt een venster waar U de einddatum van de Garantie en het serienummer kunt noteren. De bon wordt automatisch in tweevoud geprint, één voor de klant en één voor de administratie. |
| O | Order voor Verkoper |
Bij deze actie kan een verkoop order worden doorgegeven aan de verkoper. Een bestelling formulier wordt geprint voor het ondertekenen van de opdracht. |
| P | Prijsopgave | Bij een prijsopgave wordt op de normale wijze een bon ingegeven, maar het betaaldeel wordt overgeslagen, de prijsopgave wordt geprint en niet bewaard. |
| Q | Afrekenen Verkooporder | Hiermee kan een order welke is aangemaakt in de verkoper worden afgerekend via de kassa. Deze order kan onder "haal bon uit de wacht" worden opgehaald. |
| S | Speciale regeling | Soms zijn speciale voorzieningen aan het pakket toegevoegd voor één bepaalde groep gebruikers. Deze zijn onder deze actie ondergebracht. |
| V | Verkoop op rekening | Op de bon wordt vermeld dat deze op rekening wordt geleverd en bij de kasstaat wordt hier rekening mee gehouden. Bij het doorboeken wordt op een speciale boekhoudrekening geboekt. |
| W | Verkoop op rekening met deelbetaling | Op de bon wordt vermeld dat deze op rekening wordt geleverd en een deel direct wordt betaald. |
| Z | Z-transactie | Dit zijn alle transacties met geld zonder dat er artikelen bij betrokken zijn, zoals kasstortingen en -opnames, speciale uitgaven, cadeaubonnen enz. Zie het hoofdstuk Z-transacties |
Relatie
- nadat de bon is ingevoerd en een printopdracht is gegeven verschijnt een keuzevenster.
- U kunt een bestaande relatie zoeken op Zoeknaam, Relatienr, Postcode of Flitszoeken.
- Kies uw zoekmethode, geef OK, indien de zoeknaam meerdere keren naar voren komt in uw adressenbestand verschijnt er een zoekvenster waarvan U het juiste adres kunt selecteren daarna Return geven.
Het geselecteerde adres wordt op uw scherm afgebeeld.
Voor nieuwe klanten kunt U 'Voer nieuw adres in' kiezen. U komt in het invoervenster waar alle gegevens van de nieuwe klant ingevoerd worden, met 'apple+S' of 'Bewaar' uit de knoppenbalk, gaat U terug naar het invoerscherm van de Kassa.
Indien de klantgegevens niet juist zijn, geeft U de zoeknaam in, klik op Onderhoud links onderaan in het zoekventer, kies Wijzig adres xxxx dan OK geven,
Kies 'Voer nieuw adres in' wanneer er een nieuw adres moet worden ingevoerd, of 'wijzig adres' indien het bestaande adres aangepast moet worden geef daarna OK . U komt nu in de klantkaart waar U de adresgegevens verder kunt aanpassen.
Wanneer U klaar bent met het invoeren van de bon, en wil afrekenen, kies dan 'Print' uit de knoppenbalk van Merlijn, er wordt een bon en een factuur met het adres geprint.
Adressen worden automatisch uitgewisseld met het hoofdkantoor bij het opstarten en afsluiten van de kassa.
Adresgegevens
| Klik hier voor meer informatie over de bovengenoemde velden |
|---|
Omdat niet alle artikelen voor punten in aanmerking zullen komen (denk aan aanbiedingen) en er misschien ook verschil tussen de verschillende artikelen kan ontstaan, wordt het aantal punten per artikel vastgelegd. Dat maakt het dan ook mogelijk om speciale acties met extra spaarpunten uit te voeren. Het kernpunt van het puntensysteem is de mogelijkheid om bij ieder filiaal punten te sparen, maar om het simpel te houden : deze kunnen alleen bij de filiaal die de klantkaart heeft uitgegeven worden ingewisseld. Hierdoor hoeven de adressen tussen de filialen niet te worden uitgewisseld.
Vlak voor het printen van een bon verschijnt een venster waarvan diverse zoekmethodes geselecteerd kunnen worden voor de spaarpunten.
- Punten via pas: wordt gebruikt indien u een scanner en elektronische spaarkaarten gaat gebruiken.
- Nieuwe klant: hier kunt u nieuwe klantgegevens invoeren, u maakt gebruik van de gereserveerde adressen die door het hoofdkantoor aangemaakt zijn. Er wordt een uniek relatienummer toegekend, u kunt verder invoeren de zoeknaam, naam van het bedrijf of de persoon, t.a.v. , het adres, telefoonnummer, e-mail indien de klant informatie per e-mail ontvangen wil.
- Opzoeken: hiermee kunt u bestaande klanten opzoeken op: zoeknaam, relatienummer, postcode, flitszoeken, of een nieuw adres toevoegen.
- Géén punten: indien de klant geen punten wenst te sparen of u wilt geen punten voor deze klant reserveren.
Wanneer iemand geen spaarpunten wil hoeft u geen adres te kiezen. Dan krijgt u voordat geprint wordt een venster te zien met hoe u de klant wilt opzoeken, door een keuze te maken 'geen punten' wordt de bon geprint en worden geen punten gespaard.
Een actie te selecteren vlak voor het printen van een bon, bewaren, wordt de bon gelijk geprint met het aantal gespaarde punten erop indien voor spaarpunten gekozen wordt,
Het totaal gespaarde + nieuwe punten wordt op de scherm afgebeeld.
Een andere methode om het adres in te voeren voor het printen van de Bon zie hierboven de beschrijving van Kassa Adressen
Soms moet u snel zien hoeveel spaarpunten een klant tot nu toe heeft, bij het kiezen van Opzoeken, de zoeknaam invoeren, een klant uit de zoeklijst kiezen een Enter geven, hierna wordt de naam en het totaal van de gespaarde punten afgebeeld.
Adressen worden automatisch met het hoofdkantoor uitgewisseld bij het opstarten en afsluiten van de kassa.
.
Het middelste deel
In het middelste deel van het scherm worden de verkochte artikelen ingegeven met het aantal, de prijs, een korting en de reden waarom een korting is verleend.
Artikel bepalen
Via een Merlijn pop-up kan een artikel opgezocht worden op :
- Artikelcode
- Omschrijving
- Ean-code
- Flitszoeken
- Stijl/Kleur (kledingbranche)
- Combizoeken
Artikelcode
Ieder artikel heeft een unieke artikelcode. Door een volledige artikelcode in te voeren verschijnt het artikel direct. Wordt niet de volledige artikelcode ingevoerd, dan verschijnt eerst de zoeklijst op artikelcode, waarna een keuze uit de lijst kan worden gemaakt.
Omschrijving
Door de eerste letters van de omschrijving in te geven en dan een Enter of Return, verschijnt eveneens een zoeklijst, maar nu is deze gesorteerd op omschrijving.
Eancode
De EAN-code is een unieke barcode, waarvan artikelen tegenwoordig vaak zijn voorzien. Deze kan met behulp van een barcodescanner worden gelezen.
Flitszoeken
Deze functie helpt om flitsend snel een artikel te vinden. Bij deze keuze verschijnt een informatievenster, waarin één of meerdere woorden van de artikelomschrijving ingegeven kunnen worden en het pakket zoekt alle artikelen op waarin de ingegeven combinatie van woorden voorkomt en toont deze in een zoeklijst,
In het venster is het ook mogelijk om te kiezen uit twee opties:
- Geef uitverkochte artikelen weer.
- Geef vervallen artikelen weer.
Stijl/Kleur
Alleen de versie voor de kledingbranche heeft de beschikking over deze extra mogelijkheid. De artikelcode en de omschrijving komen hiermee te vervallen. U kunt natuurlijk wel de gewenste maat kiezen via een Merlijn pop-up.
Extra mogelijkheden
- Met Apple toets+S of Tab komt de cursor bij betalingssoort.
- Met de functietoets F5 komt u bij contant (1ste ingang van betaalsoort).
- Met de functietoets F6 komt u bij Pinnen (2de ingang van betaalsoort).
Aantal
Standaard staat al 1 ingevuld. Handmatig kan een ander aantal worden ingegeven. Door een negatief aantal in te geven kan een creditregel worden gemaakt.
Wanneer van een barcodescanner gebruik wordt gemaakt kan via een voorkeur worden ingesteld dat de aantallen van dezelfde artikelen automatisch bij elkaar worden opgeteld.
Prijs
De prijs wordt automatisch vanuit het artikel overgenomen, maar kan nog worden aangepast.
Via een voorkeur kan worden aangegeven dat :
- de prijs in eerste instantie niet wordt opgevraagd
- de aanpassing van de prijs is geblokkeerd
Korting
De korting kan worden ingegeven in procenten met twee cijfers achter de komma.
Via een voorkeur kan worden aangegeven dat :
- de korting in eerste instantie niet wordt opgevraagd
- er geen korting kan worden verleend
Reden
Wanneer in prijs of korting van de normale artikelprijs wordt afgeweken moet een reden worden opgegeven. Er verschijnt dan een Merlijn pop-up waaruit een keuze moet worden gemaakt.
Voorraad
Serienummers
Het onderste deel
Betaalsoort
U kunt met diversen betaalsoorten afrekenen, bijvoorbeeld Contant, Pinnen, Creditcard, op Rekening en Deelbetaling.
Een combinatie van meerdere betaalsoorten is ook mogelijk.
Zie Dagcontrole
Indien de klant op rekening wil betalen moet U 'soort' wijzigen naar 'V= op Rekening'.
Annuleer
Wordt gebruikt om een bon te annuleren, de ingevoerde gegevens worden dan niet opgeslagen.
Extra tekst
Tekst wordt geprint op één bon.
Print bon
Wordt actief indien de betaling goed is. Als Betaald minder dan Totaal is, kunt u de bon niet printen.
Speciale handelingen
Bon Crediteren
Een bon kan gecrediteerd worden door bij artikel een negatief aantal in te voeren. Tevens kunt U de reden aangeven waarom er gecrediteerd is.
Het is mogelijk om een bon geheel terug te draaien zie Menu Transacties opdracht Draai bon terug.
Achtergrond
Met Achtergrond wordt het rustscherm ingesteld en kan voor een aantal documenten een eigen achtergrond worden ingesteld.
Alle 'achtergronden' dienen aan een aantal voorwaarden te voldoen :
- Om vervorming te voorkomen moet de afbeelding een A4 zijn, anders wordt de afbeelding vergroot/verkleind/uitgerekt tot hij op een A4 past.
- Op dit ogenblik worden de types, png, pdf, gif, jpg, pict en ondersteund.
- De afbeelding mag geen hogere resolutie hebben dan 72 dpi.
- Het is mogelijk een deel te 'bedrukken' door een deel van de A4 afbeelding blanco te laten.
- Dus voor een achtergrond met een afbeelding rechts onder, moet een A4 formaat met rechts onderaan een afbeelding worden afgebeeld
Bepaal achtergrond van
- KassaFactuur (achtergrond voor de A4 factuur)
- KassaPrijsopgave (achtergrond voor de A4 prijsopgave)
- Rustscherm Kassa
- Het 'rustscherm' is de schermachtergrond die verschijnt als er géén opdracht hoeft te worden uitgevoerd, met andere woorden : het scherm is in 'rust'.
- (De bovenstaande afbeelding kan per pakket verschillen).
Naast dit rustscherm kan bij een aantal pakketten ook bij andere documenten een achtergrond worden gekozen, waardoor een persoonlijke tint aan dit document kan worden gegeven.
Merlijn gebuikt de aangegeven achtergrond als basis om daar overheen de normale gegevens af te beelden.
Stel in
- Een nieuwe achtergrond kan worden ingesteld door Stel in te kiezen.
- Door een geschikt document te kiezen kan de juiste achtergrond worden ingesteld.
- Wanneer een achtergrond al is ingesteld verschijnt 'ingesteld' achter de keuze.
Verwijder
- Als een keuze wordt gemaakt voor een al ingestelde achtergrond verschijnt de knop Verwijder .
- Door deze aan te klikken wordt de achtergrond verwijderd en wordt de standaardinstelling weer gebruikt.