Externe Adressen handleiding

Artikelen over module Externe Adressen
Basis  Analyse  Documentatie  Handleiding  Punten  Rapport  Support  Techniek  Testen  Website

Overzicht handleidingen van modules
Adressenmanager  Boekhouder  Inkoper  Verkoper  Inkoper Kleding  Verkoper Kleding

Module Externe Aderessen

Voorbereiding

Adressen die vanuit andere pakketten in Merlijn moeten worden ingelezen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :

• Spreadsheetformaat (ook Tab-delimited of Excelformaat genoemd)
• het bestand moet op een Macintoshsysteem komen te staan

Vervolgens moet aangegeven worden welke rubrieken aanwezig zijn en in welke volgorde deze in de kolommen staan. Dit kan op twee maneieren :

• in het bestand zelf
• in een apart bestandje met deze specificaties

Bij het aparte bestandje kan het beste gebruik worden gemaakt van een spreadsheet om de onderstaande codewoorden in te voeren. Save dit wel als TEXT-only !

Codewoorden

De importprocedure kent de volgende codewoorden : Standaard aanwezig zijn :

Code	Merlijnnaam	Omschrijving
KLANTNR	Relatienummer	Relatienummers dienen uniek te zijn. Als deze niet uniek zijn worden deze automatisch tot een relatiekring van bij elkaar behorende adressen bijeen gevoegd (zie de opzet van de relatiekringen). Wanneer dit relatienummer ontbreekt in het in te lezen bestand wordt door Merlijn automatisch het eerstvolgende niet-gebruikte relatienummer aan het adres toegekend. Hetzelfde geldt voor relatienummers die hoger zijn dan 99.999
POSTCODE	Postcode	Wanneer de landcode '1' is dient deze te voldoen aan de Nederlandse voorschriften anders wordt de postcode niet ingelezen. De postcodes mogen met of zonder spaties tussen de cijfers en letters worden aangeleverd. Wanneer de postcode niet wordt aangeleverd krijgt deze de vervangende waarde '0000AA'.

KLANTNR

Merlijnveld	Relatienummer
Doel	Het relatienummer van de relatie
Verplicht	Nee
Waarde	Relatienummers dienen uniek te zijn. Als deze niet uniek zijn worden deze automatisch tot een relatiekring van bij elkaar behorende adressen bijeen gevoegd (zie de opzet van de relatiekringen).
Vervangingswaarde	Wanneer dit relatienummer ontbreekt in het in te lezen bestand wordt door Merlijn automatisch het eerstvolgende niet-gebruikte relatienummer aan het adres toegekend. Hetzelfde geldt voor relatienummers die hoger zijn dan 99.999

POSTCODE

Merlijnveld	Postcode
Doel	De postcode van de klant of relatie
Verplicht	Nee
Waarde	Wanneer de landcode '1' is dient deze te voldoen aan de Nederlandse voorschriften anders wordt de postcode niet ingelezen. De postcodes mogen met of zonder spaties tussen de cijfers en letters worden aangeleverd.
Vervangingswaarde	0000AA

ZOEKNAAM

Merlijnveld	Zoeknaam
Doel	De zoeknaam is een achtletterige zoekcode, waarop relaties gemakkelijk kunnen worden teruggevonden en alfabetisch worden gesorteerd.
Verplicht	Nee
Waarde	de zoeknaam mag alle letters en cijfers bevatten. Wanneer deze in kleine letters wordt aangeleverd worden er automatisch hoofdletters van gemaakt.
Vervangingswaarde	Wanneer deze ontbreekt in het in te lezen bestand wordt deze door Merlijn automatisch afgeleid van de naam.

NAAM

Merlijnveld	Naam
Doel	De naam van de relatie. Bij een bedrijf wordt hier de bedrijfsnaam vermeld. Bij een particulier wordt hier de naam vermeld.
Verplicht	Ja
Waarde	Dit veld heeft een maximumbreedte van 30 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
Vervangingswaarde	geen

STRAAT

Merlijnveld	Adres
Doel	Het adres van de relatie, inclusief het huisnummer en een huisnummertoevoeging. Indien deze als afzonderlijke velden worden aangeleverd zijn er ook sleutelwoorden beschikbaar om deze automatisch samen te voegen.atie.
Verplicht	nee
Waarde	Dit veld heeft een maximumbreedte van 30 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
Vervangingswaarde	geen

PLAATS

Merlijnveld	Naam
Doel	Woonplaats van de relatie
Verplicht	nee
Waarde	Dit veld heeft een maximumbreedte van 25 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
Vervangingswaarde	geen

KONTAKT

Merlijnveld	Ter attentie van
Doel	De contactpersoon of afdeling van een bedrijf. Indien het een particulier betreft, wordt dit veld leeg gelaten.
Verplicht	nee
Waarde	Dit veld heeft een maximumbreedte van 25 posities. Indien langere namen worden ingelezen worden deze automatisch afgekapt.
Vervangingswaarde	geen

TELEFOON

Merlijnveld	Telefoon
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

LANDCODE

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

TITULATUUR

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

FAXTELEX

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

BANK

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

GIRO

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

ASKENMERK

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

INVOERDAT

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

KENMERK

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

EXTRAINFO

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

BEDRSOORT

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

SOORTCODE

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

ADRESSOORT

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

ASTelefoon2

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

AsTelex

Merlijnveld
Doel
Verplicht	nee
Waarde
Vervangingswaarde	geen

Overige codewoorden

Er zijn nog meer codewoorden,maar deze mogen alleen in overleg met Merlijn worden gebruikt.

1. VERTEGENW = 23;
2. VOORNAAM = 24;
3. TUSSENNAAM = 25;
4. ACHTERNAAM = 26;
5. EMAIL = 27;
6. DEBCODE = 31;
7. POSTC_NUM = 32;
8. POSTC_LET = 33;
9. HUISNUM = 34;
10. HUISEXT = 35;
11. TELE_NET = 36;
12. TELE_ABO = 37;
13. VOORLET = 38;
14. ACTIVITY = 39;
15. KVKBEDRS = 40;
16. MEDIUM = 41;
17. BTWNUMMER = 42;
18. MEDIANET = 43;