Voorraadbeheer handleiding: verschil tussen versies

Versie van 25 feb 2008 om 13:38

Inleiding

Voor het bijwerken van de voorraad wordt normaal gebruik gemaakt van de Inkoper en Verkoper voor de inkomende en uitgaande voorraad.

De Voorraadteller wordt gebruikt voor het inventariseren.

Hiernaast blijken er om andere redenen nog voorraadmutaties voor te komen, die noch onder Inkoop of Verkoop vallen.

Een aantal voorbeelden hiervan :

• Afschrijven van goederen in verband met overschrijding maximale houdbaarheidsdatum
• Eigen gebruik
• Demo-materiaal
• Samenstellen van een bundel
• Verbruik op tentoonstellingen
• Verbruik kantine

Van deze soorten moeten wel voorraadmutaties (met bijbehorende boekingen) worden aangemaakt, maar deze zijn niet gebaseerd op orders.

Opzet

De module ‘Voorraadbeheer’ kan zowel aan de Inkoper als de Verkoper worden gekoppeld en heeft een dubbele functie :

• Invoer van voorraadmutaties buiten de orders om, met vastlegging van het type mutatie
• Herwaardering van een of meerdere artikelen automatisch aan de hand van de laatst bekende inkoopprijs of handmatig.

Van beide soorten worden de juiste boekhoudkundige mutaties aangemaakt zodat de financiële voorraad in De Boekhouder gelijk blijft aan de werkelijke voorraad, gewaardeerd tegen de vaste verrekenprijs in de Inkoper en Verkoper.

De module voorraadbeheer maakt gebruik van de ingangen 501-599 van de Algemene Rekeningtabel.

Voor het doorboeken wordt als debitrekening 501-599 uit de Algemene Rekeningtabel gebruikt en als creditrekening de voorraadrekening uit de groepstabel. Het doorboekingsbestand wordt van een datum voorzien en komt in de subfolder "Boekingen" in de administratiemap te staan.

Ingang 505 wordt gereserveerd voor Inventaris.
Na het verwerken van de tellijsten in de 'Voorraadteller' via opdracht 'Verwerk in administratie' dient u de financiële boeking voor de Boekhouder klaar te zetten.
Uit submenu 'Speciaal onderhoud', 'Voor voorraadmutatie in', kies Boek voorraadmutatie door.

Handleiding

Kies uit het menu Artikelen -> Speciaal Artikelonderhoud -> Voer voorraad mutaties in. De toegang is beveiligd met een toegangscode.

Het wachtwoord is VBH.

Voer voorraadmutaites in
Geef de artikelcode in. Doc.nr. staat voor (documentnummer). Hier kan een getal ingegeven worden. Het documentnummer wordt na invoer automatisch omgevormd tot bijvoorbeeld: VB-00001, VB-00002, etc.

De nullen worden er aan toegevoegd zodat later in de Boekhouder beter op boekstuknr gesorteerd kan worden.
Het type mutatie kan via het popupmenu gekozen worden. (hiervoor worden uit de Algemene Rekeningtabel de ingangen 501-599 gebruikt.

Overzicht voorraadmutaties
Er kan een overzicht van de voorraadmutaties uitgedraaid worden met een selectie op artikelen, documentnummer en boekingsdatum. Indien geen selectie wordt ingesteld worden alle mutaties afgebeeld.

Op het overzicht staat bij de kolom "B" (als achterste kolom). J voor = Reeds doorgeboekt, N voor = Nog niet doorgeboekt.

Boek voorraadmutaties door
Als u 'Boek voorraadmutaties' door heeft gekozen, worden de nog niet doorgeboekte mutaties aangemaakt en klaargezet in de subfolder Boekingen in de administratiemap om in de Boekhouder op dezelfde wijze in te lezen als alle externe mutaties onder de naam BH/VOORRAADMUTATIES/Aanmaakdatum.

Herwaardeer voorraad

Indien de module Voorraadbeheer aanwezig is in de Inkoper en Verkoper wordt 'Voorraad herwaarderen' geactiveerd in de Inkoper.

Herwaardering kan op 2 manieren gedaan worden:

• Automatische herwaardering van de 'vaste verrekenprijs'
• Handmatige herwaardering van de 'vaste verrekenprijs'

Automatische herwaardering VVP is beveiligd met een wachtoord AUTOVVP
U kunt alle artikelen herwaarderen of een selectie maken.

De herwaardering wordt automatisch berekend aan de hand van het verschil tussen de huidige en de nieuwe vaste verrekenprijs maal de plankvoorraad.

De financiële boekingen worden automatisch opgeslagen in subfolder Boekingen onder de naam BH/INKOPER/VVPRIJZEN/Aanmaakdatum.

Let op! U kunt eerst een proefuitdraai doen van de voorraadherwaardering, alle financiële boekingen worden op het scherm afgebeeld maar niet verwerkt.

Indien u heeft gekozen voor Definitieve herwaardering, nadat de gegevens op het scherm afgebeeld zijn, kiest u STOP uit de knoppenbalk van Merlijn. Er wordt nu voor de zekerheid gevraagd of de boekingen moeten doorgeboekt worden, hierna kunt u handmatig het documentnummer (boekstuk) ingeven. De boekdatum wordt automatisch de datum van vandaag.

Indien de plankvoorraad groter is dan nul kan de vaste verrenprijs niet handmatig gewijzigd worden via 'wijzig artikelen'. Deze kan dan alleen worden gewijzigd via Handmatige herwaardering VVP.

Handmatige herwaardering VVP is beveiligd met een wachtoord HANDVVP