Kok Watersport

Achtergrond

Toen Kok Watersport in februari 1987 het eerste pakket van Merlijn in gebruik nam was het een kleine watersportwinkel aan de Bergweg in Rotterdam.
Kok Watersport is een goed voorbeeld van hoe Merlijn met een klant mee kan groeien. Veel nieuwe ontwikkelingen zijn dan ook ontstaan in nauwe samenwerking met de mensen van Kok Watersport. Mede hierdoor is Kok Watersport nu een van de topbedrijven in deze sector, die zeer snel kan reageren op de ontwikkelingen in de markt.

Inkoop

De inkoopadministratie van Kok Watersport vormt het hart van het bedrijf. Aan de hand van verkoopprognoses en verkoopcijfers afkomstig van de verschillende verkoopkanalen en minimumvoorraden bepaalt de Inkoper bij welke leveranciers de artikelen moeten worden ingekocht. Daarbij wordt rekening gehouden met bruto en netto inkoopprijzen en staffelkortingen.

Het gehele inkoopproces is dusdanig geautomatiseerd dat 95 % van de bestellingen automatisch afgehandeld worden. In de overige 5 % is een menselijke ingreep in de vorm van een fiat gewenst. In de Inkoper worden de marges op de prijzen bepaald en bewaakt en worden de teksten, prijzen, aanbiedingen en afbeeldingen voor de website beheerd. Als ze zijn uitverkochte worden artikelen worden automatisch van de website verwijderd of er juist op geplaatst als nieuwe artikelen op voorraad komen. Doordat deze processen volledig door de Inkoper worden bestuurd is er geen apart pakket voor beheer van de website nodig.

De Inkoper bewaakt en controleert de bestellingen, binnenkomende artikelen, facturen en retourzendingen. Voor binnenkomende artikelen worden de juiste aantallen barcode-etiketten geprint.

In het kort: het pakket dekt de gehele inkomende goederenstroom en voert een groot aantal taken automatisch uit, waardoor fouten vermeden worden en mankracht wordt bespaard.

Verkoop

Kok maakt gebuikt van drie soorten verkoopkanalen die bijeen komen in de Verkoper:

• de drie Kassasystemen in de winkel, voorzien van barcodescanners, bonprinters en zeer snelle zoekmethodes
• de Website die voorraden alloceert, betalingen afhandelt en de betaalde orders automatisch verwerkt in de verkoopadministratie
• de orders op bestelling vanuit het kantoor

De Verkoper is gekoppeld aan de andere systemen, waaronder de website, die hierdoor precies weet wat er nog verkocht kan worden. De betaalde orders van de website worden in de verkoopadministratie verwerkt voor verdere afhandeling. De Verkoper zorgt voor overzicht van alle leveringen aan klanten, via welk verkoopkanaal deze ook zijn geleverd.

Alle klanten die via een van de verkoopkanalen worden ingevoerd zijn direct beschikbaar voor de andere kanalen.

Magazijn

Het Magazijn krijgt de leveringsopdrachten van de Verkoper door en maakt magazijnopdrachten met de kortste looproute. Na het rapen controleert het pakket via een scanstraat of de juiste artikelen geraapt zijn. Tegelijk maakt hij doosetiketten en pakbonnen aan. Hierna geeft het pakket automatisch door aan de verkoopadministratie dat de 'dozen' gereed zijn voor verzending zodat de facturen kunnen worden uitgedraaid.

Inventaris

De stroom inkomende artikelen en uitgaande artikelen worden volledig bewaakt door de pakketten Inkoper en Verkoper. Helaas kunnen ook artikelen op ander wijze verdwijnen. Dat kan op legale wijze , zoals gebruik voor demonstratie, kapot gaan, vallen, relatiegeschenken, maar ook door diefstal. Camera's en poortjes helpen wel, maar toch verdwijnen er nog regelmatig artikelen.

De legale wijze wordt gedekt doordat speciale voorraadmutaties worden ingebracht op deze posten. Diefstal kan alleen worden geconstateerd door een telling. Het pakket Inventaris helpt daarbij door een momentopname van de voorraad te maken en dan een vak te laten tellen. Dit kan ieder moment gebeuren zonder dat de winkel of verdere administratie worden stilgelegd.

Web Informatie Systeem

Het WIS is een managementinformatiesysteem dat gevoed wordt vanuit de andere Merlijnpakketten. Voor het WIS zijn inmiddels een aantal modules beschikbaar, waarvan Kok de volgende in gebruik heeft:

• WIS Klantenteller: de toegangspoortjes zijn voorzien van een automatische teller, die vastlegt hoeveel mensen wanneer zijn binnen gekomen. Doordat de Kassa's registreren op welk tijdstip er verkocht is kan de 'Klantenteller' precies weergeven op welke dagen er per persoon het beste verkocht wordt.
• WIS Filiaalbeheer: deze module zorgt voor uitgebreide cijfers en statistieken van alle verkochte artikelen van de diverse kanalen, waarbij artikelen, artikelgroepen of kanalen gecombineerd kunnen worden.

Het WIS is webgeoriënteerd, waardoor het overal te gebruiken en te benaderen is via iMacs, PC's, iPod of andere tablets.

Pakketten in gebruik

• Kassasystemen
• Inkoper
• Verkoper
• Magazijn
• Inventaris
• Boekhouding
• Adressenmanager
• Geïntegreerde website
• WIS (Web Informatie Systeem)